書類送付の案内・メール送付方法・書類送付状の書き方と例文

・送信日付：平成◯◯年◯◯月◯◯日

・宛先：◯◯株式会社◯◯部◯◯様

・差出人：
「住所：東京都◯◯区◯◯1−2−3
電話番号：.000-0000-0000
FAX番号：000-0000-0000
◯◯株式会社
◯◯支店 ◯◯部　山田」

・タイトル：ＦＡＸ送付のご案内

・本文：
「平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
下記の書類をお送りします。ご査収の程よろしくお願い申し上げます。」

・添付書類：領収書 （　　月分）　　3枚

・送信日：◯◯年◯◯月◯◯日

・送信枚数（この用紙を含む）：　　4枚

・備考欄：※必要事項を記載

例文の本文について

FAXで送り状を送付する場合の挨拶文は略式で構いません。上記の例文のように簡単な挨拶文を入れます。

丁寧な文章にしたい場合は、下記の例文を参考にしてください。ビジネス文章では、頭語に「拝啓」「謹啓」、結語に「敬具」を使い、時候の挨拶は必要ありません。

・拝啓　貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。〜
・拝啓　時下ますますご清栄の段、心よりお慶び申し上げます。〜
・謹啓　貴社におかれましては益々ご清祥のことと心よりお慶び申し上げます。〜

例文の差出人情報について

FAX送り状には必ず下記の差出人情報を載せます。
1）会社名
2）住所、電話番号、FAX番号
3）担当部署名
4）担当者名（必要に応じて担当者印を押します）

FAX送り状を送ると、万一通知した内容や枚数と実際に届いた内容と枚数とが異なる場合、相手先から問合せが来るため、確実に情報を伝達するための手助けとなります。また、本来の目的とは異なりますが、FAX操作ミスなどの理由で、誤って別の相手先に文書が届いたときには、FAX送り状を見た人から誤送信を教えてもらえることもあります。

相手先からの返信もFAXで送信してもらうような場合には、自分が送るFAX送り状に「番号はお間違いのないようにお願いします」と書き添えたり、FAX番号の数字部分を見えやすい大きな文字にしたりします。

例文の送信日、送信枚数について

FAXの場合は、通信の途中で先方の紙切れや紙詰まりなどのトラブルで全部の書類の送信が完了しない場合があります。先方に受け取り枚数をチェックしてもらうためにも送信枚数は必ず記載しましょう。

・送信枚数　　枚（送付案内状を含む）
・送信枚数　　枚（この送付状を除く）
などと記載します。

例文の備考欄について

FAX送信する文書の内容（説明）を備考欄に書きます。営業担当者が送る場合には、手書きで「よろしくお願いします」とコメントを書き添えても良いでしょう。

正しい書類送付の方法をマスターしましょう

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いかがでしたでしょうか。ここではビジネスで恥ずかしくない書類送付の案内についてお話しました。書類送付と言っても、郵送やメール、FAXなどの送付方法によってマナーが違ったり、送付する書類の種類によっても適切な方法が変わったりするので、正しい書類送付の方法をマスターしましょう。書類送付状は、相手に対するご挨拶の文書ですから、失礼のないようにしましょう。