【状況別】返信はがきの書き方・欠席する時の書き方｜法事/会社
更新日：2024年10月30日
もっとも書き方について良く話題になるのが結婚式の招待状の返信はがきです。こちらは届く相手が友達だと油断してしまいがちですが、返信はがきの送付先によっては新郎新婦のご両親の目に触れることもありますので間違いのないように記入しましょう。
結婚式の招待状に関しては二重線を漢字の「寿」と言う字で代用することができます。より華やかでおめでたい感じを演出でる書き方です。また空いた欄にはメッセージを記入しても良いでしょう。この時、おめでたいことを途切れさせないという縁担ぎで句読点は使用しませんので気を付けます。
また欠席の時、身内の不幸や病気、事故などのネガティブな理由の場合は「都合により」などとぼかした書き方をするのマナーです。また返信はがきだけでなく電話などで一報を入れ、当日は電報などを送るとより喜んでもらえるでしょう。
同窓会
同窓会の招待の返信には特に気を付ける部分はありません。前述した基本マナーにのっとって間違いのないよう記載しましょう。
学校などの同窓会では学校によってはかなりの大人数に招待状を送っていることがあります。同窓会の年会費などから念出されていることが多いので、もしも今後出席するつもりがないのであればその旨を一言添えてあげましょう。
式典
式典の案内についてはビジネス文書としてのニュアンスが強くあります。そのため、返信はがきもビジネスマナーにのっとった書き方をしましょう。
ことに欠席をする場合には、その旨と理由もメッセージとして添えるようにしましょう。また式典当日に電報や花などを届けるようにすると、相手の印象にも残りビジネスパートナーとして良い印象を残すことができます。
ビジネスでの返信はがきの書き方
基本的な書き方として前述のマナーにのっとっていただければ問題ないかと思いますが、ビジネスでの返信はがきで特に注意すべき点があります。
・一言を添えること
出欠の確認以外に一言やメッセージを添えることは、基本的には好みでかまいません。しかし会社同士の付き合いで今後も続いていくことがわかっている場合には最大限丁寧な対応を心がけましょう。断りの文句だけでなく、次の機会や今後の付き合いについても言及するのが良いでしょう。
・会社宛ての時は「御中」
表書きの「行」「宛」は修正して尊敬表現に変更します。個人宛なら「様」、会社や団体宛なら「御中」となりますので間違いのないよう注意しましょう。「〇〇株式会社 〇〇〇男 宛」となっている場合は、最後の名前部分に「様」を付け、会社名のあとに「御中」は付けません。
欠席する際の返信はがきの書き方
出席をする場合はさておき、欠席の場合の返信はがきの書き方はそれ以上に相手との関係性を壊さぬように心遣いが必要です。それぞれに欠席の際の注意点をご案内してまいりましたが、まとめると以下のような点に気を付けましょう。
・「御」を二重線で打ち消し、「欠席」に〇をつけ「させていただきます」を続ける
・出席できないことを詫び、残念な気持ちを伝える
・問題のない理由の場合は欠席理由も添えるとよい（ネガティブな理由の場合注意）
・今後の付き合いについて一言を添える
・結婚式など一定の人数の式の場合は、はがきの前に電話などで欠席の旨を告げる
・当日に電報や花束などの贈り物をする
このあたりのマナーを気を付けるようにすることで、相手があなたの欠席へのマイナスの印象を抱くことを打ち消すことができます。
返信はがきでも好い印象を与えられます
簡単に見えて意外と奥の深い返信はがきの書き方のマナーをご紹介して参りました。返信はがきは記入側があまり考えずに書けるように作られているため、あまりそのマナーについて考えたことのなかった方もいらっしゃるでしょうが、同じものを何枚も確認するため、実は書き方によってマナー不足が顕著に表れてしまう危険のあるものです。
書き方によっては、たとえ返信はがき一枚であっても相手に好ましい印象を与えることのできるツールです。マナーのなっていない人・会社だなと思われないためにもこの機会に、返信用はがきの書き方を改めて確認して、だれにも好印象を与えられる書き方をマスターしてください。
初回公開日：2017年12月21日
記載されている内容は2017年12月21日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
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