【シーン別】お問い合わせへの自動返信メールの例文｜休暇/出張

更新日：2024年01月11日

自動返信メールとは、休暇等で不在の場合にメールが届いた際に、不在を伝える内容を相手へ自動的に返信したり、お問い合わせや注文があったに、確かに受け付けをした旨を自動返信するメールです。こちらの記事ではさまざまなケースごとの自動返信メールの例文をご紹介します。

注文の自動返信メールのポイント

注文の自動返信メールは金銭や契約にかかわる内容ですので、自動返信メールの中でも特にポイントを押さえておくべきメールといえます。
お問い合わせへの自動返信メールの例文でご紹介したように、いつ、どんな注文をしていただいたかや、何かあった場合の連絡先の明記は必須です。

以下にご紹介する例文は、クレジットカード決済の場合の例文ですが、支払い方法によっては、請求書が届くのか、指定された口座へ振り込むかなどの情報の記載も必要です。

＜件名＞【○○（会社名など）】ご注文ありがとうございました
＜本文＞
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このメールはお客様の注文に関する大切なメールです。
必ず内容をご確認ください。
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△△ △△（お客様の氏名）様

先日は弊社より○○（製品名など）をご注文いただき誠にありがとうございます。

早速ではございますが、ご注文いただきました内容につきまして、ご案内させていただきたいます。
お手数ではございますが、ご注文の内容につきまして、間違いがないかご確認ください。

今回のご注文内容は下記の通りです。

━━━━━━□■□　ご注文内容　□■□━━━━━━

受注番号：XXXXXX
ご注文日時：20●●年XX月XX日 △時△△分
ご注文者様：△△ △△様
支払方法：クレジットカード決済
商品名： ○○（製品名など）

商品代金： ○○○円
送料： ○○○円
合計：○○○円

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ご注文内容に間違い等ございましたら、下記お問い合わせ先まで至急ご連絡をお願いいたします。

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株式会社○○
△△部（部署名など）
電話番号：00-0000-0000（受付時間：平日9時〜18時）
メールアドレス：otoiawase@xx.co.jp
ホームページ：○○@xx.co.jp
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自動返信メールは重要

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さまざまなケースにおける自動返信メールの例文をご紹介しましたが、重要なのは、相手へすぐにメールを返信できない旨を伝えることです。
自動返信メールを送信しておくことで、お客様から催促の連絡が来たり、いつもと比べ返信が遅いことに相手が心配や不安になるのを防ぐことができます。
ぜひ、今回ご紹介した自動返信メールの例文を参考にしていただきながら、オリジナルの自動返信メールを作成しておきましょう。