「壮行会」の意味｜激励会・送別会との違いや内容・ポイントも紹介

花束や記念の品を贈る

壮行会で贈り物をすることがあります。

花束は定番ですが、どういった花束が相手に喜ばれるか迷うものです。花束を贈る際には、花屋さんに壮行会であることを伝え、アレンジメントにしてもらうといいでしょう。贈る相手の好きな花が分かる場合は、花屋さんに伝えてみてください。

花束以外に記念になるような品を贈る場合には、仕事で役立つものを贈ると選びやすいですし喜びます。全体の予算に応じて、相手の喜ぶものをプレゼントしてあげましょう。

送る側からの応援メッセージ

花束や記念品以外では、応援するメッセージを集めて相手に贈ることもいいでしょう。応援メッセージは一枚のものに書いてまとめて送ると、相手も保管に負担がかかりません。仲間からの激励のメッセージは、新天地に向かう人にとって、とても励されるものです。

壮行会の贈り物は相手を励すために用意するものなので、無理な予算を組むよりも、贈る相手が喜ぶプレゼントを考えて贈りましょう。

壮行会の案内メールを送る時

壮行会を知らせる為に案内メールを送ることがあります。

まず１番大事なことは、日時・場所・費用の3つを明記することです。その上で、幹事が誰なのか、連絡先はどうするの、出欠確認する予定はいつまでなのかも文面にしっかりと記載します。

連絡事項以外にも、壮行会の主役に対する思い出や共感出来るエピソードも一緒に添えると、参加を促された相手の印象も良いでしょう。

壮行会の幹事を任された時のポイント

赤ワインで乾杯する人の写真素材 - ぱくたそ

社内で新人の場合、壮行会を突然任さることも多々あります。壮行会は送り出す相手に感謝や激励の気持ちを伝えるためのイベントです。

実際に開催する場合には、どのようにするといいのでしょうか。また、どういった注意点があるのかを紹介します。

予算を大まかに決める

はじめに予算は大まかに設定します。会社によっては一部経費としてもらえる場合もあるので、上司に聞いてみましょう。

注意したいポイントは、プレゼント代も費用にいれて予算を立てるということです。役職によって配分を変えることもありますので、壮行会を開催した経験のある同僚や上司に相談して意見をもらいましょう。

予算は大まかに決めますが、出欠後に変動すると参加者も困りますので、かかる費用はしっかりと算出するように努めます。

お店をリサーチする

壮行会を食事会にする場合、お店を予約する場合があります。予約する上でお店をリサーチするとき、気をつけるポイントは、お店の場所と食事のジャンルです。

一概にお店の見た目だけ、情報誌だけでは分かりにくいので、周りの人に意見をもらったり、ネット上で口コミを調べてみるのもいいでしょう。

お店の立地を考える

お店の場所は、会社から近場か参加メンバーが来やすい駅の近くなどを考慮してあげると参加者の負担になりません。休日開催の場合には、帰る時間が遅くなりすぎないように予約時間にも気を付けましょう。

事前にリサーチし食事のジャンルを考える

食事のジャンルについては、和食・洋食・中華などのどれがメインの内容かを把握し、参加者に伝えられるように把握します。参加する年齢によって、あまり負担にならないような食事のジャンルを考えてあげましょう。

お店を予約する

壮行会の為にお店を予約する際、ネット予約も良いですが出来れば落ち着いた時間に電話予約や来店して聞いてみると良いでしょう。

壮行会は大人数の予約ですが、当日まで人数が変動する場合も考えられます。お店側が対応してくれる範囲をしっかりと店員さんに確認しておくと、後になってトラブルになりにくくなります。

お店には当日に他のお客様もいることが予測されます。大人数の予約で迷惑にならないか配慮するようにしましょう。

壮行会を開催するお店側と、しっかり相談しておくことはとても大切です。迷惑にならないように、こちらも柔軟に対応するように心掛けましょう。