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2018年01月29日

出納帳の書き方・例|科目/マイナス/繰越/給料/仮払い/売上

出納帳の書き方は手書きでの書き方、パソコン作成したフォーマットで入力する方法の二つの方法を導入するところが多いです。どちらの方法が良いかは現金管理しやすい方で良ければ、どちらでも良いです。出納帳の書き方について、項目やシーンなどによって紹介します。

出納帳の書き方

出納帳の書き方・例|科目/マイナス/繰越/給料/仮払い/売上

科目・項目

科目は勘定科目を記入します。出納帳に記入する科目の多くは経費勘定です。少額の備品消耗品の購入、駐車料や移動交通費の精算など、経費勘定を記入することが多いです。会社で定められている勘定科目に則って記入することが一般的です。

次ページ

出納帳の書き方で、現金の入出金を記帳する場合、次ページに出納帳を記帳する場合に、当該ページの一番最下部の項目や内容欄に「次ページへ」または「次頁へ」を記載します。

月の途中で、出納帳のページを跨ぐ場合でも、出納帳のページが最下部に差し掛かった場合は、項目や内容欄に「次ページへ」または「次頁へ」を記載します。

次ページまたは次頁だけを記載するだけでなく、残高に金額を記帳することで、当該ページの時点の残高を記帳することが、出納帳の書き方としては分かりやすいです。いわゆる繰越残高の意味合いで、残高金額を記帳することが出納帳の書き方として望ましいです。

マイナス

出納帳の書き方として、マイナスの金額があることはおかしいです。お金の入出金を出納帳を導入して管理していきますが、現金残高がマイナスになることは、会計上あり得ませんので、適切な会計処理をする必要があります。

例えば、ポケットマネーで補充したり、現金残高が少なく、経費精算できない場合は、後日に経費精算をすることで、現金残高がマイナスにならないように管理することが重要です。

入出金の流れとおりに出納帳を記帳していくことで、記帳ミスの発生を軽減させることもできます。出納帳の記帳を進めながら、出納帳の残高がマイナスになった場合は、入金処理の記帳が漏れている可能性が高いため、現金残高と出納帳の残高を確認しながら記帳することがポイントです。

繰越

繰越の書き方は、出納帳のページ更新や月更新の場合に記載します。ページ更新の場合は、「次頁繰越」と記載し、月更新の場合は、「前月繰越」「次月繰越」と記入します。

次頁繰越、前月繰越、次月繰越は、繰越時点の残高も記載することも忘れないようにして下さい。繰越した時点で残高がいくらあるのかを管理しなければなりません。

一般的な書き方として、摘要欄に「次頁繰越」「前月繰越」「次月繰越」と記載し、金額欄に、繰越時点の残高を記載しますので、ページが変わったり、月が変わるタイミングで、繰越記入します。

給料

給料を出納帳管理することは少ないですが、出納帳で記帳する場合は出金額を記帳します。出金額=支給額となりますが、少額のアルバイト・パート代もしくは、日当を出金する場合がありますので、支給額を出納帳に記帳して下さい。

仮払い

仮払いは、出張旅費などの交通費が多額になるケースの場合に、仮払金として記帳することがあります。出納帳の書き方として、「仮払」「仮払金」と記帳し、仮払いを精算する際に、「仮払精算」と記帳し、仮払いした内容も記帳することで、仮払いの内容も明確となります。

精算時に仮払いした金額よりも経費が多かったり、少なかったりすることがあります。精算した時には「仮払精算」と記帳する書き方が一般的ですが、後からチェックするときに、仮払精算とだけ記帳しただけでは、分からないこともありますので、仮払いしてから精算までの内容も記帳する書き方が分かりやすいです。

赤字

出納帳の書き方として、赤字で記入するルールを設けている場合もありますが、現金がマイナスになることはあり得ませんので、業績が赤字という概念えの赤字という出納帳の書き方はありません。

売上

売上の場合の出納帳の書き方は、一般的には売上を現金回収した場合に、小口現金へ入金する流れとなり、入金項目に「売上」と記帳します。

少額の請求の場合に現金で支払うところもあれば、飲食店のように仕入を現金で支払う場合に、入金項目に「売上」や「売上金」と記帳する書き方をします。

立替金

立替金は、社員のポケットマネーで経費を一時払いした立替金を経費精算するケースです。会社によっては、経費精算書や旅費精算書といったフォーマットを提出して、経費精算する流れとなります。

出納帳の書き方として、ポケットマネーで支払った内容を出納帳に記帳していきます。ポケットマネーで支払った金額を、本人に精算することで、立替金を精算が完了します。

出納帳の書き方例

出納帳の書き方例として、上記の出納帳を紹介します。現金出納帳を例として場合、左から日付、勘定科目、入出金内容、入金、出金、残高の項目となります。

出納帳の書き方として、「いつ・どこで・何を・どうしたか?」という内容をチェックするためには領収書が必要です。領収書には出納帳で記帳する、日付・内容・入出金金額の情報を網羅していますので、出納帳の各項目に領収書の内容を記帳する書き方が一般的です。

エクセルでの出納帳の書き方

出納帳の書き方・例|科目/マイナス/繰越/給料/仮払い/売上

エクセルでの出納帳の書き方は、エクセルで出納帳のフォーマットを作成することが前提となります。エクセルでの出納帳のフォーマットは入金と出金、残高を管理できれば良いため、簡単に作成することが可能です。

エクセルでの出納帳の書き方というより、データ管理の方法として、1月、2月といった月ごとにシートを分けて管理していく場合、一つのデータで管理することができます。また、月ごとにデータを分けて管理することもできますので、やりやすい方法を選ぶと良いです。

出納帳の手書きの書き方が苦手であったり、パソコンで管理するようが良いという方には、エクセルでの出納帳で記帳していくこともおすすめです。

テンプレート

出納帳の書き方・例|科目/マイナス/繰越/給料/仮払い/売上

インターネット検索で、「出納帳 エクセル テンプレート」と検索をかけると、無料で使用できるエクセルで作成された出納帳のテンプレートがヒットします。

出納帳をパソコンで一から作成することが難しい場合は、インターネットからテンプレートをダウンロードして使用することも可能です。

テンプレートをそのまま利用するのも良いですし、管理しやすいように編集することもできますので、テンプレートを利用するメリットは、管理しやすいように編集できることです。

小口現金出納帳の書き方

手書きにするか?ソフトを導入するか?

小口現金出納帳の書き方は、小口現金として管理するためのノートを用意しておくか、出納帳専用のソフトを導入することもできます。手書きかパソコンかどちらかの管理をされる方が多いです。

小口現金の入出金状況によっては、ノートで出納帳を記帳しているところもあります。基本的な出納帳の書き方は、入金、出金、残高を記載することが重要です。金額が動く中で、どういった内容の入出金があるか、入出金内容を記載することも重要です。

ソフトを導入する場合

ノートで出納帳を記帳していくことが億劫という人もいますので、パソコンで管理する方が良いという人は、ソフトを導入して管理していくことをおすすめします。

出納帳専門のソフトとして、「かるがるできる出納6.5現金・預金出納帳+小口現金」を紹介します。「かるがるできる出納6.5現金・預金出納帳+小口現金」は、パソコンで出納帳を作成していき、簡単な操作で出納帳を記帳することができます。

管理が苦手な人や経理が分からない人でもできる初心者向けの出納帳専門のソフトですので、ソフト導入を検討されている方に、おすすめしたいです。

個人事業主の場合の出納帳の書き方

個人事業主の場合の出納帳の書き方は、市販されている金銭出納帳を使用することをおすすめします。金銭出納帳は入金と出金、残高を記載することはもちろん、入金内容と出金内容を記載する項目もあり、シンプルかつ分かりやすい書き方ですので、個人事業主で管理が苦手な方でもおすすめの出納帳です。

出納帳は管理が重要

出納帳の書き方・例|科目/マイナス/繰越/給料/仮払い/売上

出納帳は手書きでの書き方や、パソコンで作成していく方法に共通することは管理が重要であることです。

現金出納帳や小口現金出納帳は単に出納帳を記帳するだけではなく、現金残高と出納帳の残高が合っているかどうかを管理するためのツールですので、実際にある現金残高を管理するために出納帳が存在します。

そのため、出納帳の残高と現金残高が合致しているかどうかのチェック機能として出納帳を導入します。出納帳の書き方も現金の管理も難しくする必要はなく、シンプルに記帳できる書き方や、単純な管理方法を導入することが出納帳管理のポイントです。

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