「対応できない」の敬語表現・使い方と例文・別の敬語表現

・大変申し訳ございませんが、当日の時間変更は対応致しかねます。ご理解とご協力のほどお願い申し上げます。

・大変ご迷惑をおかけしておりまして申し訳ございませんが、今月中の修理は対応は致しかねます。現在大変混み合っておりますので、修理対応にお時間をいただいております。ご理解のほどお願いいたします。

ビジネスでの使い方

サービス業以外のビジネスの場合も「対応できない」ことを伝えなくてはいけない場合があります。相手は、取引先や顧客などの場合が多いため、できる限り丁寧な対応を心がけましょう。

例文

・先日ご連絡いただきました納期の件ですが、大変申し訳ございませんが、20日までの納品の対応は致しかねます。メーカーより弊社への商品到着予定が23日となっておりますので、最短で24日の納品になります。ご理解をいただきますようお願い申し上げます。

・この件に関しましては、大変申し訳ございませんがメールでの対応は致しかねます。お忙しいところ大変恐縮でございますが、担当者より改めて電話にて対応させていただきます。

お詫びでの使い方

商品を販売している会社などでお客様都合での返品を希望する場合、商品の性質上対応できない場合があります。このような場合、注文の段階でお断りの文面を入れてあった場合でも、お客様の要望に応えることができない（対応できない）と言う意味でお詫びの文章にしなくてはいけない場合があります。

たとえ「対応できない」内容であったとしても、お客様に不快な思いをさせてしまっていることは事実です。こちらに落ち度がない場合も、その点に関してまずお詫びをすることがクレーム対応の鉄則です。

例文

弊社製品に関しまして、お客様には大変ご迷惑をおかけしておりますこと、謹んでお詫び申し上げます。

お問い合わせいただきました商品の返品の件でございますが、商品の性質上お客様のご都合による返品対応は致しかねます。ご希望に沿うことができず大変申し訳ございませんが、ご容赦いただきますようお願いいたします。

「クレーム対応」の対処方法

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「対応ができない」ということに対して、納得できずにクレームを言うお客様もいます。この場合、どんなに誠意を尽くして、敬語で丁寧な対応をしても納得していただけないことがあります。このような場合、お客様の要求をすべて対応しようとしてしまいますと、他のお客様に対して不公平な対応になってしまいます。

「対応できない」という内容を伝えた結果、クレームになってしまった場合のクレーム対応についてご紹介します。

まずはお詫びをする

クレーム対応の鉄則は、お客様に対してこちら側の事情を説明するのではなく、まずは「お詫びをすること」です。こちら側に何の落ち度がなく、お客様の理不尽な理屈からクレームが発生している場合でも、最初にしなければいけないことは「お詫び」です。

これは、「対応できない」ことへのお詫びではなく、お客様を不快にさせてしまったことへのお詫びですので、誠心誠意お詫びをするようにしましょう。

お客様の言い分を聞く

次にどんな理不尽な理由であったとしても、まずはお客様の言い分をお聞きしましょう。クレームを言っているお客様は、精神状態が怒りの状態になっています。その状態でこちらの事情を説明してしまいますと、さらに興奮されてしまいます。

まずはお客様の落ち着くまで、お客様の言い分をお聞きしましょう。

最後にこちらの事情をきっぱりと説明する

お客様が言いたいことをすべて話し終わって、精神的に落ち着いたら、「対応ができない」ということを伝えるようにします。どんなに腹の立つ理由であったとしても敬語での対応は必須です。

こういうときは、クレームを対応している方も動揺しています。こういうときこそ、しっかりとした敬語での対応が必要になります。それでも対応しきれない場合は、上司などに相談するようにしましょう。

「対応できない」の別の敬語表現例