「ご報告いたします」の使い方と例文｜言い換えや英語表現についても解説

相手に報告をして要望を貰った返事としては、「了解しました」ではなく、「承知しました」もしくは「確認いたしました」を使用しましょう。

「了解しました」は尊敬語ではなく、対等な立場で使用する言葉であるため、目上の人に使うのは不適切です。言葉が持っている敬意に違いがあることを理解しておきましょう。

そのため、ビジネスシーンでは失礼がないように「承知しました」「確認いたしました」で統一しておくことをおすすめします。

目上の方に使用するときは「ご報告まで」という言葉に言い換えない

念のために報告をする時やメールの最後に、「ご報告まで」と記載することもありますが、取引先や上司に使うのは不適切になります。

「ご報告いたします」の「いたします」を切り取り「ご報告まで」と簡略させた表現であるため、謙譲語や尊敬語を使用しなければいけない相手に使用するのは失礼になるのです。

些細な報告をする場合も「ご報告いたします」と丁寧に伝えて、信頼関係を築いていきましょう。

頭に「取り急ぎ」をつけるのは手紙やメールのみにする

急を要する報告で詳細な内容を伝えることが出来ない時に「取り急ぎ」を付け加えて報告することがありますが、電話や対面で伝える時に使用するのは不適切になります。

「取り急ぎ」の意味として「（主に手紙で）諸々の儀礼、説明を簡略し用件だけを伝える意」というものがあります。

そのため、「取り急ぎ」を付け加えるのは、「手紙」もしくは「メール」で報告をする時のみにしましょう。ただし、詳細な内容・説明をメールに記載する場合は、取り急ぎの意味が通らなくなるため、付け加える必要はありません。

確認をして欲しい報告には文末へ「ご確認をお願い申し上げます」と入れる

報告に対して、相手からの確認結果や要望等について返信が必要な時は「ご確認お願いします」でも敬語ですが、強い表現となるため、「申し上げます」と加えて「ご確認をお願い申し上げます」とすることで柔らかい言い方になります。

ただし、確認のあとに返信が欲しいという意図が伝わらない場合があるため、「ご確認のうえご返信くださいますようお願いいたします」と表記しましょう。

「ご確認のうえ」で「確認した後に」と言う意味を伝えられ、「ご返信ください」で「返信が欲しい」ことが伝わりやすくなります。

「ご確認のうえ」の「うえ」は漢字の「上」を使用しても問題ありませんが、ひらがなが正しい表記となるため気を付けましょう。

社内の人間だけでなく社外の方へも利用ができる

「ご報告いたします」は、社内の上司に報告する時に使用することが多いイメージを持たれるかもしれませんが、取引先など社外の方にも使用することが出来ます。

社外の方との連絡方法として、対面、電話、メール、すべてにおいて使用することが出来るため、ビジネスシーンでは多くの場面で活用していきましょう。

「ご報告差し上げます」と言い換えない

「ご報告いたします」よりも丁寧に伝えたい時に「ご報告差し上げます」と言い換えてしまうのは不適切になります。

「差し上げます」という言葉は、相手に与えるという表現となるため、「報告してあげます」という上から目線の意図が相手に伝わる恐れがあります。

そのため、「ご報告いたします」の表現で問題ありません。

「ご報告させていただきます」としてしまうと二重敬語になる

「ご報告いたします」よりも「ご報告させていただきます」の方が丁寧に聞こえますが、厳密には二重敬語であるため不適切な表現となります。

ご報告の「ご」と「させていただく」はどちらも謙譲語であり、連続して使用しているため、二重敬語と判断します。

また「させていただく」は、伝える相手に許可を得てから使用する表現であるため、事前に了解を得ていない報告では使用しないようにしましょう。

「ご報告いたします」の言い換え表現

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「ご報告いたします」の表現は、調査結果や成果品などについて報告することを意味しているため、ビジネスメールで周知事項や新しい情報を共有したい場合に、使用すると違和感があります。

そのため、伝えたい情報によって言葉を使い分ける必要があるため、ここでは「ご報告いたします」の言い換えについて見ていきましょう。

「ご連絡いたします」

「ご連絡いたします」は「ご報告いたします」の言い換え表現の1つであり、その意味は、「情報や報道、ニュースなど、出来事の内容や様子を連絡すること」です。

ご報告と同様に「連絡」に謙譲語である「ご」を加えることで、上司など目上の方に使える表現になります。

例えば、「ご依頼いただいたプロジェクトについて、競合他社が同じようなプロジェクトを立ち上げる情報が入りましたので、ご連絡いたします」と伝えることが出来ます。

そのため、「情報」や「出来事」を伝えたい場合は、報告ではなく「ご連絡いたします」を使用しましょう。

「お知らせいたします」

言い換えには「お知らせいたします」という表現もあります。その意味は「通知や案内を伝えること」です。

「知らせる」に謙譲語の「お」を加えることで、目上の方に使える表現になります。

例えば、「プロジェクトをご依頼いただいている担当者が来社いたしますので、お知らせいたします」と伝えることが出来ます。

「お知らせいたします」は「ご連絡いたします」よりも丁寧な表現であるため、社内だけでなく社外のクライアントにも使用しましょう。