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異動挨拶メールの返信マナーと例文|心のこもった内容にするコツ

初回公開日:2017年07月14日

更新日:2020年05月22日

記載されている内容は2017年07月14日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

異動の挨拶メールは上司や取引先、同僚だけでなく、仕事を一緒にしたことのない社内の人からも届くことがあります。また一斉送信で届いた場合、それにも返信するべきか悩むものです。今後の自分の仕事やつながりのためにも覚えておきたい返信のマナーについて詳しくご紹介します。

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異動の挨拶メールが届いた際の返信例

異動の挨拶メールが送られてきた際には、その相手によってメールの内容を変える必要があります。今後も付き合いが続いていく相手ですから、失礼のないよう、なるべく早急に返信しなければなりません。また異動メールは社内だけでなく、社外からも送られてくることがあります。

さらに組織が大きい場合は、会ったことがない相手からも異動の挨拶メールが送られてくることもあります。そういった相手によって、どのような返信をすればいいのか、文例をあげて詳しくご紹介します。

社内での挨拶メール・相手を知らない場合の返信例

○○さん(役職名があるときには役職名、ない場合は○○さん)

お忙しい中異動のご連絡をお送りいただきまして、ありがとうございます。

○○さんとはお仕事をご一緒させていただいたことはありませんでしたが、○○部の活躍はよくこちらでも話題になっていました。

新しい営業所では、慣れるまで大変かと思いますが、○○部での経験を生かし、その実力を発揮されますことを心よりお祈りいたします。

また今後お仕事をご一緒させていただきます際には、ぜひよろしくお願いいたします。

○○部 ○○

社内での挨拶メール・上司からのメールの返信例

○○部長(役職があれば役職名、ない場合は○○さん)

お忙しい中異動のご連絡をいただきまして、ありがとうございます。
これまで○年間、大変お世話になりました。

○○部長には仕事で様々なサポートや助言をいただき、助けていただいたこと
心より感謝しております。
これからもその言葉を心に刻み、精進していくつもりです。

本当にありがとうございました。
新しい部署に行かれましても、益々ご活躍されますことをお祈りしております。
今後ともご指導ご鞭撻、どうかよろしくお願い申し上げます。

○○課 ○○

社外からの挨拶メール・取引先からのメールの返信例

株式会社○○○○
○○課 ○○様

日ごろは、お世話になっております。
株式会社○○○○の○○でございます。

このたびはご丁寧に異動のご連絡いただきまして、
誠にありがとうございました。

弊社を担当していただいた間、大変スムーズにお仕事をさせていただきました。
改めて感謝申し上げます。

今後は、新しい部署におかれまして、
○○様が益々ご活躍されることをお祈りいたしております。

今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。

株式会社○○○
○○課 ○○

返信の構成について

異動の挨拶メールの返信は、相手によって呼びかけなどを変える必要がありますが、共通して書く必要がある返信の構成は、「異動メールを送ってもらったことへの感謝の言葉」、「お世話になったことへの感謝の言葉」、「今後の活躍を祈る、また今後とも付き合いが続くことを祈る」この3つを取り入れて書くようにしましょう。

また相手が年下であっても、メールの返信は文書で書く挨拶文と同じく丁寧にすることが必要です。

心のこもった内容にするためのコツ

異動の挨拶メールにただ返信するだけでは、ありきたりなメールになってしまいますが、ほんのすこし付け加えるだけで心のこもったメールにすることが可能です。そこで、他のメールよりも気持ちが伝わるメールにするためにも異動の挨拶メールの返信時に、ぜひ付け加えたいことをご紹介します。

エピソードを添える

社内で仕事に関わりがあった場合や、社外で担当してもらっていたなど、なにかしらのつながりがある場合は、具体的に「在籍されていた○年」「担当していただいていた○年」と書き添えましょう。上司であれば一緒に仕事をした期間をあげて、「長いように思えてあっという間でした」と書くだけでも、丁寧な印象を与えます。

単に「短い間でしたがお世話になりました」という書き方だと、異動する相手から「こちらはそう短くもなかったのに…」と挨拶を軽く見られてしまったと受け止められてしまうこともあります。

感謝の気持ちを添える

異動する相手と仕事で関わりがあったり、指導をしてもらったことなど、相手への感謝の気持ちを添えましょう。具体的な話をあげると相手にも自分を思い出してもらえますのでおすすめですが、エピソードには注意が必要です。できるだけ明るい話や前向きなものを選びます。

エピソードを付け加えるのが難しければ、簡潔に感謝の気持ちだけを書いても構いません。それでも単なる挨拶になってしまわないよう、「○○のような○○部長には本当に感謝してもしきれません」といった風に、付け加えると印象が残ります。

ただし社外の取引先とのメールの場合は、社外秘に関わることもありますので、具体的なことは控え、感謝の気持ちだけを書くように気をつけましょう。

異動する人を知らない場合は応援のメッセージを贈る

一斉メールなどで、関わりのない相手から異動の挨拶メールをいただいた場合、どう返信すればいいのか悩んでしまいますが、メールをわざわざ送ってくれたことへの感謝の言葉と共に、新部署や新天地へ向かうことへの応援の気持ちを添えるだけで構いません。

自分が同じ立場に立ったときに、どう言われたら元気づけられるか、考えながら書き添えてみましょう。一斉送信している異動の挨拶メールだから、とこちらもそっけなく返すのはやめておきましょう。

返信のマナー

相手が上司や同僚に関係なく、最低限守りたいメールのマナーをご紹介します。異動の挨拶への返信メールだけに関わらず、ビジネスメールに必要なマナーですので、これをきちんとしているだけでもあなたの印象は大きく変わってきます。

返信はなるべく早めに

メールの返信は早めにおこないましょう。業務時間内にする必要がありますが、できれば24時間以内にするようにしましょう。一斉送信をした場合など、送った相手からはこちらに届いているか確認ができないので、返信を早めにすることで、受け取っていることを知らせることが必要です。

特に異動の挨拶メールの場合、相手が転勤などでメールを見る時間がなくなる可能性があります。

メールの宛先は送ってくれた人にする

多くの人に異動の挨拶メールをする必要がある場合には、一斉送信でメールを送信しないと間に合いません。しかし返信をする場合、一斉送信にしてしまうと全く関係のない人にまで、あなたの送ったメールが届くことになります。さらに知らない人に関係のないメールアドレスを公開してしまうことにもなります。

業務で使うメールアドレスですから、不要なメールは送信しないことが最低限のマナーです。また返信メールのタイトルは、そのままにするのではなく、異動の挨拶の返信であることをわかるようにすることも必要です。

メールの内容は相手に合わせて

異動の挨拶のメールは、基本のフォーマットがあります。しかし送る人によって、書き方には違いがありますので、それに合わせた返信を工夫することが必要です。

必要最低限の挨拶だけなら、返信も手短にする、また相手のメールの書き方に合わせて返信しましょう。例えば「長らくお世話になりました、ありがとうございました」という挨拶があった場合、「こちらこそお世話になりました、ありがとうございました」と返信するのがルールです。ここで「お世話になりましたこと感謝いたします」と返信すると、噛み合わない返信になってしまいます。これは異動の挨拶メールだけでなく、他のメールでも注意が必要です。

次につながる人脈作りを異動挨拶メールで作ろう

異動の挨拶メールは、異動や転勤の時期には多くいただくことがあり、その全部に返信した方がいいのか、また書き方はどうすればいいのか悩むものです。

お世話になった方や、取引先からの異動の挨拶には、もちろん早急に返信する必要がありますが、同じ会社にいて関わりのない相手であっても、今後一緒に仕事をする可能性は大いにあります。

丁寧な返信を心がけることで、今後に自分の仕事の人脈にも関わってくる可能性もあると考え、面倒と考えずきちんと対応していくようにしましょう。

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