行き違いの断りを催促メールに入れる重要性とは？例文や注意点を解説
更新日：2024年01月02日
「催促メールを送るときの注意点は？」
「行き違いになってしまったらどうしたらいいの？」
このように上司や取引先の相手に催促メールを送るときは、不快な思いをさせないようにと悩むことがあるでしょう。
本記事では催促メールを送るときの注意点や、行き違いになってしまったときの対応などを紹介します。この記事を読むことで、相手が不快にならない催促メールの送り方がわかるでしょう。
催促メールの送り方に悩んでいる方は、この記事を参考にしてみてください。
催促メールに行き違いの断りを入れる重要性
催促メールは、期日までに対応してもらえなかった場合に送信することが想定されます。相手からの対応に気が付かず催促メールを送信した場合、行き違いになってしまいます。
その場合、相手側としては期日までに対応しているため、催促メールには細心の注意をはらう必要があります。催促メールを送ったことにより相手を不快にさせてしまう可能性があるため、催促メールを送信するときは行き違いに対する断りを入れましょう。
基本的な催促メールの構成
催促メールに断りを入れる重要性について紹介しましたが、実際にどの部分に断りを入れるか知っておく必要があるでしょう。ここでは、催促メールの基本的な構成を紹介します。
1：挨拶文
催促メールの冒頭は、通常のビジネスメールと同様に挨拶から始めましょう。ただし、前回のメールの内容を前提としているため、季節の挨拶などは必要ありません。今回のメールの用件がわかりやすいように記載しましょう。
2：前置きの文
挨拶文の次に記載するのは、前置き文です。相手が前回のメールを確認する必要がないよう、前回のメールの用件を記載します。
その際に、こちら側が見落としているかもしれないということを、前置くといいでしょう。すでに対応してもらっており行き違いになっていた場合でも、相手が不快に感じません。
3：本文
前置き文で前回のメール内容を伝えたうえで、本文に催促メールを送信した理由や内容を記載します。理由や内容を記載するのは、なぜ急ぎで返事が欲しいかを伝えるためです。
また、本文では期日もしっかりと伝えます。前回のメールでも期日を案内していますが、相手がメールを見落としてしまっていたり、忘れてしまっていたりする場合があるからです。前回のメールを探さなくてもいいように、本文で期日を伝え対応してもらえるようにしましょう。
4：行き違いの断りを含めた結びの文
相手に伝えたい内容を記載したら、結びの文です。ここでは催促メールを送っていることに対してと、メールと前後してすでに対応してもらっている場合、行き違いになってしまうことをお詫びしましょう。
また、お詫びだけでなく、催促メールに対応してもらえるように促す内容を記載します。
行き違いの断りを含めた催促メールの例文
催促メールは送信する相手や内容によって、少しずつ変わる部分があるでしょう。ここでは基本的な構成を基に、行き違いの断りを含めた催促メールの例文を紹介します。
送信する相手や内容別に例文を紹介しますので、必要に応じて参考にしてください。
初回公開日：2023年07月21日
記載されている内容は2023年07月21日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。