教授へメールする際のマナー｜レポート提出が遅れた時の返信について紹介
更新日：2024年06月19日
「レポート提出今日までなのに、すっかり忘れていて遅れてしまった」
「体調が悪くてレポート提出が間に合わなかった」
など、大学のレポート提出に際して、期限に遅れてしまった経験を持つ方もいるでしょう。
しかしながら、そんな時にどのような返信メールを送ればいいか正確に知っているという方は、意外に少ないのではないでしょうか。
本記事では、レポート提出が遅れた時のメールの書き方について紹介するとともに、レポート提出が遅れた時の返信のポイントにも触れています。
さらに、教授へのメールのほか、大学内の事務員さんや学外の社会人へメールを送る時にも使える、一般的なメールのマナーについても触れているため、この記事を読めば、大学生として身につけておきたい基本的なメールのマナーが身に付きます。
教授へのメールの仕方が分からない、レポート提出が遅れたことを謝罪したい、という方は、ぜひ本記事をご一読ください。
レポートは遅れても提出する
大前提として、レポートは遅れても絶対に提出しましょう。
講義によっては、成績をレポートの評価だけで決定したり、レポート提出をしていないだけで単位がもらえなかったりするものがあります。また、何の連絡もなしに提出しないというのは、教授から見たあなたのイメージを悪くしてしまいます。
そのようなことを防ぐためには、遅れてしまっても提出することが大切です。
教授によっては、レポート提出が遅れた場合は受けとらないという方もいますが、中には、多少評価は下がるものの、期日に関係なく提出されたレポートには全て評価をつけるという方もいます。
レポート提出が遅れてしまった場合には、すぐに教授へのお詫びと、その後の対応についてのお願いを書いた返信メールを送りましょう。
教授へメールする際の基本的なマナー
レポート提出の遅れを謝罪する返信メールの書き方について触れる前に、まずは教授へメールするときの基本的なマナーを紹介します。メールを送る時だけでなく、返信する時にも使えるマナーですので、しっかりと把握しておきましょう。
メールのマナーというのは、学校で教えてもらえるものではありませんが、社会に出るうえでは、当たり前に身につけておく必要があるものです。
教授は家族や友達ではないため、マナーに則ったメールを送りましょう。
メールを送る時間帯に注意する
メールの良いところは、「いつでもどこからでも送れる」というところですが、大学の教授は友達ではありません。メールを送る時は時間帯に注意しましょう。
早朝や深夜にメールを送るというのは、常識的に好ましくありません。また、プライベートな時間を過ごしているであろう土日祝日にメールを送るのも避けた方が良いでしょう。
上記を考慮すると、おすすめな時間帯は平日の昼間、特に教授の勤務時間である午前9時～午後6時の間です。
メールの文面に迷い、遅くなってしまうことがあるかも知れませんが、その時は翌日以降に送信するようにしましょう。
また、教授から返信があった場合には、24時間以内に返信することを心がけてください。教授からの返信が上記の時間以外であったとしても、そのメールへ返信するときは上記の時間内にしましょう。
いつでも対応できるよう、日頃からメールをチェックする習慣をつけておくことが大切です。
冒頭で名乗る
講義によっては、多くの学生が受講しており、教授が学生の顔や名前を知らないということがあります。
そのため、メールする時には、本題に入る前に名乗るようにしましょう。
その時、氏名だけではなく、大学名、学部・学科名、学年、受講している講義名もまとめて記載しておくのがおすすめです。
そうすることで、どこの誰からのメールで何の用件なのかが分かりやすくなり、忙しい教授にとって非常に親切で読みやすいメールになります。
大学の事務室へのメールや海外から来ている教授に英語でメールする場合も、同様に名乗ってから本題にはいるのがマナーです。
何回かやりとりしている場合や返信する時でも、名前は極力省略せずに書きましょう。
改行しながら読みやすくする
長文がずらずらと書かれているメールは、誰が見ても読みにくいものです。
文章が長くなりそうなときは、文の終わりやまとまりごとで適度に改行するようにしましょう。
具体的で簡潔なメールが望ましいため、1文が長くならないように心がけたり、余計な言葉を入れないように意識したりすると、読みやすい文章を書くことができます。
また、書き終わったら声に出して読み直してみましょう。声に出すことで、誤字脱字や文法的におかしなところに気づきやすくなります。
丁寧な文章を心掛ける
教授へメールする時は、適切な敬語と言葉を使って、丁寧な文章を心がけましょう。
対面で話すときはフランクな口調の教授であっても、メールでは敬語と丁寧な言葉を使うのがマナーです。
たとえば、口語では「お願いします」と言う場合でも、教授へのメールでは「お願いいたします」と書くのが適切です。
普段使わないような言い回しに違和感を覚えることもあるでしょうが、少しずつ慣れていきましょう。
また、大学生のうちから適切な敬語と丁寧な言葉を使っておくことで、就活や社会に出た時に役立てることもできます。
学校のメールアドレスから送る
教授へメールする時は、大学のメールアドレスを使うようにしましょう。
大学のメールアドレスであれば、教授に「自分が勤める大学の学生だ」とすぐに分かってもらえるからです。
また、プライベートなメールアドレスを使用して教授にメールしてしまうと、届かないといったトラブルが起きてしまう可能性があります。
原因はいくつか考えられますが、迷惑メールに入ってしまったか、見落とされてしまったかが有力でしょう。
そのような事態を避けるためにも、教授へのメールでは大学のメールアドレスを使いましょう。大学内の事務室や図書館にメールする時も同様です。
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初回公開日：2022年10月03日
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