教授へメールする際のマナー｜レポート提出が遅れた時の返信について紹介

近年は、メールよりもLINEやSNSのDMを使う人が増えてきているので、件名の欄に表示される「Re：」の役割について知らない人もいるのではないでしょうか。

「Re：」はラテン語のresという単語がもとになっており、「～について」という意味です。ひとつ前のメールに返信する形で送られてくると、件名に「Re：」が表記されます。

これを残すことによって、それまでに受信したメールがつながって表示されるようになり、どんなやりとりをしていたのかひと目で確認することができるようになります。

そのため、返信の場合、「Re：」は残しましょう。

あまり長く続きすぎている場合や、話題が変わっている時は消しても構いませんが、できる限り残したまま返信することをおすすめします。

教授に送るメールの形式について

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物語に起承転結があるように、メールにも決まった形式があります。

必ずしもその形式を守る必要はありませんが、形式に則って書いた方が読みやすい文面に仕上げられます。

この形式は、大学外の人と連絡をとる時も社会人になってからも通用するものなので、ぜひこの機会に覚えてしまいましょう。

件名

どんなメールでも、最初に件名を書きましょう。件名は、メールの用件がひと目でわかるように、簡潔な言葉で書きます。

たとえば、レポート提出が遅れてしまったことを謝罪したい場合には、「〇〇学のレポート提出の遅れに関する謝罪」のように、どの講義のレポート提出について謝罪したいのか、目的を明確にしてください。

また、講義の内容だけではなく、大学生活に関することや就職活動に関することを教授に相談したい場合は、「〇〇に関するご相談」といったように書くと用件が分かりやすくなります。

教授へ送るメールには、件名の最後にかっこ書きで「学籍番号」と「氏名」を書きましょう。

なお、返信する場合は、件名は変えない方がよいでしょう。

宛名

メールの本文の前には、宛名を入れましょう。教授へ送る場合は「〇〇先生」と書きます。

初めて送る場合は、送り先の間違いを防止するため、フルネームで書くことをおすすめします。打ち間違えや漢字の変換ミスなどには、細心の注意を払いましょう。

また、就活などで社会人にメールする場合は、「〇〇株式会社　××様」のように会社名も宛名に含めましょう。役職が分かっていれば、役職を書いても構いません。

相手から来たメールに返信する場合であっても、宛名は必ず毎回書きましょう。

あいさつ文

本文の最初には、挨拶を入れます。

挨拶といっても、「涼風の候」のような時候の挨拶ではなく、「はじめまして。」のような簡単な挨拶でOKです。

面識のない人にメールを送る場合は、「はじめまして。」で構いませんが、講義などでお世話になっている教授の場合は、「お世話になっております。」や「お世話になります。」と書きます。

急なメールを送る場合は、「お忙しいところ失礼いたします。」といった挨拶を使うのがおすすめです。

また、返信する場合は「ご返信いただきまして、ありがとうございます。」を使うとよいでしょう。

本文

挨拶を書いたら、メールの本文に移りましょう。

本文では、最初にメールの要旨を書きます。わかりやすく、簡潔に書くことが大切です。

講義に関する質問なら、「〇〇学の講義について質問があり、メールいたしました。」と書き、その後に質問内容を書きます。質問が複数ある場合は、箇条書きで書くのも良いでしょう。

レポート提出が遅れてしまったことを謝罪するメールなら、「〇月×日までにレポート提出できず、申し訳ありません。」と書き、その後に今後どうしてほしいのかを書いていきましょう。

締めの文

メールの最後には、締めの言葉を入れます。

締めの言葉を書くことで、「メールがそこで終わりだ」ということが示せます。

基本的には、「よろしくお願いいたします。」という文言で構いませんが、時と場合に応じて、「お忙しいところ恐縮ですが」や「お手数をおかけしますが」といった、相手の状況に対する配慮の言葉を入れましょう。

返信が必要な場合は、「お忙しいところ申し訳ありませんが、ご返信いただけると幸いです。」のように、返信をお願いする締めの言葉を書きます。

やりとりが続いてる場合でも、「引き続きよろしくお願いいたします。」のように、返信する度になにか一言添えておきましょう。

連絡先・署名

締めの言葉を書いたら、その下に必ず署名を入れましょう。

署名は、社会一般的なメールマナーのため、大学生といえども書くのがマナーです。大学のメールアドレスを使用している場合には、設定画面から署名を登録できる場合があるので、書き忘れを防ぐためにも登録しておきましょう。

署名には、学部・学科、学年、名前、メールアドレスを書くのが一般的です。もし大学外の人へ送る場合は、大学名まで含めて書きましょう。冒頭で名乗っていても、忘れずに書くことが大切です。

この時、住所や電話番号などを添えても構いませんが、個人情報の取り扱いには十分注意しましょう。

レポート提出が遅れた時の返信のポイント

疑問に感じるポイントの写真素材 - ぱくたそ

レポート提出が遅れた時の返信メールには、いくつかのポイントがあります。

謝罪メールの時は、文の内容と構成によって相手に与える印象が大きく変わってきます。このポイントを活かして書くことによって、レポート提出が遅れても受けとってもらえる可能性が上がるため、返信メールは誠意を持って書きましょう。