行き違いの断りを催促メールに入れる重要性とは？例文や注意点を解説

社内の上司への催促メールの例文

件名：〇〇さんの送別会についての確認
本文：〇〇部長

お疲れ様です。

こちらの確認不足でしたら申し訳ありません。〇月〇日にメールにてご連絡いたしました、〇月〇日に行われます〇〇さんの送別会の出欠確認です。

お忙しいところ恐縮ですが、お店に人数を連絡する必要があるため、本日の15時までに出欠のご連絡を頂けますでしょうか。

行き違いで出欠のご連絡をいただいておりましたら、どうかご容赦ください。
何卒よろしくお願いいたします。

取引先の企業への催促メールの例分

件名：〇〇の資料について
本文：株式会社〇〇　〇〇様

平素は大変お世話になっております。
□□株式会社　営業部の□□です。

〇月〇日にメールにてお願いしておりました、〇〇の資料についてご連絡いたしました。

こちらの見落としでしたら申し訳ありません。本日までに〇〇の資料をメールにて送って頂けるということになっていたかと思いますが、本日●日時点で届いておりません。

本日の15時からの会議で資料を基に検討会が行われますので、14時までに資料を送って頂けると幸いです。

また、本メールと行き違いですでに資料を送っていただいておりましたら、申し訳ございません。大変恐縮ではございますが、ご確認のほどよろしくお願いします。

郵便物がまだ届いていないときの催促メールの例文

件名：御注文した粘土について
本文：〇〇株式会社　〇〇様

いつもお世話になっております。
□□陶芸スクール　□□です。

〇月〇日に御注文いたしました粘土についてです。
本日までに郵送頂けるとうかがっておりましたが、本日●日時点で手元に届いておりません。

〇月〇日の教室にて使用を予定しております。すでにご郵送頂けているか、確認をよろしくお願いいたします。

なお、本メールと行き違いですでに郵送いただいております折は、どうかご容赦ください。
今後ともよろしくお願いいたします。

締め切りのある提出物の催促メールの例文

件名：給与口座変更の書類提出のお願い
本文：営業部　〇〇様
お疲れ様です。総務部の□□です。

先日依頼しております、〇〇様の給与口座変更に伴う書類についてです。
本日●日時点で、総務部への提出が確認できておりません。

手続きの関係上、恐れ入りますが〇月〇日までに総務部に到着するようご送付頂けますでしょうか。

なお、行き違いにて書類をお送り頂いた場合は申し訳ございません。
お忙しいところ恐縮ですが、ご対応の程よろしくお願いいたします。

催促メールを送るときの注意点

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催促メールを送るときは行き違いに対する配慮だけでなく、その他にもいくつか注意点があります。催促メールは、言葉遣いや内容によっては相手を不快にさせてしまいます。

注意するポイントをおさえ、相手が不快にならないような催促メールを送るよう心がけましょう。

1：件名は内容がわかるように書く

催促メールを送る場合、送る側は相手にできるだけ早く対応してもらいたいはずです。件名に内容が記載されていれば、相手側にも重要度が伝わります。

ただし、早く対応してもらいたからといって「至急」や「〇月〇日期日」などといった言葉は相手がプレッシャーに感じてしまうため、入れないようにしましょう。

2：丁寧な言葉遣いを心がける

催促メールは相手の対応の不備を指摘する内容であるため、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。

例えば「至急対応してください」などと言われると、攻撃的な印象を与えます。催促メールを送る相手が上司や取引先の人だった場合、不快に感じるでしょう。「確認して頂けると幸いです」など、相手にプレッシャーを与えないような言葉選びが大切です。

また、「お忙しいところ恐縮ですが」や「大変恐縮ではございますが」などの前置き言葉も、相手の不快感を和らげられるでしょう。

3：前回の内容をいつ送ったのか記載する

ビジネスの世界では、日々たくさんのメールが送られてきます。すべてのメールを確認しているつもりでも、見落としたり、忘れてしまったりすることも考えられます。

相手が前回のメールを探す必要がないように、いつ、どのような内容のメールを送ったか丁寧に記載しましょう。