行き違いの断りを催促メールに入れる重要性とは？例文や注意点を解説
更新日：2024年01月02日
行き違いの理由を伝えるため
行き違いが起こってしまったとき、相手側としては行き違いの理由を知りたいと思うでしょう。行き違いによるお詫びをするだけでなく、行き違いによって迷惑をかけてしまった理由を伝えることで、相手の不快感もおさえられます。
不快な思いをさせたことの謝罪
相手は期日までにきちんと対応したところに、催促メールが来ると自分の落ち度ではないかと不安に感じるでしょう。行き違いがわかったのにそのお詫びがなければ、相手は不快に感じます。
催促メールを送るときに、行き違いの断りを入れていますが、行き違いがわかった時点で、謝罪が必要です。こちら側のミスを認めきちんと謝罪すれば、今後も相手と良好な関係が保てるでしょう。
メールで行き違いが起きたときのお詫びの例文
どんなに細心の注意をはらっていても、行き違いが起こってしまうこともあります。行き違いがわかった段階で、直ぐにお詫びのメールを送ることが大切です。
ここでは、行き違いが起きたときのお詫びの例文を紹介します。
すでに入金済みだった場合のお詫びの例文
件名：入金確認の件のお詫び
本文：〇〇株式会社 〇〇様
いつもお世話になっております。
株式会社●● 営業部●●です。
〇月〇日にご入金いただいていたにもかかわらず、弊社の確認不足により大変ご迷惑をおかけいたしました。お忙しい中のご対応で、〇〇様に大変不快な思いをさせてしまい申し訳ございません。
今後このようなことが起こらないよう細心の注意をしてまいりますので、ご容赦くださいますよう、お願い申し上げます。この度は誠に申し訳ございませんでした。
提出物が投函済みだった場合のお詫びの例文
件名：提出物の受け取りに関する件
本文：〇〇株式会社 〇〇様
平素より大変お世話になっております。
株式会社●● 営業部●●です。
先日提出いただく書類をご送付頂けていないと連絡を差し上げましたが、再度確認したところ、弊社の別部署に届いておりました。弊社の確認不足により書類の送付を再度依頼してしまい、大変失礼いたしました。
これからはこのような事態が発生しないよう、社内での確認をしっかりと行ってまいります。この度の件は、どうかご容赦くださいますようお願い申し上げます。この度は誠に申し訳ございませんでした。
行き違いが起きたときにお詫びするポイント
実際に行き違いが起きてしまったときは、社外・社内関係なく早急にお詫びの連絡をします。行き違いが起きたときにお詫びするポイントをおさえておくと、円滑に対応できるでしょう。
自らの非を素直に認める
行き違いが起きてしまったときは、自らに非があることを素直に認めることが大切です。こちら側に非があるにもかかわらず、催促メールによって相手に不快感を与えてしまっています。相手の不快な思いを軽減させるためにも、言い訳せずに謝罪しましょう。
また、相手にも非がある場合でもそこは追及してはいけません。こちら側の非を素直に認めて謝罪することが大切です。
謝罪は迅速に
行き違いが起きてしまったときには、迅速に謝罪しましょう。相手は催促メールを受け取った後、再度対応してくれている可能性もあるため、謝罪を先延ばしにしてしまうと相手の業務に支障をきたす場合もあります。
行き違いがわかったら迅速に謝罪することで、相手の負担を軽減できるでしょう。相手の業務に支障をきたしてしまったことへのお詫びも添えると、相手への配慮が伝わります。
初回公開日：2023年07月21日
記載されている内容は2023年07月21日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
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