行き違いの断りを催促メールに入れる重要性とは？例文や注意点を解説
更新日：2024年01月02日
4：具体的に求めるアクションの期日を決めて明記する
催促メールを送るということは、急ぎで対応してもらいた内容です。具体的な内容を伝えること、期日を細かく決めることで、相手も対応するタイミングがわかりやすくなります。
5：必要な資料などは再度添付する
たくさんのメールの中から、前回のメール探すのは時間がかかります。忙しい時間を使って対応してくれる相手への配慮として、必要な資料などは探す手間が省けるように再添付しましょう。
6：催促の理由も明記する
催促メールが来ると、少なからず不快に感じる人や、プレッシャーに感じる人もいます。単に期日に遅れているからという理由で催促メールが来た場合は、個人的な理由と捉えられてしまうこともあるでしょう。
作業に支障が出てしまうなど、今後を大きく左右する事情であると伝われば、催促メールに対して不快に感じる人も少ないです。具体的な内容と求める期日とともに、理由も明記しましょう。
催促メールを送る具体的なタイミング
催促メールをいつ送るべきか悩んだこともあるでしょう。ここでは、催促メールを送る具体的なタイミングをシーン別に紹介します。
上司や取引先の相手に催促メールを送ろうと検討している人は参考にしてください。
提出物の提出が遅れている場合
提出物の提出が遅れている場合は、提出期日を過ぎて催促メールを送りましょう。ただ単に提出を忘れているだけのこともありますが、配送などのトラブルということも考えられるからです。
また、提出が遅れることでこちらの作業に支障が出ることも考えられるため、提出期日を過ぎたら、早めに催促メールを送付しましょう。催促メールを送るときは、遅れていることを伝えるだけでなく、新たな期日を伝えるようにします。
メールの返信が来ない場合
ビジネスメールに対する返信は、メールが来た当日中もしくは24時間以内が望ましいと言われています。しかし、会議や出張などで確認できないなど相手の都合もあるでしょう。
また、業務終了間際に送信されたメールは、すぐに返信が来ないことも考えられます。そのため、メールを送ってから2、3日は様子をみましょう。
2、3日たっても返信がない場合はメールが見落とされている可能性もあるため、業務終了間際や週初めなど、相手の業務が忙しいタイミングを避けて催促メールを送りましょう。
入金の確認が取れない場合
入金の確認が取れない場合は、期日を過ぎても入金されていないとわかったときに催促メールを送りましょう。相手が入金を忘れている場合もありますが、入金手続きのトラブルなどの可能性も考えられます。
入金の催促メールは、確実に入金されていない場合に送らなければ相手を不快にさせてしまいます。請求漏れなど自社側のミスの場合に催促メールを送ってしまうと、悪印象を与えてしまうでしょう。
行き違いがないかしっかりと確認し、催促メールを送ることが大切です。
行き違いが起こってしまったらお詫びが必要な理由
催促メールを送るときは、行き違いが起こらないよう細心の注意をはらいます。しかし、どんなに注意しても、行き違いが起こってしまうこともあるでしょう。
ここでは、行き違いが起こってしまったらお詫びが必要な理由を紹介します。
初回公開日：2023年07月21日
記載されている内容は2023年07月21日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
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