履歴書は返却するべき？履歴書の返却方法と封筒や送付状の文章例文

新卒者向けは以下のあいさつ文が一例となります。

拝啓この度は弊社の求人にご応募いただきありがとうございました。慎重な選考を重ねました結果、誠に残念ながら今回はご期待に沿えない結果となりました。今回は思いがけず多くの方からのご応募をいただき、弊社と致しましても大変に苦慮した上での結果であることを申し添えさせていただきます。お送りいただきました書類を同封させていただきますので、ご査収下さいませ。末筆ではございますが、○○様がご健勝に且つ有意に残りの学生生活を過ごされることをお祈り申し上げます。

あくまでも一例文となりますので、この通りに作成しなくても結構ですが、若者の将来がいい将来であることを願っているようなニュアンスが伝わるような、そんな印象を心掛けるとよいでしょう。

不採用中途採用者向け

前述の新卒者向けの文面を流用・アレンジしたものを使用する形でも、中途採用者向けに新しく文面を考える形でもよいかと思いますが、不採用者であっても新卒者同様丁寧な対応の方がより良い印象を持たれます。

文例①:拝啓時下ますますご健勝のこととお喜び申し上げます。先般は弊社の求人にご応募いただきありがとうございました。慎重な選考を重ねました結果、誠に申し訳ございませんが今回はご希望に沿えない結果となりました。つきましてはご提出いただきました履歴書を返却させていただきましたので、何卒ご査収くださいますようお願い致します。末筆ではございますが○○様の今後のご活躍をお祈り申し上げます。敬具

あくまで事務的にという考え方の会社もありますが、不採用者が今後取引先やお得意様という形で関わりあうことも考えられますので、丁寧な文章を心掛けておく方が無難です。

文例②:拝啓時下益々ご清栄のこととお喜び申し上げます。先日はお忙しい中、弊社にお越しいただきありがとうございました。慎重な選考を重ねました結果、誠に申し訳ございませんが、ご期待に沿えない結果となりました。つきましてはご提出いただきました履歴書を返却させていただきましたので、何卒ご査収くださいますようお願い致します。末筆ではございますが○○様の今後のご活躍をお祈り申し上げます。敬具

面接選考まで行った場合は、会社へと足を運んでいただいたことに対するお礼の一文もあると、より丁寧なものとなります。

不採用パートタイマー・アルバイト向け

前述の中途採用者の文面を、そのままパートタイマーやアルバイトの不採用者あての送付状として使用すれば、丁寧な印象を持たれることでしょう。よくありがちな話として、正社員の選考結果で不採用となった人には丁寧な送付状を添付した上で履歴書の返却を行うのに、パートタイマーやアルバイトの選考結果で不採用となった人には送付状も付けずに履歴書の返却のみで済ますことがあるようです。給与形態や就業規則上の違いがあるにせよ、同じ会社で働く従業員であることには変わりがありません。

そのようなちょっとした事の扱いにおいて、差を付けてしまうと、「社員とパートで扱いが極端に違う会社」とか「社員にはいい顔するがパートには冷たい」といった印象を持たれ兼ねませんので、履歴書の返却に関しては社員採用の時同様、丁寧な対応がよいでしょう。

実はこんな人もいるので要注意

ごく一部かと推測されますが、中には下記URLのように履歴書返却の際の不採用通知の内容を見て会社の判断をされる方もいるようです。採用する側は履歴書返却の際の送付状についても「たかが送付状」と侮ることなく、かと言って回りくどくならないようにする必要があります。また、求職者側は就職先の判断基準（とは言え履歴書が返送された地点で入社の可能性はない訳ですが）として参考にするのも指標のひとつとなるでしょう。

面接の履歴書は返却するべきか？

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パートタイマー、アルバイトの不採用の場合

パートタイマーやアルバイトの場合、給与形態の違いから、社員よりも比較的容易に募集を掛けられることもあり、履歴書を扱う機会が多くなります。最近叫ばれている個人情報保護の観点からも、応募の際に預かった履歴書は返却する方が無難でしょう。

書類選考の段階で不採用とした場合

書類選考の段階での不採用というと、正社員募集の際の一次選考として行われる場合に多く見受けられますが、書類選考で不採用とした場合もやはり、送付状を添付した上での履歴書の返却がより丁寧な形となります。

面接選考の段階での不採用の場合

書類選考同様、面接選考段階での不採用もやはり送付状を添付した上での履歴書の返却が丁寧な形となります。但し返却の際の送付状は、書類選考で不採用となった人を対象にしたものとは違う文面のものを考えておいたほうがよいでしょう。

相手側から面接選考の辞退を申し入れてきた場合

書類選考の段階でよさそうだったから面接選考まで残したのに、その人が辞退を申し入れてきた、という事はよくある話です。採用担当者からすれば「ウチの会社に入りたいんじゃなかったの？」と、少々腹立たしい感情もあることでしょう。しかし、ここは大人の対応として以下のような送付状を添付し、履歴書の返却を行いましょう。

例文:拝啓　時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。この度は弊社の求人にご応募いただきありがとうございました。誠に残念ながら、今回はご縁が無かったものとして、了承致しました。お預かりしておりました履歴書を返却させていただきましたので、何卒ご査収くださいますようお願い致します。末筆ながら○○様の今後のご活躍をお祈り申し上げます。敬具

例文はあくまでも一例に過ぎませんが、辞退者に対して「わが社に入社して欲しかったのに、入社が叶わなくて残念です。」といった気持ちを滲ませるような文面が好印象につながります。

新卒者が内定辞退を申し入れて来た場合

新卒者の採用は、時間・労力・費用ともに中途採用者のそれに比べて多く割いていることが多いためか、辞退されたときのショックはかなり大きなものとなる傾向にあるようです。中には内定辞退した学生に対して、ひどい仕打ちをした企業の人事担当者もいるようですが、そのような対応は会社の名前を傷つけるだけです。相手が若者であることも考慮して、より一層の大人の対応を心掛けましょう。各前例同様、履歴書の返却は行いましょう。

例文:拝啓　時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。先般〇月×日の面接にご足労いただきありがとうございました。入社(ご応募）を辞退されるとのことで、誠に残念ではございますが、今回はご縁が無かったものとして了承致しました。お預かりしておりました履歴書を返却させていただきましたので、何卒ご査収くださいますようお願い致します。末筆ながら○○様の今後のご活躍をお祈り申し上げます。敬具

例文はご参考までに。新卒者の内定辞退に対する送付状も面接辞退者同様、「わが社に入社して欲しかったのに、入社が叶わなくて残念です。」といった気持ちを滲ませるような文面を心掛けましょう。また、新卒者は履歴書の他にも、学校が指定した書類(成績証明書・卒業見込証明書・健康診断書など）も一緒に提出していることがほとんどですので、そういった書類も同様に返却したほうが、より丁寧な対応となるでしょう。

履歴書の返却方法