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カバーレターの書き方/例文・おすすめテンプレート

初回公開日:2017年11月22日

更新日:2017年11月22日

記載されている内容は2017年11月22日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

カバーレターといえば封筒を連想するかもしれませんが、実はその中に入れる「添え状」のことです。日本語と英語でカバーレターを書くときの書き方を確かめてから、カバーレターの例文、およびカバーレターのテンプレートをご紹介します。

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カバーレターとは?

ビジネスで「カバーレター」というのは、書類を送付する際に併せて同封する書類のことを指します。「送り状」「送付状」「添え状」「挨拶状」が同意義にあたり、ビジネス上欠かすことのできない書類です。主に郵送で送付するときに添付するのが代表的な使い方ですが、ほかの連絡手段でも使用することがあります。

カバーレターは必ずつけるもの?

ビジネスで書類を送るときにつけるカバーレターですが、人によっては添付しない人もみうけられます。しかし、なんの挨拶もなしに文書のみを送付することとなりますため、送られた相手へ失礼となることもあります。ビジネスマナーとして、書類を送るときには必ずカバーレターをつけるようにしましょう。

カバーレターの書き方

必ず書くことはある?

カバーレターを作成する際に書くことはどのようなことでしょうか。
基本的に書くこととしては、
・送付先の住所、宛名
・送付する日付
・件名、本文~結び
・署名(自身の名前)
となります。ビジネスなので、送付する日付はとても大事です。自分が「どの書類」を「誰に」送るのかをしっかり記載しましょう。

マナーは?

カバーレターを書くときにマナーとして注意すべきことはあるのでしょうか。

・相手の会社名は略さずに書きましょう。株式会社を(株)と書くなどはNGです。

・縦書き、横書きどちらでも問題ない。縦書きの場合には、「一、二、三」と漢数字で書き、横書きの場合には「1、2、3」とアラビア数字で書きます。

・あいさつ文は必ず入れましょう。
「拝啓 時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます」
「拝啓 益々ご繁栄のこととお慶び申し上げます」
が一般的な頭語であり、
「敬具」
が結語となります。時候の挨拶は省略しても構いませんが、
「拝啓 春暖の候、時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます」
など定番の文章を使うのも問題ありません。

・送付する書類を箇条書きする時には
「記」と「以上」を書きます。以上の後には文章を書かないようにしましょう。

そのほか注意することは?

マナーのほかにもカバーレターを作成するときに注意すべき事項はあります。

・相手の名前をきちんと確認する
相手の名前を間違えることは大変失礼に当たります。役職なども正しい役職名かを確認した上でカバーレターを作成しましょう。

・カバーレターを作成したあとの送付も、タイミングも考えて
手続きの関係上などで相手から「この日付までに送付してほしい」と希望される場合もあります。カバーレターを手際よく準備し、指定された日にしっかりと届くように手配しましょう。

・送付内容が合っているかを確認する
送付する書類名がきちんとしているか、部数が合っているかなども送付前に確認することが大事です。油断して送付先を間違えてしまうなどしてしまうことはビジネスマンとして致命的とも言えますので、おろそかにしないようにしましょう。

カバーレターの例文

カバーレターには送付する内容などによって色々な送り方があります。いくつかのパターンをご紹介します。

日本語

面接の応募

就職活動や転職活動ではまず面接へ応募することが必要になります。オンラインで応募する企業も増えてきていますが、現在でも郵送で応募することが必要な企業もあります。応募先の企業へ書類を送付するときのカバーレターです。他のカバーレターと違う点は会社ではなく自分の住所などを記載することです。電話番号も記載するようにしましょう。

【例文】

①「日付」xxxx年xx月xx日
②「送付先会社名」
xx株式会社 人事部 採用ご担当者様」
③「送付元」
〒xxx-xxxx 
東京都中央区xxxx x-x-×
090-xxxx-xxxx
山田 太郎
④「本文」
応募書類の送付について
拝啓 貴社ますますご清栄のことと存じ、お慶び申し上げます。
この度、貴社求人に応募させて頂きたく、応募書類をご送付させていただきました。
ご検討の上、ご面談の機会を頂けますと幸いです。
ご査収のほど、よろしくお願い申し上げます。敬具
⑤「添付」
【添付書類】

・履歴書 1枚
・職務経歴書 1枚
以上

見積書

見積書を送るときのカバーレターです。営業などの職種では見積書の送付はよく使われます。請求書を送付するときも同じく参考になります。                             

【例文】

①「日付」xxxx年xx月xx日
②「送付先」xx株式会社 ご担当者様
③「送付元」
〒xxx-xxxx ××株式会社
山田太郎
④「本文」
拝啓 貴社ますますのご清栄のこととお慶び申し上げます。
このたびは弊社商品の御見積をご依頼いただき、誠にありがとうございます。
早速、下記の御見積書をお送りいたしますので、ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。敬具
⑤「添付」
【添付書類】

・御見積書 1通
以上

契約書送付

ビジネスで契約を結ぶ場合、契約書は必ずと言っていいほど書面で交わされます。その場合、相手側へ郵送することになりますので、カバーレターは必須です。また、見積書を送付するときと違い、返送してもらうことも必要になることもありますので、その場合は返送の案内をカバーレター内に書くことになります。

【例文】

①「日付」××××年××月××日
②「送付先会社名」○○株式会社 △△営業部 御中
③「送付元会社名」□□株式会社 営業部(担当: 山田)
④「本文」 
ご契約書送付のご案内
謹啓 平素は格別のご愛顧を賜り、厚く御礼申し上げます。
 さて、この度は○○の契約に係る契約書類2部を作成いたしましたので、何卒ご査収のほどお願い申し上げます。
 内容をご確認いただき、両方にご署名捺印および割印の上、同封の返送用封筒にて1部ご返送頂けますでしょうか。お手数をお掛けいたしますが、よろしくお願い申し上げます。
 略儀ながら取り急ぎご契約書送付のご案内まで。敬白

その他カバーレター例文

書類とは異なりますが、お中元やお歳暮を贈るときにもカバーレターを付けるととても丁寧です。

【例文(お歳暮)】
拝啓 師走の候 貴社ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。本年も格別のご愛顧を賜りまして深く御礼申し上げます。
日頃の感謝の意を込めまして、心ばかりの品を送らせていただきました。どうぞご笑納いただければ幸いでございます。
今後とも一層のご厚情の程、よろしくお願い申し上げます。敬具

英語

カバーレターは日本語だけではなく、英語送るときでも必要となります。会社案内を送るときのカバーレター参考です。

【例文】
①「送付先会社名、住所」
××corporation
Attn. Mr.×× Human Resources Department
×××building 2F
×××-ku,Tokyo 100-0000
Japan
②「日付」
yyyy/mm/dd
③「担当者名」
Dear Mr.×× (担当者名がわからないときは、To whom it may concern)
④「本文」
As per your request, please find latest brochure of our company.
If we may be of further service, please do not hesitate to contact us.
Best Regards,
⑤「送付元名前、住所」
Taro Yamada
sales department
××company
×××-ku,Tokyo 100-0000
Japan

英語でのカバーレターとして代表的なものとしては会社への職種応募があたります。日本語で作成するカバーレターとの一番大きな違いはカバーレター内で自分の能力をアピールすることが挙げられます。

【参考】

①「送付元名前、住所」
Taro Yamada
×××-ku,Tokyo 100-0000
Japan
Mobile: 090-XXXX-XXXX
〇〇〇〇@xxxx.com
②「日付」
yyyy/mm/dd
③「送付先名前、住所」
Mr. Smith
Director
Consulting Inc.
X-X-X △△△-ku,
Tokyo 100-1000
④「本文」
Dear Mr. Smith,
I would like to apply for the position of Consulting Chief which you advertised in ××Newspaper. I have been working for Japan Consulting Company for more than ten years.
 With my experience in the consulting, I believe that I would be the ideal
candidate for the position.I will take full advantage of my knowledge and
experience.
 I would appreciate it if you would give me the opportunity to meet with you.
Please contact me at 090-××××-××××.
I look forward to hearing from you soon.
⑤「添付」
Enclosure: Resume

テンプレート

郵送

書類を郵送で送るときのカバーレターのテンプレートです。送付する書類に応じて「添付物」を変更することで使うことができます。

①「日付」平成 年  月  日
②「送付先」
○○株式会社
山田花子
③「送付元」
××株式会社
△△部△課
山田太郎
④「本文」
書類送付のご案内
拝啓 時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
下記の書類をお送りしますので、ご査収くださいますようお願いいたします。敬具
⑤「添付」
【添付書類】

・請求書 1部
・納品書 1部
以上

FAX

FAXは現在もビジネス上で活躍している大事な連絡ツールの一つです。FAXも送付用テンプレートがあると、いざ送るときにとても便利です。FAXですので、送付枚数は必ず数えて書きましょう。なお、基本的に相手先のFAX番号を書くことが必要です。               
① 「書類名」(FAXの場合は、FAX送信状の記載をしましょう)
FAX送信状
②「日付」
平成 年  月  日
③「送付先、電話番号、FAX番号」
〇〇株式会社
山田花子様
Tel:03-×××-××××
Fax:03-×××-××××
④「送付元、電話番号、FAX番号」
△△株式会社
〇〇部〇〇課
山田太郎
Tel:03-×××-××××
Fax:03-×××-××××
⑤「本文」
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
早速ではございますが、下記の書類をお送りしますので、
ご査収くださいますようお願い申し上げます。 敬具
⑥「送付枚数」
送信枚数:  枚(送信状 含む)
⑦「添付物」
【送付内容】
・◯◯◯書類
・◯◯◯書類
・◯◯◯書類

丁寧なカバーレターを心がけよう

ビジネス上書類を送ることはよくあることです。よくやり取りをする取引先や、初めて挨拶をする取引先など送付する先は状況などにより色々変わりますが、どの送付先にもしっかりとした礼儀としてカバーレターは必要となります。

マナーを踏まえたカバーレターを書き、丁寧な仕事をするビジネスマンとして印象をアップさせましょう。

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