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復命書の書き方・シチュエーション別・テンプレート

初回公開日:2017年09月05日

更新日:2020年03月05日

記載されている内容は2017年09月05日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

社会人として仕事をするようになっても、馴染みのない復命書です。主に研修や会議、視察などに出かけた場合に、提出する書類です。今回はこれらのポイント、例文についてみていきます。例文といっても、本文をそのまま載せるわけではありませんのでポイントを確認してください。

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復命書とは

復命書とは「上司から命令を受けて、研修や会議、視察などに出かけた場合に、その内容を報告し、職務を果たしたことを示すために作成する文書」のことです。

社会人になって長い方でも企業勤めの場合、あまり聞き慣れない文書です。というのも、使用されるのは公務員の世界がほとんどだからです。「出張報告書」と捉えるとわかりやすいでしょう。ただし、厳密には「出張報告書」と「復命書」は似て非なる書類です。

報告書との違い

報告書は「出張した内容を報告する」ものですが、復命書は「命令の職務を遂行した」という内容になります。

出張命令・研修参加命令などの「命令書」が下され、その「命令書」に書かれた職務を遂行したということを、「復命書」に記載します。

復命書は、広い意味では報告書の一種と言えますが、報告書よりは簡潔なもので、一般的には復命書のテンプレートに沿って簡潔にまとめます。

復命書の役割

復命書とは、命令書にて予定されていた内容が、そのとおり行われたか復命書でチェックし、整合性を調べるための書類です。

仮に予定どおり行われなかった場合には、その理由を記載し提出します。官公庁で多く使われているのは、不正がないか厳しくチェックするためです。

公務員は、復命書を提出して初めて出張旅費が支給されますので、公務員にとっても重要な書類と言えるでしょう。

シチュエーション別・復命書の書き方

復命書の役割は「命令による職務を遂行した」ことを示す書類で、基本的には、下記のことを記します。
・報告年月日
・復命した人の所属と氏名
・出張、会議などの日時、場所
・出張、会議などの表題とその内容
・本人の所感など
・研修などに使用したテキストなどを資料として添付(あれば)

この基本項目のほか、シチュエーションごとに必要な項目があるので、例文を確認してみましょう。

研修における復命書

記載する項目は基本的には変わりませんが、研修における復命書では下記の項目も記載しましょう。

・研修の会場
・表題
・講師の名前、会社名、所属部署、役職名

これらの内容が必要になりますので、忘れずにメモをとりましょう。また、研修時のテキストや資料などは、持ち帰り会社に提出することになりますので、汚したり紛失しないように気を付けましょう。

学会における復命書

学会参加の復命書の場合は、学術的・専門的な項目を含みますが、理解できる特定の人に伝わればいいので、専門用語などの解説は必要ありません。

記載する項目は、基本的には同じですが、下記の項目を入れるとよいでしょう。
・学会名
・開催場所
・参加者、参加人数
・主要な発表テーマ、発表者
・自身の発表テーマに関する内容、質疑応答内容など(あれば)
・興味深い、参考になったテーマなどの内容
・今後の研究への反映や課題など

出張における復命書

出張における復命書は、どのような命令を受けて出張し、どのような行動をし、結果どのようになったかを報告する書類です。

・目的
・出張内容
・成果

基本項目に加え、上記のものを記載するとよいでしょう。

複数箇所の出張があった場合には、出張先を時系列順に番号などをつけて記載します。省力せず、すべて書きましょう。

視察をした人はその内容を会社が活かせるように報告しなければなりません。見聞きしたものをメモしましょう。

公務員の復命書

公務員は研修目的の出張が多いため、復命書がほぼ必須となります。したがって過去のものも専門的な文面の少ない、一般的な書式、内容として例文活用できます。

復命書の内容については、出張命令となる事務連絡、通知文書などを書き写すだけで良いので、個人の所感が大きなポイントとなり注目されます。公務員の出張については、ほぼ毎年同じ時期に同じ内容のものがあるので、昨年度の復命書を参考にするのも良いでしょう。

介護・看護・消防の復命書

介護・看護・消防の研修は、講義を聞くよりも実習やグループワークが中心となる場合が多くあります。復命書には、どのような実習をしたのか、どのような内容の討論をしたかなど、覚えて報告する必要がありますので、メモを取るようにしましょう。

復命書には、基本の事項以外に、下記のことを記載しましょう。
・研修会名
・会場、参加人数
・講師名
・研修において学んだこと
・今後の業務に生かせること

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復命書に関する注意点

復命書に関する注意点は複数ありますが、今回は、「事前に書式を確認する」「数字を意識して書く」「出さないと費用清算ができないかも」の3点をご紹介していきます。

見栄えの良い復命書を作成する際の参考にしてください。

事前に書式を確認する

復命書は日付や表題、参加者など、自分で考えなくともよい項目が多々あり、自分で工夫する箇所は多くはありません。ポイントとしては

・できるだけ簡潔に
・内容が複雑化する場合は箇条書きなどで見た目に注意
・文章の書き始めは結論、詳細な内容はあとから

復命書には提出先、上司にも良い印象を与えられますので、復命書を書かなければならない場合は、他の人が書いた復命書を見てみることをおすすめします。

数字を意識して書く

復命書は、正確さ・わかりやすさが求められます。数字を意識して書くことで、より伝わりやすくなります。

「○○%に比べ、△後は○○%になった」など、具体的な数字を入れることで結果を分かりやすくなります。

出張経路の乗換えや乗り継ぎは、大まかな時間ではなく分単位で記入します。また、出張先で会った人数もしっかりと記載しましょう。

そして特に正確さが重要なのは、出張経費です。あやふやにならないよう注意しましょう。

出さないと費用清算ができないかも

各自治体や学校などは、それぞれの服務規程で復命書を提出します。提出された復命書の承認がおりない場合、職務で要した出張費用や経費の精算ができないところも多いです。

さらに提出期限が定められていることがあるので、特にその点については注意しましょう。復命書は正確さが重要ですので、メモをとったり、記憶の新しいうちになるべく早く記載するようにしましょう。

復命書の書き方をマスターし良いビジネスを

「復命書」は、自分が「命令書」に従い命令を遂行してきたことをあらわす重要な書類です。

数字を意識したり、相手に伝えたい点を「見出し」にしたりと、わかりやすくなるよう工夫しましょう。

ネットにも例文はありますが、あくまで例文です。復命書の作成に迷った際は、過去の復命書やネットを参考にしてもよいですが、そのまま記すのではなく、復命書は必ず自分の言葉で書くようにしましょう。

意外と躓く書類の記入方法

下記のことに注意しながら記入をしましょう。

・正式名称で書く
(株)ではなく株式会社、略称は使用せずフルネームで記載しましょう。

・名前の漢字を正確に書く
特に旧字などに注意します。

・語句をそろえる
「である」「ですます」を混同しないようにします。

また、文章のまとまりごとに余白をつけると、読みやすくなります。声に出して読むと間違えに気付きやすいですので、声に出して読むのもおすすめです。

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