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【ケース別】お詫びの手紙の書き方・例文・お詫びの品について

初回公開日:2017年10月17日

更新日:2020年06月02日

記載されている内容は2017年10月17日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

誰かに迷惑をかけてしまったり、誘いを断る際に書く必要のある「お詫びの手紙」。慎重に気持ちを伝えるべき手紙だけに、どう書いたら良いか迷う人も多いでしょう。そこでこの記事では、お詫びの手紙の書き方を紹介します。お詫びの手紙を書く必要のある方は参考にしてください。

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ケース別のお詫びの手紙の書き方は?

仕事やプライベートで、思いがけず誰かに迷惑をかけてしまうことがあります。中には、お詫びの手紙を書かなくてはならないケースもあるでしょう。なるべくそういう事態に陥らないようにしたいものですが、実際にそうなってしまった場合、どのように手紙を書くべきでしょうか。

そこでこの記事では、ケース別のお詫びの手紙の書き方や例文、お詫びの品の選び方・渡し方を紹介します。ぜひ参考にしてください。ここからは、ケース別にお詫びの手紙の書き方を紹介します。どのケースも手書きで縦書きするのが正式とされていますが、最近では横書きや、特に仕事の場合はパソコンで打つケースも増えてきました。

お客様

お客様にお詫びの手紙を書くケースとは、どんな場合でしょうか。お客様が購入された商品やサービスに不備があった、直接クレームのお声をいただいた、接客態度を指摘されたなど、さまざまな場合があります。

どのような場合でも、早急に謝罪することが必要です。お客様がその場にいらっしゃれば対面で、そうでなければ電話でまず謝罪をし、改めて書面でお詫びをするのが良いと言えます。

お詫びの手紙では、お詫び、トラブルの原因、今後の対応、今後もよろしくお願いしますという内容を伝えるのが一般的です。

早急に誠意を持って対応するべきですが、中には悪質なクレーマーも増えてきています。本当に自分たちに非があるのか冷静に判断することも大切です。

ビジネス(取引先など)

取引先などに迷惑をかけてしまうケースもあります。事務処理のミス、納品ミス、納品した品物の欠陥など、さまざまなケースがあり得ます。

手紙の書き方は変わりますが、基本的な対応方法はお客様の場合と変わりません。早急に対面か電話で謝罪の意を伝え、改めてお詫びの手紙を送る必要があります。

個人

個人でお詫びの手紙を書かなければならないケースもあります。何かの誘いを断らなくてはならない場合、事故を起こしてしまった場合などです。個人でお詫びの手紙を書く場合、形式はビジネス文書の場合と変わりますが、基本的な内容は変わりません。

また、自分に非があることがわかったらできる限り早めに謝罪することが大切です。個人の場合も対面か電話で謝罪し、改めて書面を送るようにしましょう。

事故

事故を起こしてしまったケースは、どのようにお詫びの手紙を書くべきでしょうか。まずはお詫びを伝え、相手がけがなどしてしまっている場合、相手のけがや体調を気遣う言葉を添えるようにするべきです。

その上で、改めて事故原因を伝え、自分の非について改めて謝罪し、反省の意を伝えます。この他、事故によって生じた損害や、入院費・治療費などの費用についても記載する場合があります。

お詫びの手紙の例文は?

それではここまで紹介してきたケースごとに、お詫びの手紙の例文を紹介します。ぜひ参考にし、自分のケースに合ったお詫びの手紙を作成してみてください。

お客様が相手の場合

【例(お客様に間違った金額での請求をしてしまった場合)】
謹啓
平素は格別のお引き立てをいただき厚く御礼申し上げます。

このたびは請求書の件でご迷惑をおかけしていまい、誠に申し訳ございませんでした。確認いたしましたところ、請求書を作成した際、類似した別の商品の金額を誤って入力してしまったことが判明いたしました。

今後はこのようなことでご迷惑をおかけすることのないよう、お渡しする書類はより一層注意して作成させていただくとともに、社内のチェック体制を強化する所存でございます。何卒ご容赦のほどお願い申し上げます。

なお、同封の書類は訂正させていただいた請求書でございます。お手数ではございますが、お手元の請求書は破棄していただきますようお願い申し上げます。略儀ではございますが、取り急ぎ書面にてお詫び申し上げます。

どうか今後とも変わらぬお引き立てのほど、よろしくお願い申し上げます。
敬白

【例】では、まずご迷惑をおかけしたことに謝罪し、原因、今後の対応を伝えています。また、作り直した請求書を同封したことにも言及し、最後は今後もお引き立てをお願いしますという内容で結んでいます。このような流れで文章をまとめるのが一般的です。

取引先が相手の場合

【例(取引先に納品した製品に欠陥があり、先方から指摘・返送を受けた場合)】
謹啓
平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。

このたびは先日貴社に納品させていただきました〜〜の件でご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございませんでした。ご返送いただきました〜〜を確認させていただきましたところ、ご指摘されました通り、〜〜の不備が見つかりました。当方で納品前のチェックが行き届いておらず、誠に申し訳ございませんでした。

今後はこのようなことが起こらぬよう、納品前のチェック体制を強化する所存でございます。現状、今回このような不備があった原因については〜〜の段階でミスが生じたことだと考えておりますが、今後も調査を進め、確実な原因が分かり次第、改めて報告させていただきます。

なお、ご返送の際の費用は弊社で負担させていただきますので、お手数ですがご請求くださいますようお願い申し上げます。

今回のようなことを繰り返さないよう、全社員一丸となり、より一層慎重に業務にあたり、ミスの再発防止に精一杯努めさせていただく所存でございます。

今後とも変わらぬご指導の程、何卒よろしくお願い申し上げます。
敬白

この【例】のように、謝罪する時点で原因が特定されていないケースもあります。その場合には、原因が判明し次第改めて伝える旨を書く場合もあります。今回のケースでは先方が商品を返送しているので、その際にかかった費用の負担についても書かれています。

個人の場合

【例(祝賀会の招待を断らなければいけないケース)】
謹啓
〜〜様におかれましてはますますご健勝のこととお慶び申し上げます。

このたびは〜〜とのこと、心よりお祝い申し上げます。またこのたびは私にまで祝賀会のお誘いをいただき、光栄に存じております。実は電話でもお伝えさせていただきました通り、〜〜のため、やむを得ず出席がかなわなくなってしまいました。〜〜様には大変申し訳ないことで深くお詫び申し上げます。

つきましては、祝賀会にお伺いできませんので、せめてお祝いの品だけでもと思いまして、別送いたしました。どうかお受け取りください。

陰ながら祝賀会の盛会をお祈り申し上げます。
敬白

何らかの招待を受けて断らなければならない場合、最初に招待を受けた感謝の気持ちを伝えます。もし今回の祝賀会のようにお祝いごとだった場合は、お祝いの気持ちも入れます。その上で、不参加の旨とお詫びの気持ちを書くようにしましょう。

この例では、事前に祝賀会に参加できない旨を電話で伝えていることがわかります。このように、お詫びの手紙を送る前に電話などで早めにお詫びを伝え、改めて手紙を送る形を取ると丁寧です。

事故を起こしてしまった場合

【例(交通事故を起こして相手にけがを負わせてしまった場合)】
謹啓
先日の事故で〜〜様にお怪我をさせてしまいましたこと、深くお詫び申し上げます。
その後お怪我の具合はいかがでしょうか。

このたびのことは私が運転中に携帯電話を操作してしまっていたことが原因であることは明らかであり、自身の責任を痛感して深く反省いたしております。

つきましては先般ご連絡させていただきました通り、治療費等は私がお支払いいたしますので、お手数ですが私にご請求いただきますようお願い申し上げます。

改めてお見舞いにお伺いいたしたく存じますが、まずは書中にてお詫び申し上げた次第でございます。
敬具

このケースでは事故を起こして相手が怪我をしてしまっているため、最初に相手の怪我の様子を気遣う内容が書かれています。その上で、深く反省していること、治療費の支払いに関して触れ、改めてお見舞いに行く旨を伝えています。

お詫びの品の選び方は?

場合によっては、迷惑をかけてしまった相手を訪問して謝罪するケースもあります。その際には、お詫びの品を持っていくことが通例です。お詫びの品は、お菓子を持って行くのが一般的です。

なぜお菓子が一般的なのでしょうか。もし形として残るものを持って行った場合、それを見る度に嫌な記憶がよみがえってしまうことになります。そのため、食べ物など、後に残らないものにするのがマナーです。相手の好みがわかる場合は相手の好みに合わせたお菓子や食べ物、分からない場合はゼリーや羊羹などが一般的です。

相手の年齢にもよりますが、流行のお菓子などは「軽い」という印象を与えてしまうケースがあり、お菓子自体も「軽いものは良くない」と思われるケースがあります。そのため、ある程度重さがあるゼリーや羊羹がよく選ばれています。

また、謝罪する相手の近所で購入したものや高級すぎるものは避けるべきです。高級なものを持って行くことで、「品物でうまく解決しようとしている」と思われ、状況が悪化する可能性があるからです。

価格帯は謝罪の内容にもよりますが、3,000円前後から高くても10,000円までの範囲内にするのが一般的です。

お詫びの品を渡すタイミングは?

お詫びの品を渡すタイミングは非常に重要です。お詫びでない通常の場合の手土産などは最初に渡すのが一般的ですが、お詫びの場合は異なります。そもそも相手先を訪問するのは、お詫びの気持ちをきちんと直接相手に伝えるためです。

主役はお詫びの品ではなく、謝罪の気持ちです。もし最初にお詫びの品を渡してしまうと、いかにも品物でうまく収めようとしているという印象になってしまいます。まずは誠心誠意で謝罪をし、相手が話を聞いてくださった上で渡すようにしましょう。

中には、品物を受け取ることを拒否する方もいます。その場合は無理に渡そうとせずに、持ち帰るようにしてください。

お詫びの気持ちが伝わる手紙を書きましょう!

ここまでお詫びの手紙の書き方などについて紹介してきました。書き方や例、お詫びの品についてなど、具体的に触れましたが、最も大切なのは謝罪の気持ちです。相手に誠実な謝罪の気持ちが上手に伝わるよう、ぜひこの記事を参考にしてください。

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