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退会届の文例・理由・送付状や封筒の書き方|町内会/習い事

初回公開日:2017年11月25日

更新日:2020年05月22日

記載されている内容は2017年11月25日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

退会届を書くときは、①退会する相手の氏名、団体名②退会する人の氏名③退会する日時④退会する理由の4つを書くようにします。それぞれ退会を円滑にし、その後のトラブルを避けるためにも大切なことです。特に、退会する理由には注意が必要です。

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退会届の書き方・文例

今後の付き合いのためにも大切なもの

何かから抜けたり、辞めたりするときに、退会届を出すことが多くあります。退会届は出せばそれで終わりというわけではなく、その後の付き合いなどを考えるとその書き方や辞める理由を慎重に選ばなければなりません。

以下では、場面に合わせた退会届の書き方を紹介しています。参考にしてみてください。

退会届の書き方の基本

まずは、どのような退会届にも共通していることを紹介します。書かなければならないことは4つあります。

①退会届を出す相手の名前、団体名
②自分の名前、連絡先
③いつ退会するのか、その日程
④退会する理由

この4つは必ず退会届を書く上で押さえておかなければなりません。

①②は基本中の基本

①は誰にあてているのかをはっきりさせるためにも、もちろん書かなければいけないことです。

②は子供の代わりに退会届を出すのであれば、子供の名前とともに代筆している人の名前も書きます。また、何かあった時のために名前だけでなく、住所や電話番号などの連絡先を書くことを忘れないようにしてください。

③④はトラブル回避のためにも書く

③はいつ退会するかということは非常に大切なことです。はっきりさせていないとトラブルになることもあるので、正確な日程を書くようにしてください。また、事前に退会に関してルールがある場合は、確認をしておくことも大切です。

④はその後のトラブルの原因にもなる可能性があるので、正直なことを書く必要はありません。ただし、理由が必要な場合は、「一身上の都合」など当たり障りのない表現にとどめるようにしましょう。また、これまでお世話になったことに対しての感謝の気持ちを述べると、よい印象を持たれます。

以下では場面ごとの退会届の文例を紹介しています。

習い事

退会届

○○英会話スクール 御中
平成○○年△月×日

いつも息子の佐藤太郎がお世話になっております。
誠に勝手ではございますが、家庭の事情により平成○○年△月×日にをもって○○英会話スクールを退会させていただきます。
これまで優しく息子のことを見守っていただき、大変有難く感じております。
今後とも○○英会話スクールの発展を願っております。

佐藤太郎
代筆 父 佐藤一郎 印
住所
電話番号

ロータリークラブ

○○○ロータリークラブ 代表 鈴木一郎様
平成○○年△月×日

退会届
大変お世話になっております。
誠に勝手ではございますが、奉仕活動への時間が取れなくなってしまったため、平成○○年△月×日をもって○○○ロータリークラブを退会させていただきます。
活動中は皆さまに大変よくしていただき、とても感謝しています。
今後も○○○ロータリークラブが末長く続きますことを、心より祈っております。

高橋次郎 印
住所 
電話番号

町内会

○○○町内会 御中  
平成○○年△月×日

退会届
誠に勝手ではございますが、田中一郎は一身上の都合により、○○○町内会を平成○○年△月×日をもって退会させていただきます。
これまで大変お世話になり、とても感謝しています。
今後も○○○町内会の発展を願っております。

田中一郎 印
住所
電話番号

公文

退会届

公文○○教室 河合教室長様
平成○○年△月×日

いつも娘の大野愛が大変お世話になっております。
誠に勝手ではございますが、娘に継続の意思がないため、平成○○年△月×日をもって公文○○教室を退会させていただきます。
通塾中は大変お世話になりました。
公文○○教室の今後の発展を願っております。

大野愛
代筆 父 大野はじめ 印
住所
電話番号

自治会

退会届

○○自治会 後藤自治会長様
平成○○年△月×日

いつもお世話になっております。
誠に勝手ではございますが、一身上の都合により私島田純一は平成○○年△月×日をもって○○自治会を退会させていただきます。
今後とも、○○自治会の発展を願っております。

島田純一 印
住所
電話番号

PTAなど

PTA 加藤PTA会長様
平成○○年△月×日

退会届
誠に勝手ではございますが、わたくし野原京子は一身上の都合により、平成○○年△月×日をもってPTAを退会させていただきます。
これまで大変お世話になり、とても感謝しています。
今後ともPTAの発展を願っております。

野原京子 印
3年A組 野原みき
住所
電話番号

退会届に書く理由例

上にも書いたように、退会届に書く理由は当たり障りのないものにする必要があります。正直に、人間関係に疲れたや、参加することがめんどくさいなどと書いてしまうと、その後の関係にトラブルが生じる可能性があります。

特に自治会や町内会、PTAのような近所同士の団体の場合は、退会後もその人たちと関係を続けなければならないことが多くあります。退会届の理由によって、わだかまりができてしまっては、生活に支障をきたす可能性も出てきます。そのようなことがないためにも、理由は「一身上の都合」など印象を悪くしない文言にするようにしましょう。

退会届の送付状の書き方

郵送などで退会届を提出する場合は、退会届とともに送付状を添えるとよいでしょう。必ずしも送付状を添えなければいけないわけではありませんが、送付状を添えた方が相手に対しての心配りを感じてもらうことができます。以下で送付状の書き方を紹介します。

送付状

○○様
平成○○年△月×日

○○(退会する人の氏名)

拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
早速ですが、下記の書類をお送りいたしますので、ご査収いただきますようお願い申し上げます。 敬具

送付書類
退会届 1枚 計1枚

以上

退会届の封筒の書き方

封筒の表に宛名を記入します。その時、赤字で「重要書類在中」と記すようにしてください。裏には差出人の住所氏名など連絡先を記入します。誤配送などが心配な場合や、確実に届いているかを確認したい場合は簡易書留などで送るようにしましょう。

退会届は形式的な内容を書く

退会届は①退会する相手の名前・団体名②退会する人の氏名、連絡先③退会する日時④退会する理由、の4つを必ず記さなければなりません。この4つは退会の処理を円滑に進めるためにも、そして退会後のトラブルなどを回避するためにも非常に重要なものになります。

また、退会する理由はその後の人間関係を円滑にするためにも相手に悪い印象を持たせないような当たり障りのないものにする必要があります。具体的な理由を求められる場合も、慎重にならなければなりません。「時間が取れなくなった」「金銭的な理由」のように自分に非があるような内容にして、相手に非があると思われないよう、印象を悪くしないように注意しましょう。

退会前にしっかり調査

団体によっては退会届の書類が用意されている場合もあります。そのときは、必ずその書類を使用するようにしてください。場合によっては、その書類でないと退会と認められないこともあるためです。

退会届はトラブルを避けるためにも、できるだけ提出した方がよいです。必要事項が書き損じることのないようにすべて押さえて、提出するようにしましょう。

また、習い事のように金銭にかかわるものは、返金があるか、違約金を支払う必要があるかなど、事前に調べておくことをおすすめします。退会後に実は支払わなければならないものがあったことが判明すると、新たなトラブルにつながることがあるためです。金銭トラブルはわだかまりが残りやすいので、退会する前にはっきりさせておくとよいでしょう。

すっきりした気持ちで退会しよう

退会届の内容だけでなく、その後のトラブルなどわだかまりがないように、退会にはしっかりとした準備、調査が必要です。提出して終わりではないので、退会が完全に処理されるまでは落ち着いた気持ちで対応できるように慎重に行ってください。

すっきりした気持ちで退会できるように、形式を守って適切な退会処理ができるよう心掛けてください。

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