退会届の文例・理由・送付状や封筒の書き方｜町内会/習い事
更新日：2024年01月12日
自治会
退会届
○○自治会 後藤自治会長様
平成○○年△月×日
いつもお世話になっております。
誠に勝手ではございますが、一身上の都合により私島田純一は平成○○年△月×日をもって○○自治会を退会させていただきます。
今後とも、○○自治会の発展を願っております。
島田純一 印
住所
電話番号
PTAなど
PTA 加藤PTA会長様
平成○○年△月×日
退会届
誠に勝手ではございますが、わたくし野原京子は一身上の都合により、平成○○年△月×日をもってPTAを退会させていただきます。
これまで大変お世話になり、とても感謝しています。
今後ともPTAの発展を願っております。
野原京子 印
３年A組 野原みき
住所
電話番号
退会届に書く理由例
上にも書いたように、退会届に書く理由は当たり障りのないものにする必要があります。正直に、人間関係に疲れたや、参加することがめんどくさいなどと書いてしまうと、その後の関係にトラブルが生じる可能性があります。
特に自治会や町内会、PTAのような近所同士の団体の場合は、退会後もその人たちと関係を続けなければならないことが多くあります。退会届の理由によって、わだかまりができてしまっては、生活に支障をきたす可能性も出てきます。そのようなことがないためにも、理由は「一身上の都合」など印象を悪くしない文言にするようにしましょう。
退会届の送付状の書き方
郵送などで退会届を提出する場合は、退会届とともに送付状を添えるとよいでしょう。必ずしも送付状を添えなければいけないわけではありませんが、送付状を添えた方が相手に対しての心配りを感じてもらうことができます。以下で送付状の書き方を紹介します。
送付状
○○様
平成○○年△月×日
○○（退会する人の氏名）
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
早速ですが、下記の書類をお送りいたしますので、ご査収いただきますようお願い申し上げます。 敬具
送付書類
退会届 １枚 計１枚
以上
退会届の封筒の書き方
封筒の表に宛名を記入します。その時、赤字で「重要書類在中」と記すようにしてください。裏には差出人の住所氏名など連絡先を記入します。誤配送などが心配な場合や、確実に届いているかを確認したい場合は簡易書留などで送るようにしましょう。
退会届は形式的な内容を書く
退会届は①退会する相手の名前・団体名②退会する人の氏名、連絡先③退会する日時④退会する理由、の４つを必ず記さなければなりません。この４つは退会の処理を円滑に進めるためにも、そして退会後のトラブルなどを回避するためにも非常に重要なものになります。
また、退会する理由はその後の人間関係を円滑にするためにも相手に悪い印象を持たせないような当たり障りのないものにする必要があります。具体的な理由を求められる場合も、慎重にならなければなりません。「時間が取れなくなった」「金銭的な理由」のように自分に非があるような内容にして、相手に非があると思われないよう、印象を悪くしないように注意しましょう。
退会前にしっかり調査
団体によっては退会届の書類が用意されている場合もあります。そのときは、必ずその書類を使用するようにしてください。場合によっては、その書類でないと退会と認められないこともあるためです。
退会届はトラブルを避けるためにも、できるだけ提出した方がよいです。必要事項が書き損じることのないようにすべて押さえて、提出するようにしましょう。
また、習い事のように金銭にかかわるものは、返金があるか、違約金を支払う必要があるかなど、事前に調べておくことをおすすめします。退会後に実は支払わなければならないものがあったことが判明すると、新たなトラブルにつながることがあるためです。金銭トラブルはわだかまりが残りやすいので、退会する前にはっきりさせておくとよいでしょう。
すっきりした気持ちで退会しよう
初回公開日：2017年11月25日
記載されている内容は2017年11月25日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
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