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【状況別】ビジネス文書の例文と手紙での例文|送付状/依頼

初回公開日:2017年12月21日

更新日:2020年06月01日

記載されている内容は2017年12月21日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

ビジネスを展開していく上で、お互いの意思疎通のためには、丁寧なビジネス文書でのやりとりが、大変重要なこととなります。挨拶、お礼、お詫び、お願いなどケースにより、手紙やメールでビジネス文書を送り、用件や意思を正しく伝えましょう。

状況別ビジネス文書の例文とは?

送付状例文とは?

見積書や請求書、申込書などの書類を郵送する時に、一緒に添付し送付するビジネス文書のことで、添え状、送り状などとも称されます。ビジネスでのやりとりでは欠かすことのできない書類です。例文を参考にしてみてください。

<例文>
                書類送付のご案内

拝啓 貴社益々ご清栄のことと、心よりお慶びを申し上げます。平素は格別のご高配を賜り厚くお礼を申し上げます。さて、早速ではございますが、下記のとおり書類を送らせていただきますので、ご査収の上よろしくお願い申し上げます。
敬具
                 記
添付書類 ○○枚
                                   以上

依頼・お願いのビジネス文書例文とは?

依頼状、お願い状は、文字どおり取引先に物事を依頼したりお願いしたりするビジネス文書です。依頼状やお願い状を送る上では、頼みたいことを明確に示し、謙虚な姿勢でお願いしましょう。

<例文> 新取引開始お願いのビジネス文書
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶びを申し上げます。さて突然ではございますが、今後弊社と新規お取引をお願いしたく、本状を送らせていただきました。

弊社は○○の販売を手掛け、〇〇年の歴史を持ち、○○地方を中心に営業をさせていただいております。この度△△地方にも新規の取引先をお願いしたいと考えていましたところ、貴社のご隆盛を伺い、ぜひお取引をお願いしたいと存じます。

弊社の事業内容や実績につきましては、会社経歴書および営業案内書を同封させていただきますので、ぜひご検討の上ご連絡いただけましたら幸いに存じます。まずは略儀ながら書中をもってお願い申し上げます。
敬具

お礼の例文とは?

お礼の手紙は、会社同士の取引が成立した時や、品物やサービスを受けたりお世話になった時などに送るビジネス文書です。例文を参考にしてください。

<例文> 取引成立お礼のビジネス文書
拝啓 時下益々ご清栄のこととお慶びを申し上げます。さて、この度は御社とのお取引をお願いいたしましたところ、快くご承諾いただきましたこと、誠に有難く心よりお礼を申し上げます。

今後は、精一杯○○地方への貢献ができますよう、営業努力をさせていただく所存でございます。以後お引き立て賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。簡単ではございますが、お礼の挨拶とさせていただきます。ありがとうございました。
敬具

断りに関するビジネス文書とは?

ビジネス文書に限らず、お断りの文書を書く場合には、基本的に普通の手紙と同じく、返事は早く送ることがお勧めで、特にお断りの返事の先延ばしは、相手の落胆も大きいので、極力早く出しましょう。例文を参考にしてください。

<例文> 取引条件不一致のお断り
拝啓 貴社益々ご隆盛の事とお慶びを申し上げます。さて、先日の御社よりの取引条件に付きまして、ご返答させていただきます。

日頃ご支援をいただいている御社の強いご希望という事で、早速営業部会議において検討させていただきましたが、誠に残念ながら当初の契約どおりの取引条件にて、お願いしたいとの結論になりました。

大変申し訳ありませんが、当社としてご希望に添えない状況となりました。何卒悪しからずご了承くださいますよう、謹んでお願い申し上げます。また、今後とも変わらぬご愛顧、ご厚情を賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。
敬具

挨拶例文とは?

新会社設立などの挨拶のビジネス文書は、PR的要素も盛り込みますが、その場合には儀礼としての挨拶、品位を損なわない範囲で地図や業務内容を盛り込みましょう。例文を参考にしてみてください。

<例文> 新会社設立挨拶のビジネス文書
拝啓 新緑の候 貴社ますますご清栄のこととお慶びを申し上げます。平素は格別のお引き立てを賜り、厚くお礼を申し上げます。

さて、この度○○○を主な業務とする(株)〇○○を、下記のとおり設立いたしました。当社は○○○の業務に長い間に亘り携わってまいりましたが、顧客の皆様のご便宜を図るため、新会社を設立し、〇○○部門の充実に力を尽くすことになりました。

今後とも引き続き格別のご支援、ご指導を賜りますようよろしくお願い申し上げます。まずはご連絡かたがたご挨拶まで。
敬具

お詫びのビジネス文書とは?

ビジネス上で、何らかの不祥事が起きた場合には、即座にお詫びのビジネス文書を送ることが先決です。丁寧な言葉で心からのお詫びの手紙を送りましょう。例文を参考にしてみてください。

<例文> 商品未納のお詫び
拝啓 時下ますますご隆昌のこととお慶びを申し上げます。さて、先日ご注文いただきました商品の○○○の件ですが、製造が間に合わず、納期までに商品が整わない状態になってしまいました。

大変お急ぎのところ誠に申し訳ございませんが、一週間ほど納期を遅らせていただきたいと存じます。無理なお願いで申し訳ありませんが、何卒ご了解いただきますよう、重ねてお願い申し上げます。まずはお詫びまで。
敬具

書類送付例文とは?

ビジネスシーンで物品や書類を郵送する場合、送付状を同封して送る必要があります。ビジネス文書としてふさわしい送付状の例文をお知らせしましょう。

<例文>
拝啓 時下益々ご清栄のこととお慶びを申し上げます。平素は格別のご高配を賜り厚くお礼を申し上げます。さて、表題の件につきまして、以下送付させていただきます。ご査収のうえお取り計らいくださいますよう、よろしくお願い申し上げます。
敬具

                      記

             製品カタログ         2部
             品質企画書          2部

                               以上

お知らせの例文とは?

社屋の移転や取引商品の変更など、現在取引のある相手の会社に変更詳細を知らせるビジネス文書が、今後の取引のために重要になります。できるだけ細かい情報をお知らせしましょう。例文を参考にしてください。

<例文> 社屋移転お知らせのビジネス文書
拝啓 時下益々ご隆昌のこととお慶びを申し上げます。さて、かねてより予定しておりました社屋移転の日程が下記のとおり決定いたしました。地理的には御社からの距離も、少し近くなるのではないかと嬉しくおもっております。

お忙しい時期とはおもいますが、お時間がございましたらぜひ一度お運び頂き、弊社の施設などご覧いただければ光栄に存じます。今後とも更なるご愛顧賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。略儀ながらお知らせまで。
敬具

感謝のビジネス文書とは?

会社関係では、互いに協力したり配慮したりしますが、その関係をうまく継続するには、お互いの感謝の気持ちの表現が大切になります。ビジネス文書を駆使して感謝の気持ちを表しましょう。例文を参考にしてみてください。

<例文> 工場移転配慮への感謝
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶びを申し上げます。平素は格別のご高配を賜り厚くお礼申し上げます。

さて、この度は弊社工場の移転につきまして、多大なご配慮をいただき、心より深謝申し上げます。お蔭様で社内も落ち着きを取り戻し、工場も順調に稼働を始めております。

今後は皆様のご希望にも添える生産ができることとおもいます。今後とも倍旧のご愛顧を賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。
敬具

案内の例文とは?

ビジネス上で新製品の発売を前に、取引先に紹介するための内見会を案内するビジネス文書を送り、販売への協力をお願いしましょう。例文を参考にしてみましょう。

<例文> 内見会案内のビジネス文書
拝啓 新緑の候 貴社益々ご隆盛のこととお慶びを申し上げます。平素は一方ならぬご愛顧を賜り、弊社製品の販売につきましてご尽力を頂き、厚くお礼を申し上げます。

さて、弊社では、近日発売予定の○○○の内見会を、下記のとおり開催いたします。今回発売の製品は、当社の技術を結集させ開発した商品で、性能、デザインにおいてもご納得していただけるものと確信しております。

発売開始を前にご内見の上お披露目をするとともに、販売へのご協力を仰ぎたいと存じます。ご多忙中のところ誠に恐縮ではございますが、何卒ご来場いただきますようお願い申し上げます。略儀ながら書中をもちましてご案内申し上げます。
敬具

手紙でのビジネス文書の例とは?

【状況別】ビジネス文書の例文と手紙での例文|送付状/依頼
※画像はイメージです

ビジネス文書は、正確で簡潔な表現を心掛け、形容詞や装飾語が多い文章は、ビジネス文書には不似合いです。そして、曖昧な表現や誤字・脱字にも気を付け、用件を正確に伝えることを第一に考えましょう。

<例文>  年末年始営業のご案内
拝啓 年の瀬も押し詰まり、ご多用のことと存じます。さて誠に勝手ながら、弊社の年末年始の営業は、下記のとおりとさせていただきます。

皆さまにはご迷惑をおかけいたしますが、何卒ご理解のほどよろしくお願い申し上げます。今年一年、ご愛顧賜りまして心から感謝申し上げますとともに、皆様のご多幸をお祈りいたします。
敬具

ビジネスに大切な文書はこれできまり!

ビジネス上対象となる相手の会社とのやりとりは、挨拶に始まり契約、取引内容、納期、書類の送受、お詫び、感謝など、さまざまな場面でのビジネス文書が行き交うことが多く、その存在そのものが大切になります。 

そのビジネス文書は、相互にとって大変重要で、企業の社会的信用にかかわるポイントでもあります。丁寧で誠実な間違いのない内容のビジネス文書を送り、長年の取引を成功に導きましょう。

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