お礼文の書き方・文例・書き出しと結び｜ビジネス/メール
更新日：2024年09月16日
お礼文の書き方
贈り物を頂いたり、相手のお世話になった時は、きちんとお礼をするということが大人としての大切なマナーであることは間違いありません。直接お礼を伝えることも気持ちが伝わりやすくとても良いことですが、お礼をしたくてもなかなか直接会う機会が作れないという場合もあるはずです。そういった時はお礼文を送るのが良いと言えます。
今回は、お礼文の書き方についてお話しします。お礼文をきちんと送って礼儀を尽くすことは、相手に好印象を与えます。丁寧なお礼文の書き方を学んで、今後の人間関係を円滑に進めましょう。
手紙
お礼文を送る方法の一つとして、手紙があります。手紙でお礼をするのであれば、必ず手書きで書くことをお勧めします。手書きはその人の気持ちが表れやすく、受け取った相手にも親しみやすさを与えることができるからです。
また手紙でお礼文を送る場合は、相手から贈り物をもらったり、お世話になった後できるだけ早く送ることも大切です。できれば1週間以内に書いて投函しましょう。あまりにもお礼の手紙を送るのが遅くなってしまうと、感謝の気持ちが伝わりにくくなってしまいます。どうしても遅れる場合は、お礼が遅れたことを手紙の中で必ず謝罪することを忘れないようにしましょう。
贈り物をもらったのであれば、それをどのように楽しんでいるかなどを具体的に書くと、相手にもその情景が想像しやすく印象の良いお礼文になるということも覚えておくべき大切なポイントです。
メール
手紙以外にも、メールでお礼文を送るという方法もあります。できるだけお礼文は手紙の方が好ましいですが、相手の住所がわからないなどやむを得ない場合はメールでも構いません。
メールでお礼文を送る時は、手紙で送る場合よりも早くお礼文を送信することをおすすめします。メールは手軽にいつでもどこでも送受信できるツールです。ですからあまりにもお礼メールの送信が遅いと、感謝の気持ちがあまり相手に伝わらない可能性があるからです。早急にお礼のメールを打つことで、心から感謝しているということを伝えることができます。
また、メールでお礼文を打つ時は改行に気をつけ、そのメールを受け取った相手が読みやすいかどうかに配慮することも大切です。改行をいっさいしないで打つと、画面上で文章が詰まった印象に見えてしまい読みやすさも半減してしまいます。相手がどのように感じるかを考えながらメールを打つと、読みやすい文章になります。
ビジネスでのお礼文の書き方
ビジネス上でお世話になった相手にお礼文を送るケースも多々あります。ビジネスの場合は、メールでお礼文を送付することがほとんどですので、お礼文をメールで送るケースについてお話しします。
お礼文を送るタイミング
取引先への訪問や打ち合わせがあったり、飲み会や食事会に参加した後はお礼文を送ることがビジネスマナーです。午前中の訪問や打ち合わせであれば、当日の夕方までにお礼文を送るように心がけましょう。午後以降の訪問であれば、翌日午前中までにお礼文を送ることがマナーであると覚えておいてください。
また、飲み会や営業の同行などで、社内の上司にお礼文を送るケースも多々あります。この場合は、翌朝の始業直前や始業直後に送ると、上司を煩わせることもなくスマートだということを覚えておいてください。
ビジネスでのお礼文のポイント
ビジネス上では、取引先や会社の先輩など相手によって距離感が大きく異なることがよくあります。ですから、相手との距離感に配慮した書き出しにすることがとても大切です。相手との距離感によって「初めてメールを送らせていただきます。」や「突然のご連絡失礼いたします。」などの言葉で書き出し、相手に失礼のない言葉を選びましょう。
取引相手に送る場合は、相手の会社名を「貴社」と表現することを覚えておいてください。「御社」と表現するのは話し言葉だけですので、混同しないように注意し、正しい敬語を使ってメールを打ちましょう。
シーン別！お礼文の書き方例
シーン別に、お礼文の書き方は大きく異なるはずです。次は、シーン別にお礼文の書き方例についてお話しします。
内祝い
初回公開日：2018年04月26日
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