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【職種別】改善提案ネタの紹介|事務/営業/経理/製造業/工場

初回公開日:2017年11月08日

更新日:2020年02月08日

記載されている内容は2017年11月08日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

政府が働き方改革を盛んに唱える前から、企業は生産性重視の改善提案のネタをQC活動やPDCAを上手く回すことで打ち出してきました。昨今では、営業など個人のスキルが可視化できないと思われていた業務が、ITソフトの導入により可視化され、効率が重要視され始めています。

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職種別の改善提案ネタの紹介

事務

良い改善提案は、「今まで○○に何時間かかっていたのが××時間減った」など目に見える効果を生みます。またマネージメントのPDCAのサイクルにも良い影響をもたらします。

業務改善ネタとしては、例えば、

・今まで紙ベースで判子をもらっていたのをメールなどの機能についている電子認証を使った電子承認にする

・書類をデータベース化して、キーワードからの検索、時間順、期間中の検索が降順・昇順で行えるようにする

などがあるでしょう。

また、社員の予定が共有できるように、予定表機能が付いたソフトウェアを導入すると空き時間も分かり、次のミーティングの予定を入れられるなど、一々上司が社員に予定を聞く時間が省けます。これも立派なネタです、これは、ホワイトボードでもかまわないでしょう。

また、電話の取次ぎは、各個人の固定電話を設け、その固定電話に転送すると自動的にその人の携帯電話に自動的に転送するよう設定しておくと、今まで外出等で不在の人に対して一々携帯電話に電話をかけて、「○○さんから電話がありましたので折り返しお電話してください」と連絡する手間が省けます。

つまり、あなたが仕事をしていて、こんなことができれば、煩わしくなく楽なのにという事を上司やIT部門に提案・相談してみることです。

営業

営業の業務改善ネタの方法といえば、

・SFAの導入

・営業代行

・プロセス改善

が標準です。

SFA(営業支援ツール)とは

Sales Force Automationの略で、日本では営業支援ツールが標準の呼び名です。

顧客や案件の進捗など営業に関する情報を記録、管理し、ツール上で確認できるソフトウェアです。営業マン同士の情報共有ができるし、進捗が分かるので、アポイント獲得から商談成立までの時間やプロセスが分かり、このパターンで行くと上手くいくというというパターンが分析できます。

SFAはAI機能が標準で付いていますし、SNSやWebメールから情報収集することが可能です。しかし、そもそもツールを使いこなせるという前提となります。

営業代行とは

アポ取り、訪問、契約、アフターサービスといった営業業務のすべて、または一部分を代行するサービスのことです。

確かに営業の手間は省けますが、代行してもらう以上それなりのランニングコストが掛かりますし、自社の若手が育たない、機密情報の流出などの会社の将来に関わる問題も抱えていくことになります。

家事を代行する家政婦のなかにも料理が上手、下手があるように、営業代行といってもサービスによって品質は変わりますから見極めが必要です。戦略によって、営業エリアマップに基づいてアウトソーシングすることで、デメリットを最小限に抑えることが可能です。

プロセス改善とは

営業の成果に至るまでのプロセスをフィードバックし、改善することで、効率化を図る手法のことを言います。専門家であり第三者の外部のコンサルタントのほうが課題や不必要な費用を見つけ出せる確率が高くなります。

基本的にはコンサルタントの指摘するツールの導入により、ルーティンワークなどの時間がかかる手間を省けます。しかし、外部のコンサルタントはやはりランニングコストが掛かります。

経理

経理が困っている問題に対しては、ロジカルツリーの手法が効率的です。これは、まず事実を列挙し、さらにその原因を列挙し、そして掘り下げ分析するという手法です。この手法を使って改善提案のネタを考えてみてはいかがでしょうか。

例えば、ルーティンワークである銀行への支払いを全てインターネットバンキングで行うと、

・預金残高や入出金の確認、銀行振替や給与振込、外国への送金などがいつでもできる

・銀行に行く時間、銀行で待つ時間がなくなる

・クラウド会計ソフトと連動させれば、銀行やクレジットカードの利用記録に連動して取引のデータを記録できる

・経理・会計処理を自動的に行うことができる

などの時間の短縮、業務の効率化などの改善が見込めます。つまり、人件費の削減、処理時間の削減が見込まれます。

製造業

製造業の改善提案ネタと言えば、ERPパッケージを導入することが挙げられます。製造業向けERPソリューションを導入することによって、下記の効果が期待できます。

繰返生産/個別受注生産に対応という改善提案ネタの例は、

1.MRP型の繰返生産(見込生産)

2.個別受注生産

3.生産形態に対応可能半製品までを、見込生産し

4.最終製品を受注生産する

です。つまり工場の製品生産の4つの異なる生産形態の混在も可能となります。

MRPとは、半製品・部品・材料について、「必要なものを」「必要なときに」「必要なだけ」購買したり製造したりするための計画を行うこと

出典: http://www.hitachi-systems.com/ind/fs/words/production-100/ |

PSIに基づく生産計画立案

需要(販売見込、内示受注、確定受注)、供給(製造指示)に対し、在庫情報を照会し、これに基づき、必要な生産計画の立案が可能となります。つまり、製品の不足や過剰在庫を減らせるという改善提案のネタになります。

PSI計画は日本語でいうと生販在計画となり、それぞれProduction(生産)、Sales(販売
計画)、Inventory(在庫)の頭文字を使用しています。
生産・販売・在庫を同時に計画することをいいます。

出典: http://www.answer-factory.jp/?qa=283 |

負荷照会と負荷調整

手配先(製造ライン、部門等)毎の負荷状況を照会し、負荷調整(手配先変更、日程変更)をすることも可能となります。つまり、工場をフル活動の基準を決め、それより負担が多ければ、日程調整などを行い、工場生産の負荷を均一にするという改善提案のネタになります。

ロットトレースによるトレーサビリティ強化

原材料ロットから最終製品ロットの受払情報を照会する追跡先、逆に最終製品ロットから、使用原材料ロットの受払を照会する追跡後に対応に対応します。

発注、製造、受注、出荷の各明細データにロット番号を保持することにより「クレーム発生時の発生要因の調査」「不良品検出時の影響範囲調査の両方向の追跡」が可能になるので、大幅な改善提案になります。

また、ロット番号に加えて、シリアル番号の管理も可能にできるという改善提案のネタになります。

つまり、4つの改善提案ネタでとりあげた

・異なる受注体系の製品の生産
・製品の生産計画の立案
・生産ラインが一定の稼働となるようにする
・不良品の発生個所、発生期間などでどこで問題が起こっているか

が、すぐにわかる追跡機能を持つのが製造業向けERPです。

工場

工場の改善提案については、QC活動が昔から行われてきました。今の日本品質の評価が高かったのは、QC活動があったためです。

工場は、いかに高い品質の製品を大量に生産できるかが常に求められてきました。改善提案のネタとしては、さらに高い品質と生産性を上げるために、現状の問題点を見つけることから始めます。

例えば、不良率を数パーセント下げるだけ、次の工程への待ち時間を減らすなども改善提案のネタになります。つまり、ボトルネックとなっている点を洗い出し、それをパレート図などのQC7つ道具を使い、分析して、解決案を出します。

QC活動は、そのためのプロジェクトを構成するわけではなく、リーダーを決める以外は全員参加します。そのことにより共通の目的意識を持ち、コミュニケーションを図り、協力しあうことになります。

工場ほど、効果が数字に明確になるものはありません。改善点が有効であれば目に見える形で結果が表れます。

SEなど

SEの仕事のすべては、フレームワークを使って均一な品質にすることができます。これを改善提案することで、人の技量による品質のばらつきを減らすことが可能です。

顧客が欲しいシステムの要求仕様分析については、RDRAという要件定義のフレームワークがあります。一応、ベテランのレビューは必要です。

アジャイルという顧客にシステムがすぐ可視化できるという方法もあります。しかし、顧客があれも欲しいこれも欲しいというような、顧客自体の改善提案のネタが絞り込めない状態では、結局、収集がつかなくなってしまいます。このため、やはりディレクターが必要です。

次にプログラム作成の生産性と品質が必要となりますが、これもフレームワークが改善提案のネタとなります。それは、詳細設計、データベースの設計ができていれば、例えばRubyAndRailsでは、rakeコマンドで、データベースを作成し、Scaffoldingを使えばM(モデル)V(ビュー)C(コントローラ)と言う枠組みができ上がってしまいます。

それに、さらに必要な機能を、MVCのファイルにつけくわえていけばいいです。フレームワークの構造が分かっているという閾値を越えるレベルであれば、そんなに優秀なSEやPGでなくても簡単にできますし、生産性と品質をクリアできます。

Webアプリケーションでも無くてもフレームワークは用意されています。そういう点では、改善提案のネタとなります。

事務所やオフィスの改善提案ネタの紹介

安全

オフィス全般

オフィスでは、ハウスマナーや事故防止、機密保持などの細かい規則が設けられています。改善提案のネタは下記に加えて探さなくてはなりません。

例えば、通行方法の手順や通路に物を置かないなどは、少ない人数のビルではあまり関係ないでしょうが、朝、人員整理が必要なくらいの大きなビルでは、どうしても必要となってきます。

作業の安全のためには、姿勢や、机や事務機の端に腰掛けるなどやってはいけないことが多々あります。それをネタとするといいですしょう。また、当然と言えば当然ですが、こぼれた液体を拭く、ガラスやカッターに気を付けるなども大事ですし、ごみの分別もうるさく言われます。

例えば、意外に紙は指を切り易いです。そのため、重要な書類を汚損することがあります。

これらのようなハウスルールはオフィスで、精通した指導員がいるのが普通です。

また、機密保持のために、携帯の持ち込み厳禁、内部の情報をエレベーターでは言わないなども義務付けられます。最初は、窮屈でしょうが、これも大勢の人が働くために、必然的に出来たルールです。慣れることが必要です。

コンピューター関連

コンピュータ関連の安全対策は、コンピュータなどを目を酷使し、座りっぱなしの仕事をしている人に必要です。

その他、昼休みなどの休み時間でも、私用に閲覧してよいWebページなどの監視(ソフトウェア開発などは仕事上参照してしまう事もあるでしょう)、ウィルスチェックソフトの導入、機密ファイルの一元管理などが徹底されています。

オフィスに設置するコンピュータ関連の安全対策

お使いのコンピュータの正しい設置について、ここにいくつか提案を行います。
大腿部が床と平行になるように、また足の裏が床あるいは足載せ台にぴったり付くように腰掛ける。
ひじが直角になるように、また前腕が床とほぼ平行になるように、机とイスを調節する。
キーボードと同じ高さのリスト・レストを使うことによって、手首をまっすぐの位置に保つ。
マウス(あるいは他のポインティング・デバイス)は、キーボードと同じ高さの平面でかつキーボードに近い位置に置く。
モニターは真正面に置き、だいたい前腕の長さだけ離し、画面の一番上が目の高さより少し下になるようにする。本を読むときと同じように、モニターは斜め後ろに傾ける。
書類を目の高さに置き、また画面と近づけるために原稿台を使う。
反射を防ぐには照明とモニターを調節するか、あるいは反射防止フィルタを使う。
反復的な動作の伴う作業あるいは不自然な姿勢を伴う作業を行なうときは、ストレッチのために定期的に休憩をとるか、あるいは他の作業と交替する。

出典: http://www2b.biglobe.ne.jp/~kanemori/zakki-office_safe.htm |

環境改善など

オフィスに設置するファイルキャビネットは、落ちるという前提で、設置しなければなりません。ペーパーレス化が叫ばれている今でも、紙ベースの資料はまだまだ必要です。書類の置き方一つで重心が変わってきます。

地震等の災害でなくても、ファイルキャビネットは傾いたり落ちたりしますので、しっかり固定しておくことが必要です。

オフィスに設置するファイル・キャビネット関連の安全対策

ファイル・キャビネットは事故の主要な原因であり、注意して使用しなければなりません。

警告を無視すると、ファイル・キャビネットによって、挟まれたり、切り傷を負ったり、押しつぶされたり、つまずいたりすることがある。背が高く重いファイル・キャビネットには常に注意を払う。引き出しが開いていたら、倒れることがある。重いファイル・キャビネットは、倒れるのを防ぐため、しっかり固定すべきである。
ファイル用引き出しを開けたり、閉めたりする際には用心する。1つのファイル用引き出しだけを開ける。そして取っ手を使って閉めることで指が挟まれないようにする。ひざやひじを使って、つまり手以外の部分を使って引き出しを閉めてはいけない。すぐにまた開くことになっていたとしても、使ったら引き出しをすぐに閉める。
開いているファイル用引き出しの上に乗ってはいけない。
滑り止めの付いた小型のステップ・スツール(上部のファイル・キャビネットを利用するために使う)を廊下から離れた場所にきちんとしまっておく。
紙による切り傷を避けるために指サックを付ける。

出典: http://www2b.biglobe.ne.jp/~kanemori/zakki-office_safe.htm |

品質向上のための改善提案ネタの紹介

品質向上のための業務改善のネタの例を紹介します。あるIT企業は、マーケティングのコンサルタントに依頼して高額な営業戦略の費用を払っていました。また、広告費も大きな負担になっていました。

そこで、改善提案のネタとして、Facebook広告、Instagram広告を利用することを提案しました。また、自社のユーザー専用のフォーラムのHPを立ち上げ、会員になると最新の製品に関するニュースを参照できるようにして、そこで気に入ったニュースをFacebookでシェアすれば、ポイントが貯まるようにしました。

つまり、FacebookやInstagramで自社の製品やイベントを紹介することで、SNSがリーチ(参照率)やターゲット層や地域が絞り込め、IT企業のフォーラム会員でかつFacebookユーザーが興味あるニュースや情報をシェアすることにより、その友達が参照する確率が多くなります。

これで、マーケットの年齢層や住んでいる地域が絞られ、新聞1面(1千万と言われています)やテレビのCMに掛かる宣伝費が大幅に削減できるという改善提案ができます。

また、フォーラム会員やFacebookユーザーがそのIT企業の最新のテクノロジーを知ることができ、そのフィードバックで更にユーザーのニーズに沿った製品の開発に役立ちますし、株価にも反映します。つまり、USP=独自の強みを持った「製品」、「ソリューション」の確立にも役立ちます。

USPを持つことにより営業は商品を売り込みやすくなりますし、リーチから得られたターゲット層を重点的に営業するか、もっと幅広い年齢層まで広げるか戦略を立てることができます。

営業の要らない商品(化粧品・バッグ等)は、Instagram広告から誘導してECサイトで買ってもらうという方法もいいでしょう。

改善提案のネタはあなたの身近に

今までの記事を振り返ってみると、事務・営業など、可視化できないと思われそうな業種でもITソリューションのパッケージソフトを導入することで、業務効率が大幅に改善されることが分かりました。

製造業も生産や品質改善はやってきましたが、数品種の生産、在庫管理・発注立案など、今まで人の経験値でやっていたことがITにそれを入力することで、過去データから推論し、新立案までやるようになりました。

昔はSEは技術に負う事が多く、プログラムの生産性や品質だけにフォーカスが当たっていましたが、昨今は要求仕様分析までできるようになってきていますし、フレームワークで、アプリケーション(UI),データベース、処理も一気にできるようになりました。

自分の仕事がITソリューションに取って代わられると考えるより、ITソリューションに任せられるときは任せて、自分はもっとクリエイティブな仕事に専念できると考えた方がいいでしょう。また、情報の共有化により、後輩の育成にも手間が省けるという考えに切り替えましょう。

そして、米国のように、プライベートのON/OFFで、自分のための時間が作れるようになり、過労死などの不幸な事故を防ぐことができるようになります。

このように、改善提案はあなたの身の回りにあります。いつもアンテナを張ることで、あなたの周りをより良くできるでしょう。

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