改善提案のネタの集め方｜事務/工場/営業/品質・書き方や事例

清掃とは、「職場をきれいな状態にして、いつでもすぐに仕事ができるようにすること」です。例えば、工場のラインで、始業前に清掃を行うことで、万一油漏れやさび、金属粉の飛散などが見つかれば、その設備に大きな故障が発現する前に手立てすることができます。

清掃は毎日コツコツと続けるところに意味があります。そこでポイントとしては、「1作業1片付け」で、時間をかけずにこまめに清掃をすることが挙げられます。

例えば、出張に行った後、カバンの中の書類や交換した名刺はすぐに出して整理することです。そうすれば、スムーズに報告書の作成に取り掛かれますし、名刺交換をした人に、すぐにメールや電話を入れることで好印象が持たれ、ビジネスチャンスが広がることにもなるでしょう。

発表資料は？

発表資料としてを使うケースが多い、パワーポイントを想定してお示ししましょう。まず、亜鉛隊の構成ですが、その際に「PREP法」を用いるのが有効でしょう。

「PREP法」とは、（P)OINT：結果、（R)EASON:理由、（E)XAMPLE：具体例、（P)OINT：結果の頭文字を取ったもので、文章の構成方法の一つですが、プレゼンにも活用できる手法です。

改善提案の場合の手順として、①「何を提案したいのか」を述べる、②「なぜ、その提案をするに至ったか、現状と課題」を述べる、③「改善の結果どのような状態が期待できるかを数値を入れて示す、④最後にもう一度結論を述べ、実行することで組織全体として非常に有益であることを重ねてアピールする、という組み立てをすればいいでしょう。

制限時間を守るのは必須事項です。1分間300字程度と想定して資料の分量を調整しましょう。

報告書は？

次に、報告書の書き方について見ていきましょう。文章の構成については、先にお示しした「PREP法」が有効です。ここでは、報告書に入れるべき必須事項についてお示しします。必要なな項目は次の通りです。

・現状、・問題点、・改善提案の趣旨、・改善提案の具体的内容、・必要となる経費や時間、・期待できる効果、・実施に当たっての問題点、・必要な添付資料

特に大事な点は、提案内容をできるだけ具体的に示すことです。その際には６W（Who誰が 　Whom誰に　Whenいつ　Whereどこで　What何を　Whyなぜ）３H（HowどのようにHow manyどのくらいの数で　How muchいくらか）を明確にしましょう。

改善提案が思いつかない時の対処法は？

改善提案の提出が求められているが思いつかないという悩みを持つ人も多いでしょう。その時の対処法を見ていきましょう。

具体的な対処方法は？

改善提案のコツとして次のような点が挙げられます。①改善を定義づける：例えば組織のミッションやビジョンから発想します。②身近なところから探す：毎日仕事をしていて、こんなやり方はどうかとか、机のレイアウトを変えればなど気付いてはいても無視している場合が少なくありません。まずは身の回りの小さな変化を起こしましょう。

③他部署や同業他社の事例をリサーチする：模倣は駄目だと思い込まずに、良い例はどんどん模倣しましょう。まったく同じやり方はNGです。自部署の組織風土などに合わせた仕様にリフォームしましょう。

改善提案を機能させて持続可能な組織経営を！

改善提案について、現状における制度の問題点も含めて、いかにすればよい改善提案を出すことができるのか考えてきました。改善提案は、第一義的には働く人のためにあるもので、その成果が組織全体の駅に繋がります。働きやすい職場環境を創るためにも、積極的に改善提案を活用しましょう。