「確認しました」とメールで返信するときのマナーは？例文付きで解説
更新日：2024年09月29日
相手からのメールに「確認しました」と返信するべきか迷ったときの対応
相手から送られてくるメールによっては、「確認しました」と返信するべきか迷ってしまう場面もあるでしょう。
ここでは、5つの場面別に返信のルールについて紹介しています。
基本的に返信メールは必要と伝えてきましたが、条件によっては送らない方がよい場合もあります。その点について詳しく説明しているので確認していきましょう。
「返信は不要です」と書いてあった場合
送られてきたメールに「返信は不要です」と書かれている場合どうするかご存知でしょうか。
結論をいうと、返信メールは送るのが丁寧な対応です。
「返信不要」の意図を考えると、こちらが相手を気遣うように、相手も気遣ってくれている場合があります。返信してはいけないという内容でない限り「確認しました」と連絡し、円滑に業務を進めましょう。
文末が締めくくりの言葉で終わっている場合
届いたメールの文末に締めくくりの言葉が使われて終わっている場合は、返信していいのか迷ってしまうことはありませんか。
締めくくりの言葉があれば、そのメールで完結したい意図が考えられるため返信は必要ありません。
ビジネスのメールは、マナーとして返信するよう説明してきましたが、相手が返信を不要としているならメールを返さなくても大丈夫です。
宛名がCCで送られてきた場合
CCとはカーボンコピーの略で、宛先に送信した内容を、複数人で共有する場合に使用されます。CCで確認メールを受信した場合には、返事する必要はありません。
しかし、本文で自分を「○○様」と指名し送られてきた場合には、返事が必要となります。CCでメールを受信した際も、当事者として、本文をしっかりと読み、状況把握につとめましょう。
相手のメール内容に不備があった場合
相手から送られてきたメールに不備があった場合は、相手に「確認しました」という旨の返事と、不備を伝える必要があります。
不備を伝えたうえで、「〇月〇日までにご回答いただくことは可能でしょうか。」と添えると、先方の都合を考慮している姿勢が伝わり、好印象を与えられるでしょう。
また、急ぎで修正をお願いしたい場合は、電話で直接伝えるようにしましょう。
「確認しました」と返信したメールに対して返信が来た場合
「確認しました」とメールを送った後、先方から対応した旨の返事を受けた場合は、さらに返事をすべきか迷うシチュエーションだと思います。
このときは、忙しいなか時間を割いて作業してもらったことに対して、お礼の一言を返すことをおすすめします。
すぐに返答できない場合はどうする？
「確認しました」と返信は早くするのがマナーと伝えてきましたが、確認に時間がかかるなど状況によってはすぐ返信できない場合もあるでしょう。
このような場合は、相手に確認するのに時間が必要な旨を連絡して理解してもらうことが大切です。
何の連絡もせず、連絡が遅いと相手によくない印象を与えてしまう可能性があるので注意しましょう。
「確認しました」の英語表現は？
初回公開日：2018年02月13日
記載されている内容は2018年02月13日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
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