「確認しました」とメールで返信するときのマナーは？例文付きで解説

「メールの返信の仕方が正しいか不安だ」
「確認に時間がかかる場合の返信方法をしりたい」
「基本的な返信のルールを把握したい」
このようにビジネスシーンで必要になるメール返信を正しくできているのか不安な方もいるのではないでしょうか。

本記事は、基本的なメールの返信方法や「確認しました」という返信メールが必要なのかについて言及し、例文を使って返信の流れを分かりやすく説明しています。

この記事を読むことで、社会人として身につけたいメールのマナーを把握し、正しい返信の仕方や相手に丁寧なメールを送れるようになるでしょう。

メールの書き方に不安のある方や相手に喜ばれる対応の仕方を知りたい人は、ぜひチェックしてみてください。

「確認しました」という返信メールは送った方がよい？

メールのやり取りで、確認するだけでよい内容の場合は返信の必要があるかどうか迷うことはありませんか。

結論から言うと、「確認しました」と返信することがビジネスメールのマナーです。

メールの内容的に返信しなくても問題がないとしても、確認したと相手に伝えることで円滑に仕事が進められます。相手によっては、返信がないとメールを確認し忘れているのではないかと不安を与えてしまう可能性もあるため、返信するのがよいと言えるでしょう。

「確認しました」と返信メールを送るときのマナー

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メールで連絡がきた場合「確認しました」と返信するのがマナーですが、どのように対応したらいいのか疑問を持っている人もいるのではないでしょうか。

返信メールを送るときに意識したいポイントを6つ紹介します。

6つのポイントを押さえ与えられるでしょう。れば、ビジネスマナーが理解できている社会人としてよい印象を与えられるでしょう。

返信はできるだけ早く

メールは、確認次第できるだけ早く返信しましょう。

内容を確認したときに問題があれば、その旨を相手に連絡し円滑に仕事を進めることができます。逆に返信がなく、レスポンスが遅いと問題が見つかった際に時間がかかってしまう恐れがあるでしょう。

返信が早ければ、相手から対応が早い人だとよい印象を持ってもらえるため、ぜひ心がけてみてください。

業務時間内に送る

メールは業務時間内に返信するのもマナーです。

業務時間外に返信した場合、急ぎの案件であれば相手は勤務中に確認できず、プライベートの時間を削らなくてはいけなくなってしまう恐れがあります。終業時間直前の返信も同じことが言えるため注意が必要です。

どうしても業務時間内に確認ができない場合は、改めて連絡すると伝えれば、相手にメールを受け取ったことと状況を伝えられます。

件名は変更しない

「確認しました」という内容のメールは、件名を変更する必要はありません。

むしろ、件名を変更してしまうと受け取った相手は、メールの内容が何なのか思い出すのに時間がかかったり、分からなくなってしまったりする可能性があります。

相手が見て、すぐに内容が分かるタイトルが好ましいと言えるでしょう。

本文はシンプルにまとめる

相手に内容が伝わりやすいように本文はシンプルにまとめましょう。

相手に「確認しました」という内容を伝えるのが重要なため、それ以外の内容を多く書いてしまうと、分かりづらい可能性があります。

万が一、メールだけでは対応が難しい内容であれば、電話や他の連絡方法を検討するのも1つです。

敬語は適切に使う

敬語を適切に使うことはメールでも重要なマナーです。

対面で相手と話す場合、言葉遣いの他に表情や立ち振る舞いなどから相手の情報を得ることができますが、メールは文面のみの情報しかありません。取引先や上司のように目上の人に誤った表現を使ってしまうと印象を悪くしてしまう恐れがあります。

特に就活生は、メールで企業とやり取りをする機会が多いので、正しい敬語を使って社会人になる準備ができているとアピールしましょう。

感謝や気遣いの言葉を入れる

感謝や気遣いの言葉を入れ、相手とコミュニケーションをとる努力をしましょう。

仕事のメールはプライベートと違うため、どうしても硬い文章や形式的な内容になりがちです。そこで、感謝の言葉を一言添えるだけで印象がよくなるきっかけになります。

「確認しました」と業務的な内容であっても、表情が見えないメールだからこそ、気持ちをしっかり伝えましょう。