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辞令交付式の司会のやり方|挨拶/渡し方/例文/マナー/服装

初回公開日:2017年11月13日

更新日:2020年06月01日

記載されている内容は2017年11月13日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

一般的に入社式で執り行われる辞令交付式。社員の「人事に関する重要事項」を間違いなく本人に渡すという大きな役割を持っています。新入社員も既存の社員も流れやマナーを確認して、受け取る時に恥をかかぬよう、司会を任されてもスムーズにできるようにしておきましょう。

辞令交付式の司会のやり方

辞令交付とは自分の勤めている企業から「入社・昇進・異動」の際に辞令をくだされることです。メールで社内に配信されたり任命書を交付されることが多いですが、辞令交付の際に会社で正式なセレモニーを行うところもあります。ここでは辞令交付式の司会のやり方を説明します。

辞令交付式の式次第

司会をするにあたり式次第が必要です。大まかな流れとしては、開会の挨拶→社長の挨拶→来賓の挨拶→辞令交付→役員・部長紹介→閉会の挨拶となります。

式の進行のポイント

司会をするのが初めてだとわからないことが多いはずです。同じ部署や課に司会の経験がある上司がいる場合は、事前に流れややり方を教えてもらうのが良いでしょう。先に述べた式次第はあくまでも大まかな流れですので、企業によって流れは変わってきます。また、与えられる時間配分も異なります。

「社長の挨拶が〇分」「辞令交付が〇分」と細かく決めることはやめておきましょう。自分だけで進めるならまだしも、社長や役員など他の方が関わってきます。そのため時間配分も予定どおりには進まないでしょうし、何が起こるかわかりません。事前準備は大切ですが臨機応変に対応できるように心構えしておいてください。

辞令交付書の受け取り方

入社式での辞令交付は複数の人が受け取ることになります。一般的には社長が渡す側として前に立ち、向かい合うように辞令を受け取る側が並んで受け取る方法がとられます。受け取る手順は次の通りです。

1.自分の名前が呼ばれたら大きな声ではっきりと返事をします。立っている場合はそのまま、座っている場合は素早く立ちます。

2.交付者の前まで歩いていき、姿勢よく立ちお辞儀をします。そのままの姿勢で辞令が読み上げられるのを静かに聞きましょう。

3.辞令が読み終わったら少し前に進み辞令書を受け取ります。その際、左手→右手の順で手を差し出し、両手で辞令書を受け取ります。

4.深く一礼をし自分の席まで戻りましょう。

この順序をやり方を頭に入れておけば失礼の無いように辞令交付書を受け取ることができるでしょう。

辞令交付式の挨拶の仕方

辞令交付式での挨拶で重要なのは内容よりもイメージです。毎年行われる辞令交付式で挨拶の内容を一語一句聞いている社員は少ないでしょう。そんな中で社員が気にしているのは、挨拶をする者の態度、声のトーン、身だしなみなどのマナーです。

初めての場で、社長をはじめ多くの上司や役員の前で挨拶をするのはとても緊張することです。最低限マナーを守り、明るく元気にハキハキと挨拶することを心がけましょう。

辞令交付日の日程

新入社員の辞令交付は入社日すなはち入社式で行われることが一般的です。企業によって異なりますが、基本的には4月1日に行われます。辞令交付日がいつになるのかは辞令交付日の1週間前には先方から連絡があるはずなので、間違えないように確認しておきましょう。

辞令交付日が休日に当たった場合

辞令交付日である4月1日が土日祝日、あるいはその企業の休日に当たった場合は日程をずらします。大方休み明けのよく営業日に行いますが、前倒して3月中に行うところもあります。

辞令交付式の服装

企業の正式なセレモニーである辞令交付式では服装にも気を付けなければなりません。身だしなみでその人の印象は大きく左右されますので注意しましょう。

制服がある場合

制服がある企業であれば服装に迷うことはありません。指定された制服を着用するのか否かを事前に確認し、着用する場合にはアイロンをあてて辞令交付式に参加します。

男性の場合

男性は正式なセレモニーやかしこまった場にはスーツでいけば問題はありません。その際にはダークスーツを着用することをお勧めします。リクルートスーツで無くても構いませんが、派手なストライプやチェック柄などは避けましょう。シャツも派手な色付きのものは避け、白無地のものにしっかりとアイロンをあてたものを着用します。ネクタイも派手ではない控えめなものが良いとされます。

スーツの着方ですが、正式な場では一番下のボタンは明けておくのがマナーです。また身体にあったサイズのものを選びましょう。靴はしっかりと磨いて式に臨みます。

また、髪型は耳にかからない程度に短くし染髪はしない方が良いでしょう。髭は剃り、普段ピアスなどのアクセサリー類を身に付けている人でも外して参加しましょう。

女性の場合

女性も場合は男性のスーツに匹敵する服装を心がけます。リクルートスーツで無くてもかまいませんし、スーツの指定がない場合はオフィスカジュアルでもかまいません。派手になりすぎないように注意しましょう。たとえば、襟付きのシャツを着用してスカートはひざ丈のものを選びます。ジャケットは着用しましょう。パンツスタイルでも問題ありません。

女性の場合は服装よりも化粧や装飾品に気を付けることが重要です。髪の色は明るすぎず、お辞儀をした時に顔にかからぬように長髪の場合は結んでおきましょう。化粧は派手になりすぎないように心がけます。化粧は社会人の身だしなみの一つですのでスッピンは避けてください。アクセサリー類もできるだけ控えて、さり気ない程度にしておきましょう。

辞令交付式の時期

先にも述べましたが入社式の際に辞令交付式を行う企業が多いので、一般的には4月1日とされています。人事異動の際も辞令交付式を行う場合は同じ時期にすることが多いです。

辞令交付式のマナー

企業から辞令交付されるということは大変大きな意味を持ちます。入社の際の辞令交付は一度きりですので、大きな意味を持っていることを自覚して式に臨みましょう。

辞令交付式は正式なセレモニーですので、ピリピリと重い空気が流れています。そこで無駄話をして学生気分でいるようなことはやめましょう。キリッと社会人としての振る舞いをします。それに伴い服装などの身だしなみも気を付けましょう。ダサいから、目立ちたいからというような考えは捨て、上に述べたように社会人としての身だしなみを心がけてください。

辞令交付書の例文

辞令交付書はただの連絡文書ではなく命令文書であることを念頭に置いておきましょう。「人事に関する重要事項」ですので、内容に誤りが無いように細心の注意を払います。例文を参考に見ていきましょう。

書き方としては「○○年〇月〇日付で○○部○○課の勤務を命じます」という文章が一般的です。シンプルではありますが、いつどこの部署に配属されるのかが明確です。この文書の前後には、誰に対して交付したものであるのか、誰が交付したものであるのかを明記する必要があります。

辞令交付書の渡し方

辞令交付書は辞令交付式で渡します。交付する者(社長や専務など)が壇上に立ち、もしくは会場の前に立ち、その交付する者の前に受け取る者(新入社員など)が辞令交付書を受け取りに行くのが一般的です。受け取る側のマナーは述べてきましたが、正式な場ですので交付する側も気を引き締めて辞令交付書を渡すことが望ましいでしょう。

重要な意味を持つ辞令交付式

辞令交付は「人事に関する重要事項」を間違いなく本人に伝えるために大きな意味を持っています。辞令交付式には間違いが無いように細心の注意を払い作成した文書を正式な場で本人に渡すという重要な意味合いがあります。また、入社式という正式な場で辞令交付式を行うことで、交付された者の強い自覚を促すという効果もあるのです。

新たなフィールドで新しい一歩を踏み出す新入社員、部署を変わり今までと異なる業務に携わっていく社員が今一度気を引き締めて今後の業務に対する抱負を抱く大切な辞令交付式。マナーを守ること、身だしなみに気を付けることはもちろんのこと、事前に心構えをして臨む必要があるでしょう。

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