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面接後に辞退するメールの送り方・電話の例・時間と辞退する理由

初回公開日:2018年02月22日

更新日:2020年02月21日

記載されている内容は2018年02月22日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

転職活動中やアルバイトを探している時、面接後に辞退したいと感じたことはありませんか?面接後の辞退はとても勇気のある決断ですが、マナーを守れば大丈夫。メールや電話で面接後辞退の連絡をする際の押さえておくべきポイントをご紹介します。

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面接後に辞退したい時は?

転職活動中やアルバイトを探している時、応募の時点では分からなかったことが、面接に行って初めて見えてくる場合があります。張り切って面接に行ったものの、職場の雰囲気が自分とは合わなさそうだと感じたり、雇用条件が募集記事とは違ったなどの理由で、面接後に辞退をしたいと考えたことはありませんか。

第一印象で感じた違和感を持ったまま働き始めてしまうと、後々早期退職の原因にもなりかねません。少し勇気がいりますが、面接後に辞退するのは珍しいことではありません。先方に失礼の無いようにこちらの意思を伝えれば、面接後の辞退も良くある事として処理してもらえます。今回は、面接後の辞退の仕方についてお話して行きます。

メールと電話どちらが良い?

気の進まない連絡ですので、メールにしようか電話にしようか、些細な事で悩んでしまうでしょう。今やメールは重要なツールとして定着していますので、面接後辞退の際はメールでの連絡でも失礼にはあたらないでしょう。

一つ気をつけたいのが、先方とのやりとりが今まで電話のみだった場合は、やはり電話での連絡のほうが無難です。どうしてもメールで、と言う場合は「メールでのご連絡で失礼致します」と言うような、誠意の見える一言を必ず付け加えましょう。

面接後辞退したい時のメールの送り方

メールで辞退を連絡する場合、転職やバイトで何か違いがあるのでしょうか。詳しくみていきましょう。

転職活動中の場合

まず、転職活動中の方の場合です。面接後、その会社で働かないと決断したらできるだけ早く連絡をしましょう。面接後辞退の連絡は気が引けてしまって簡単にはできないものですが、時間が経てば経つほど余計に連絡しづらくなります。

先方があなたの採用を決める前に連絡をするのが、お互いのダメージを最小限に抑えられますので、できるだけ早く連絡をするのがマナーです。

メールを送る時間帯

メールを送る時間帯は、基本的には先方の営業時間内に合わせるようにしましょう。一般的な会社であれば朝9時から夜の9時までの間であればその日のうちにメールのチェックを行っています。

午前中にメールを送っていればその日のうちに返信が届く場合が多いので、不安な気持ちを抱えたまま過ごす時間が減ります。どうしても夜に送らなければならない場合は必ず一言「夜分に失礼致します」などのコメントを冒頭に入れるようにしましょう。

メールの書き出しで辞退を伝える

メールの表題や、書き出しの時点で面接後の辞退の旨を伝えましょう。採用担当者が一目見て、採用辞退の連絡であると分かるように書くことが大切です。

表題であれば「選考辞退のお知らせ」や「選考辞退のお願い」などと記入しましょう。表題に記入ができない場合は、本文でまずは名前と先日面接をしていただいた御礼を必ず述べてから、選考を辞退する内容を記入します。

内容は簡潔にまとめること

メールの内容は簡潔にしましょう。長々と理由を書く必要はありませんし、10行ほどの文章で面接後辞退を希望する内容と謝罪があれば十分です。

面接後なので、伝えにくいこともあり、つい理由を書いてしまいがちですが、その心遣いが逆に失礼だと思われたりします。簡潔で事務的なメールを心がけましょう。

バイトの面接後辞退の場合は?

では次に、アルバイトの場合です。転職活動ほど堅苦しくないバイトという働き方ですが、やはり事務的な連絡はしっかり行うに越したことはありません。

転職の場合より気が楽な分、面接後にそのまま連絡しない、電話に出ないなどの対応を取る人が少なからずいるのが現実ですが、またいつどこで面接をしてくれた会社と繋がるか分かりません。バイトの場合でも必ず連絡をするようにしましょう。

バイト辞退のメールを送る際の注意点

面接後に辞退する旨のメールを送る際、その注意点は転職活動中の辞退とほぼ変わりません。
面接の雰囲気がフランクであっても、謝罪文はきちんとした物が一番受け入れられやすく後々のトラブルを避ける事にもなります

また、メールはツールとして利用している会社が多く、重要な連絡にも使われますが、LINEなどアプリでの連絡は失礼にあたります。メールを送る際は例文を参考にして、堅苦しいなと感じたところは少し文章を変えて送りましょう。

例文をチェックしましょう

では以上のことを踏まえて、例文を見ていきましょう。

選考途中辞退のお知らせ/○○ ○○(自分の名前)

○○ 株式会社 人事担当○○様
いつもお世話になっております、先日面接をしていただいた○○と申します。
面接の際はお忙しい中お時間を作ってくださり誠にありがとうございました。
お時間を頂いたのにも関らずこの様なご連絡になってしまい大変心苦しいのですが、この度の選考は辞退させて頂きたく存じます。
身勝手ではございますが、何卒ご容赦くださいます様お願い申し上げます。
また、本来であれば貴社にお伺いしてお詫びするべき所をメールでのご連絡となります事、重ねてお詫び申し上げます。
貴社のますますのご発展とご活躍をお祈り申し上げます。

○○ ○○(名前)

基本的な例文はこの形です。このメールで十分謝罪の気持ちと誠意は伝わります。困った時はぜひ活用してください。

面接後に辞退する電話をかける場合

メールでの連絡が禁止されていたり、先方の採用担当者と電話で連絡を取っていた場合は面接後の辞退も電話で知らせるのがマナーです。

面接後の辞退を電話で知らせるのは怖いと感じる人も多いでしょう。しかしきちんと謝罪を含め辞退の意思を伝えれば、一般的にはその場ですぐ受け入れてもらえますし、メールよりも誠意が伝わると言う利点もあります。

電話する時間帯は?

電話する時間帯で悩む人も多いでしょう。忙しい時間帯は避けるのは社会人としてのマナーです。

飲食店や小売店などであれば営業時間終了後に電話をかけるのが一番良いですが、あまりにも遅い時間であれば、客足の落ち着く時間を狙って電話をします。飲食店なら昼営業の終了する3時4時、小売店であれば夜の7時8時くらいです。

一般的な企業でいつが忙しいのかも分からないという状況なら、午前中に電話をします。9時が始業時間であれば、始業後すぐより10時11時と言った時間帯がおすすめです。

オフィスに電話をする際に避けたい時間帯は朝一番と昼休憩終わった直後です。いずれの場合も仕事を一旦止めて再開した時間帯なので、忙しい可能性があります。

電話で必ず伝えることは?

まず、電話に出られた方に先日面接をして頂いた○○と申します、人事担当の○○さんはいらっしゃいますか?とはっきり名前と自分が選考中である事を伝えます。人事の方が電話に出られたら、同じように名前と選考中である事に加え先日の面接で時間を取ってもらったお礼を言います。その後、「大変申し上げにくいのですが」などと前置きした上で辞退をすると伝えます。

採用担当者にとって、選考途中の辞退と言うのは決して珍しいことではありません。ですので、面接のお礼と面接後辞退する事に決めた謝罪を伝える事ができれば強くマイナスイメージをもたれる事はありません。

電話を切る際にもう一度謝罪と、お世話になった感謝を伝えておきましょう。電話が苦手な方は予め必ず伝える事をメモしておくと安心です。

面接後に辞退する理由は?

面接後の辞退をする際に、まれにですが理由を聞かれる事があります。マイナスな気持ちからの理由ではなく、もう先方があなたの採用を決めていて、ぜひ自分の会社に来て欲しいと考えている場合などです。

辞退の理由を聞かれた場合は、先方が自分を評価してくれていると思い感謝の気持ちを忘れずに誠意を持って対応しましょう。面接後に辞退を決めた理由を聞かれたときは基本的には正直に答えて大丈夫ですが、失礼にならないように注意が必要です。

言いたくない場合は?

面接後辞退を決めた理由を先方に言いたくない、言いづらい場合もあるでしょう。その様な時は無理に言う必要はありません。

メールでも電話でも、謙虚な姿勢で理由を聞いてくれたお礼を述べた上で「一身上の都合のため、理由についてはご容赦ください」と言えば、それ以上の追及は避けられます。ポイントは必ず謙虚な態度を示すことです。どうして理由を言わなければいけないのか、という態度ではいけません。

面接後の辞退は当日が良い?

いざ辞退したいとなった場合、当日直ぐに辞退の意志を伝えた方がよいのでしょうか。それとも、時間をおいて伝えるべきでしょうか。

当日の連絡はやめておきましょう

面接後すぐに辞退したいと感じても、当日に連絡をするのではなく少しだけ時間を置くことをおすすめします。

圧迫面接などで企業に嫌な印象を受けた直後は辞退したいと思いがちです。その選考から降りてしまって本当に後悔しないのかを落ち着いて考えてみてください。一度選考を降りてしまうと二度と戻れません。その時の感情で動いてしまって後悔をしないためにも少しだけ考える時間を取りましょう。

失礼と感じる担当者も

採用担当者の中には、面接後の辞退の連絡を当日にされると失礼だと感じる人もいます。面接直後に辞退をすると心が決まっていても、少し時間をかけてよく考えた結果と言う伝え方をした方が無難です。

面接後辞退の連絡は早いほうが良いのは確かですが、早すぎても良い印象は持たれない事を覚えておきましょう。

転職エージェントを利用していた場合

最近では転職エージェントを利用して転職活動をされる方も多いです。転職エージェントのキャリアコンサルタントは仕事の紹介から書類審査の補助、日程の調整、面接の対策、さらには配属される部署への関りなど個人と企業の間に立って全てを補助してくれる仕事です。

エージェントを利用していて面接を受け、しかしその後辞退をしたいと決めた場合はどのように対応すれば良いのでしょうか。

転職エージェントに伝えて大丈夫?

転職エージェントを利用していた場合は、面接後すぐにキャリアコンサルタントからの連絡が入ります。面接を受ける側と採用する側の橋渡しになってくれる仕事ですから、面接後辞退をしたいと感じたときは正直に話すようにしましょう。

キャリアコンサルタントに遠慮する必要はありません。迷っているなら迷っていると話せば相談にも乗ってくれるでしょう。転職エージェントにとって面接後の辞退は本当に良くある事です。

辞退すると決めた後はキャリアコンサルタントに辞退の意思を伝え、面接をしてくれた会社とコンサルタントへの感謝を伝えればそれで終了です。次の会社を探しましょう。

後悔のない選択をしましょう

面接後に辞退をする場合についてお話してきましたが、いかがだったでしょうか。面接後辞退を申し出るのは勇気がいりますが、考えているよりも、一般的でありふれたことだと理解していただけたでしょうか。

一番大事なのは、後悔のないようにしっかり自分と向き合うことです。面接後辞退をすると決心が固まったら謙虚な姿勢で連絡をしましょう。礼儀正しく感謝の気持ちを持って伝えれば拍子抜けするほどすんなりと受け入れてもらえるはずです。そしてその後、晴れやかな気持ちでまた縁のある職場探しを続けましょう。

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