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面接後に辞退するメールの送り方・電話の例・時間と辞退する理由

初回公開日:2018年02月22日

更新日:2020年05月24日

記載されている内容は2018年02月22日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

転職活動中やアルバイトを探している時、面接後に辞退したいと感じたことはありませんか?面接後の辞退はとても勇気のある決断ですが、マナーを守れば大丈夫。メールや電話で面接後辞退の連絡をする際の押さえておくべきポイントをご紹介します。

面接後に辞退したい時は?

転職活動中やアルバイトを探している時、応募の時点では分からなかったことが、面接に行って初めて見えてくる場合があります。張り切って面接に行ったものの、職場の雰囲気が自分とは合わなさそうだと感じたり、雇用条件が募集記事とは違ったなどの理由で、面接後に辞退をしたいと考えたことはありませんか。

第一印象で感じた違和感を持ったまま働き始めてしまうと、後々早期退職の原因にもなりかねません。少し勇気がいりますが、面接後に辞退するのは珍しいことではありません。先方に失礼の無いようにこちらの意思を伝えれば、面接後の辞退も良くある事として処理してもらえます。今回は、面接後の辞退の仕方についてお話して行きます。

メールと電話どちらが良い?

気の進まない連絡ですので、メールにしようか電話にしようか、些細な事で悩んでしまうでしょう。今やメールは重要なツールとして定着していますので、面接後辞退の際はメールでの連絡でも失礼にはあたらないでしょう。

一つ気をつけたいのが、先方とのやりとりが今まで電話のみだった場合は、やはり電話での連絡のほうが無難です。どうしてもメールで、と言う場合は「メールでのご連絡で失礼致します」と言うような、誠意の見える一言を必ず付け加えましょう。

面接後辞退したい時のメールの送り方

メールで辞退を連絡する場合、転職やバイトで何か違いがあるのでしょうか。詳しくみていきましょう。

転職活動中の場合

まず、転職活動中の方の場合です。面接後、その会社で働かないと決断したらできるだけ早く連絡をしましょう。面接後辞退の連絡は気が引けてしまって簡単にはできないものですが、時間が経てば経つほど余計に連絡しづらくなります。

先方があなたの採用を決める前に連絡をするのが、お互いのダメージを最小限に抑えられますので、できるだけ早く連絡をするのがマナーです。

メールを送る時間帯

メールを送る時間帯は、基本的には先方の営業時間内に合わせるようにしましょう。一般的な会社であれば朝9時から夜の9時までの間であればその日のうちにメールのチェックを行っています。

午前中にメールを送っていればその日のうちに返信が届く場合が多いので、不安な気持ちを抱えたまま過ごす時間が減ります。どうしても夜に送らなければならない場合は必ず一言「夜分に失礼致します」などのコメントを冒頭に入れるようにしましょう。

メールの書き出しで辞退を伝える

メールの表題や、書き出しの時点で面接後の辞退の旨を伝えましょう。採用担当者が一目見て、採用辞退の連絡であると分かるように書くことが大切です。

表題であれば「選考辞退のお知らせ」や「選考辞退のお願い」などと記入しましょう。表題に記入ができない場合は、本文でまずは名前と先日面接をしていただいた御礼を必ず述べてから、選考を辞退する内容を記入します。

内容は簡潔にまとめること

メールの内容は簡潔にしましょう。長々と理由を書く必要はありませんし、10行ほどの文章で面接後辞退を希望する内容と謝罪があれば十分です。

面接後なので、伝えにくいこともあり、つい理由を書いてしまいがちですが、その心遣いが逆に失礼だと思われたりします。簡潔で事務的なメールを心がけましょう。

バイトの面接後辞退の場合は?

では次に、アルバイトの場合です。転職活動ほど堅苦しくないバイトという働き方ですが、やはり事務的な連絡はしっかり行うに越したことはありません。

転職の場合より気が楽な分、面接後にそのまま連絡しない、電話に出ないなどの対応を取る人が少なからずいるのが現実ですが、またいつどこで面接をしてくれた会社と繋がるか分かりません。バイトの場合でも必ず連絡をするようにしましょう。

バイト辞退のメールを送る際の注意点

面接後に辞退する旨のメールを送る際、その注意点は転職活動中の辞退とほぼ変わりません。
面接の雰囲気がフランクであっても、謝罪文はきちんとした物が一番受け入れられやすく後々のトラブルを避ける事にもなります

また、メールはツールとして利用している会社が多く、重要な連絡にも使われますが、LINEなどアプリでの連絡は失礼にあたります。メールを送る際は例文を参考にして、堅苦しいなと感じたところは少し文章を変えて送りましょう。

例文をチェックしましょう

では以上のことを踏まえて、例文を見ていきましょう。

選考途中辞退のお知らせ/○○ ○○(自分の名前)

○○ 株式会社 人事担当○○様
いつもお世話になっております、先日面接をしていただいた○○と申します。
面接の際はお忙しい中お時間を作ってくださり誠にありがとうございました。
お時間を頂いたのにも関らずこの様なご連絡になってしまい大変心苦しいのですが、この度の選考は辞退させて頂きたく存じます。
身勝手ではございますが、何卒ご容赦くださいます様お願い申し上げます。
また、本来であれば貴社にお伺いしてお詫びするべき所をメールでのご連絡となります事、重ねてお詫び申し上げます。
貴社のますますのご発展とご活躍をお祈り申し上げます。

○○ ○○(名前)

基本的な例文はこの形です。このメールで十分謝罪の気持ちと誠意は伝わります。困った時はぜひ活用してください。

面接後に辞退する電話をかける場合

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