面接後に辞退するメールの送り方・電話の例・時間と辞退する理由
更新日：2024年01月25日
面接後に辞退する旨のメールを送る際、その注意点は転職活動中の辞退とほぼ変わりません。
面接の雰囲気がフランクであっても、謝罪文はきちんとした物が一番受け入れられやすく後々のトラブルを避ける事にもなります。
また、メールはツールとして利用している会社が多く、重要な連絡にも使われますが、LINEなどアプリでの連絡は失礼にあたります。メールを送る際は例文を参考にして、堅苦しいなと感じたところは少し文章を変えて送りましょう。
例文をチェックしましょう
では以上のことを踏まえて、例文を見ていきましょう。
選考途中辞退のお知らせ/○○ ○○（自分の名前）
○○ 株式会社 人事担当○○様
いつもお世話になっております、先日面接をしていただいた○○と申します。
面接の際はお忙しい中お時間を作ってくださり誠にありがとうございました。
お時間を頂いたのにも関らずこの様なご連絡になってしまい大変心苦しいのですが、この度の選考は辞退させて頂きたく存じます。
身勝手ではございますが、何卒ご容赦くださいます様お願い申し上げます。
また、本来であれば貴社にお伺いしてお詫びするべき所をメールでのご連絡となります事、重ねてお詫び申し上げます。
貴社のますますのご発展とご活躍をお祈り申し上げます。
○○ ○○（名前）
基本的な例文はこの形です。このメールで十分謝罪の気持ちと誠意は伝わります。困った時はぜひ活用してください。
面接後に辞退する電話をかける場合
メールでの連絡が禁止されていたり、先方の採用担当者と電話で連絡を取っていた場合は面接後の辞退も電話で知らせるのがマナーです。
面接後の辞退を電話で知らせるのは怖いと感じる人も多いでしょう。しかしきちんと謝罪を含め辞退の意思を伝えれば、一般的にはその場ですぐ受け入れてもらえますし、メールよりも誠意が伝わると言う利点もあります。
電話する時間帯は？
電話する時間帯で悩む人も多いでしょう。忙しい時間帯は避けるのは社会人としてのマナーです。
飲食店や小売店などであれば営業時間終了後に電話をかけるのが一番良いですが、あまりにも遅い時間であれば、客足の落ち着く時間を狙って電話をします。飲食店なら昼営業の終了する3時4時、小売店であれば夜の7時8時くらいです。
一般的な企業でいつが忙しいのかも分からないという状況なら、午前中に電話をします。9時が始業時間であれば、始業後すぐより10時11時と言った時間帯がおすすめです。
オフィスに電話をする際に避けたい時間帯は朝一番と昼休憩終わった直後です。いずれの場合も仕事を一旦止めて再開した時間帯なので、忙しい可能性があります。
電話で必ず伝えることは？
まず、電話に出られた方に先日面接をして頂いた○○と申します、人事担当の○○さんはいらっしゃいますか？とはっきり名前と自分が選考中である事を伝えます。人事の方が電話に出られたら、同じように名前と選考中である事に加え先日の面接で時間を取ってもらったお礼を言います。その後、「大変申し上げにくいのですが」などと前置きした上で辞退をすると伝えます。
採用担当者にとって、選考途中の辞退と言うのは決して珍しいことではありません。ですので、面接のお礼と面接後辞退する事に決めた謝罪を伝える事ができれば強くマイナスイメージをもたれる事はありません。
電話を切る際にもう一度謝罪と、お世話になった感謝を伝えておきましょう。電話が苦手な方は予め必ず伝える事をメモしておくと安心です。
面接後に辞退する理由は？
面接後の辞退をする際に、まれにですが理由を聞かれる事があります。マイナスな気持ちからの理由ではなく、もう先方があなたの採用を決めていて、ぜひ自分の会社に来て欲しいと考えている場合などです。
辞退の理由を聞かれた場合は、先方が自分を評価してくれていると思い感謝の気持ちを忘れずに誠意を持って対応しましょう。面接後に辞退を決めた理由を聞かれたときは基本的には正直に答えて大丈夫ですが、失礼にならないように注意が必要です。
言いたくない場合は？
面接後辞退を決めた理由を先方に言いたくない、言いづらい場合もあるでしょう。その様な時は無理に言う必要はありません。
メールでも電話でも、謙虚な姿勢で理由を聞いてくれたお礼を述べた上で「一身上の都合のため、理由についてはご容赦ください」と言えば、それ以上の追及は避けられます。ポイントは必ず謙虚な態度を示すことです。どうして理由を言わなければいけないのか、という態度ではいけません。
面接後の辞退は当日が良い？
いざ辞退したいとなった場合、当日直ぐに辞退の意志を伝えた方がよいのでしょうか。それとも、時間をおいて伝えるべきでしょうか。
当日の連絡はやめておきましょう
初回公開日：2018年02月22日
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