転職エージェントの面接辞退の注意点を解説｜パターン別の例文も紹介
更新日：2024年04月28日
転職エージェントの担当者に面接辞退のメールを送る際には、わかりやすい件名と内容にするのがポイントです。
転職エージェントの担当者は1日にたくさんのメールを目にします。数多く届くメールの中に埋もれてしまわないよう、面接辞退の内容であることが一目でわかるように面接辞退の旨と自分の名前を件名に書くようにしてください。
「面接辞退の連絡」と書いて自分の名前を書くとわかりやすいでしょう。宛名についてはビジネスメールの手順に則り、まず会社名を書き、部署、担当者の名前の順で書きます。会社名や部署などは省略することなく、正式名称で書くようにしてください。
ビジネスマナーに則り丁寧な文章で書く
メールはビジネスマナーに則って丁寧な文章で書くようにしましょう。面接辞退を伝えるメールの文面に回りくどい時候の挨拶などは不要であるため、メールの送信者がすぐにわかるような文言で始めて、面接辞退の旨とその理由を簡潔に書きます。
また、面接辞退がメールでの連絡になったことや、自分の都合で迷惑をかけてしまうことに対する謝罪を伝えるようにしましょう。
謝罪の意を伝えることなく、面接辞退のみの文面では社会人としてのマナーに欠けると思われる可能性があるため注意が必要です。誠意の伝わる文章になるよう気を付けて書くようにしてください。
電話でフォローすることを心がける
転職エージェントへの面接辞退の連絡は、基本的に電話でもメールでも構いませんが、メールだけでは事務的な印象を与えてしまう可能性があるため、メールを送信した後に、電話でフォローすることを心がけましょう。
メールの後に電話でフォローすることによって、転職を希望する人の真意が相手に伝わりやすく、転職エージェントの担当者の心証も良くなり、次の面接先の紹介にも繋がりやすいです。
そのためメール後に電話でこれまでのサポートに対する感謝と内定辞退への謝意を改めて伝えましょう。
後から電話でフォローする場合には、内定辞退を伝えるメールの最後に取り急ぎメールで連絡することと、その日の午後に改めて連絡することを付け加えてください。
転職エージェントの面接を辞退するときの例文
転職エージェントの面接を辞退する場合には、納得できる理由を簡潔に伝えることが大切です。嘘をついたり、言い訳をしたりせずに誠意をもって素直に面接辞退の理由を伝えるようにしましょう。
ここでは転職エージェントの面接を辞退するときの例文について、面接辞退の理由別に紹介します。転職エージェントに面接辞退の連絡をする際の参考にしてみてください。
仕事内容や企業理念とのミスマッチの場合
企業について詳しく調べていくうちに、仕事内容や企業理念が自分のやりたいことや考えと合わないと感じ、面接を辞退する場合もあるでしょう。
そのような場合には、その企業のどのような部分にミスマッチを感じるのかを明確にすることが大切です。電話で面接辞退の連絡をする際には、下記の例文を参考にしてみてください。
「いつもお世話になっております。△△です。〇月〇日に設定いただいた（企業の名前）様の面接を辞退させていただきたいと思いご連絡致しました。
××様から業務内容などについて詳しく伺ったところ、私が抱いていたイメージと大きく異なることがわかり、このまま選考を進めていただいても入社できないと思いました。
（担当者）様には選考応募にご尽力いただいたことを心より感謝しております。このような結論となってしまい、ご迷惑をおかけすることになり申し訳ございません。何卒ご容赦いただけますようよろしくお願い申し上げます。」
他社から内定をもらった場合
他社から内定をもらったため面接辞退をする場合には、その旨を素直に伝えるようにしましょう。転職エージェントにとっても企業にとっても無駄な時間を省くことができ、わだかまりも生まれにくいと言えます。下記の例文を参考にしてみてください。
「いつもお世話になっております。○○です。△月△日に設定していただいた（企業名）様の面接ですが、勝手ながら辞退させていただきたくご連絡致しました。
転職をするにあたり、私がどのように社会貢献できるか真摯に考えた結果、別の企業とご縁を感じ、他社へ入社することを決意致しました。
（担当者）様には選考応募にあたりさまざまなことにご尽力いただき、感謝しております。しかしこのような結論となり、誠に申し訳ございません。ご迷惑をおかけすることとなり大変恐縮ではございますが何卒ご容赦いただけますよう、お願い申し上げます。」
体調面で問題がある場合
体調面で問題があり、面接するのが難しいような場合には、早めに連絡をするようにしましょう。早めに連絡をすることで、後日また面接の機会を得られる可能性もあります。
まずは体調の回復に努めましょう。体調面の問題で面接辞退の連絡をする際には下記の例文を参考にしてみてください。
「いつもお世話になっております。○○です。△月△日に設定していただいた（企業名）様の面接ですが、体調面での問題があるため辞退させていただきたいと思いご連絡致しました。
直前のご連絡となってしまい大変申し訳ございません。選考応募にあたりご尽力いただいた（担当者）様には大変感謝しております。今回はこのようなことになりご迷惑をおかけし恐縮ですが、ご容赦いただけますようよろしくお願い申し上げます。」
諸般の事情がある場合
初回公開日：2022年07月22日
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