OB訪問の日程調整メールに返信するときの書き方・例文・注意点

OB訪問のメールを送ると、相手から日程調整の返信が返ってきます。内容によって1日だけ指定されている場合や、相手がいくつかの日程を提案してくれている場合など様々ですが、このメールに対しても正しい返信ルールというものが存在します。

OB訪問からの日程調整メールに返信する時の書き方

社会で働く上で、人と会うアポイントメントをきっちり取るのは非常に重要で、ミスして日程を勘違いしてしまうなどということは許されません。日程調整メールも、社会人になったつもりで相手に失礼が無い返信ができるようにしましょう。

忙しい仕事の合間をぬってチェックするメールというものは、つい流し読みになってしまう場合もあります。冒頭文を読んで自分あてではない、内容が重要ではないなどと判断されてしまうと、後回しになってそのまま忘れられてしまう可能性もあるかもしれません。

メールの書き出しには必ず、自分の名前と大学・学部名、相手の会社名・部署名と名前を記載するようにしましょう。さらに、一言挨拶を添えることで相手の印象をぐんとアップすることができます。

相手から、具体的な日程提示が合った場合は、「了解しました」など、確認したという情報だけではなく、もう一度メール文上で指定された日程を明記し、相手との認識がずれないように注意してください。

例えば、相手が日付を勘違いして記載してしまっている場合や、自分が見間違えている場合などもないとは言い切れません。別々の日付を訪問日として認識してしまうと、お互いに仕事に支障がでたり、就活スケジュールにずれが出てしまう不都合が生じます。

さらに、訪問日を返信メールに記載しておくことで相手側がいちいち古いメールを探して確認するという手間を省くことができます。スムーズにOB訪問を行うためにも、決定した訪問日はもう一度しっかり明記して返信するようにしましょう。

万が一、相手側の都合で日程や時間が変更なる場合、メールでは上手く連絡が取れない場合があります。

そう言った場合にすぐに連絡を取り合えるように、メールには緊急連絡先を記載しておくことをします。緊急連絡先はいつでも電話が取れる自身の携帯番号を設定しておきましょう。

メールを突然終了してしまうと、相手はまだ続きがあるのにご送信したのかな？と思ってしまうかもしれません。

メールの最後には相手を気遣い、OB訪問を受け入れてくれたことに関してのお礼などを告げ、「以上、どうぞよろしくお願いいたします。」といったメールの締め文章を入れることで文章がそこで終わっているのだと伝えることができます。

文中で名前を名乗ったり、緊急連絡先を書いているからいらないのでは？と思われがちな署名ですが、社会人のマナーとしてメールの最後には必ず署名を記載するようにしてください。

署名の内容は大学名、学部名、氏名と住所、電話番号(携帯番号と自宅番号)、メールアドレスがあれば十分でしょう。

メーラーソフトによっては署名の設定をしておけば簡単に挿入できるシステムがある場合もあるので、利用してみてください。署名設定が無い場合、メモ帳などに予め署名を作ってコピー＆ペーストで挿入すれば打ち間違いの防止にもなりますよ。

それでは、書き方を参考にOB訪問の日程調整メールに対する返信の例文を見ていきましょう。今回は、OB訪問のお願いに対して、いくつかの日程を指定されたメールが来た場合の、返信例文とします。

件名「Re:OB訪問のお願いについて」

株式会社×× 〇〇部鈴木様