OB訪問の日程調整メールに返信するときの書き方・例文・注意点
××大学理工学部の佐藤△△です。この度は、ご多忙のところ早速のご返信まことにありがとうございます。
それでは、以下の日程での訪問をお願いしてもよろしいでしょうか。
日時：〇月〇日(〇)11:00～
お待ち合わせの場所：株式会社××受付ロビー
ご予定の変更等ございましたら、下記の連絡先にご連絡ください。
佐藤△△ 000-0000-0000
この度は、ご多忙のところ本当にありがとうございます。
鈴木様にお話をお伺いできることを、大変楽しみにしております。
以上、どうぞよろしくお願いいたします。
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大学：××大学 理工学部
氏名：佐藤△△
住所：〒000-0000 東京都世田谷区〇〇町〇丁目〇〇番地〇〇
携帯電話番号：000(0000)0000
メールアドレス：〇〇〇〇＠○○.co.jp
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OB訪問からの日程調整メールに返信する時の注意点
さて、基本的な書き方以外の、返信を行う注意点を2つご紹介しましょう。どちらもビジネスシーンにおいては原則のようなものなので、就活に関わらず、覚えておいて損はないです。
プライベートのメールでは、前回の文章を文末に引用して残しておく、といったメールの返し方をすることは少ないです。しかし、ビジネスメールにおいては、前回のメール引用は残しておくことが正しいとされています。
毎日届くメールを、いちいち前のメールを見て内容を確認し、新しいメールと照らし合わせて返信する、といった面倒な工程をかけていては業務に支障が出てしまうかもしれません。相手がスムーズにメールを確認し、情報を見返せるように、前回のメール引用は消さずに残しておくようにしましょう。
相手は、毎日忙しく働いている社会人です。本来の業務を割いてOB訪問についてのメールをおくってくれているのですから、日程調整のメールが届いたら少なくとも24時間以内には返信を行うようにしましょう。メールのやりとりは、テンポよく行うことが鉄則です。
不自然に間が空いてしまうと、相手もしスケジュールが立てにくくストレスを溜めてしまいます。メールの送信感覚1つでも相手の心証悪くしてしまう可能性があるので、実際に会社に来たときの練習と思って、メールにはなるべく早くレスポンスを行うようにしましょう。
ただし、メールが届いた時間が夜遅かったり、とても朝早かった場合にはすぐにメールを返信しない方が良い場合もあります。返信時間が22時を過ぎてしまう場合や、早朝6時など本来会社が始まっていない時間になってしまう場合は、返信時間を調節するようにしましょう。
基本的にメールを送る時間は始業1時間後からお昼前、15時過ぎから16時頃など比較的仕事に余裕がある時間帯をします。
OBから返信がこない場合の対処法
1週間待っても返信が無い場合は再送してみる
本来、ビジネスマナーとして返信の必要があるメールはなるべく早く返信すると言うものがあります。しかし、大量に来ているメールに紛れてしまっていたり、タイトルが分かりにくく読んでいなかったなどの場合は返信のメールが送られてこないことがあります。
まず、1週間程度返信を待ってみて、相手からのメールの返信がなかった場合には途中でエラーが起きていたり、迷惑メールフォルダに入ってしまっていて相手がメールを読んでいない可能性もあります。こういった場合にはもう一度メールを再送して、相手からの返信を待つようにしましょう。
この場合、自分が送ったメールをまず読み返してからにしましょう。もしかしたら、内容が「返信はいないな」と判断されてしまっている場合があるかもしれません。読み返して、完結してしまっている内容の場合は、「この日程でよろしいでしょうか」など疑問形を書き入れるだけで、返信が必要なメールに変えることができるので工夫してみてください。
