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2017年10月27日

就活用メールアドレスの決め方と注意点・アドレス変更の連絡方法

就活において、メールは必須といえる存在です。面接の詳細や採用の合否もメールで届くようになってきています。就活用に使うメールアドレスはどのようなものが適切で、企業に良い印象を持たれるでしょうか?今回は就活用のメールアドレスについて色々な点から解説や紹介をします。

就活用のメールアドレスはどんなものが良い?

就活用メールアドレスの決め方と注意点・アドレス変更の連絡方法

就活をする上で、メールは必須となりつつあります。企業側も書面より手間や時間、コストがかからないメールを利用するところが増えてきました。携帯電話やスマートフォンなどでメールアドレスを持っている人は多いですが、就活用のメールアドレスとなると話が少し変わってきます。

今回はどのようなメールアドレスが就活をする上で適しているか、就活用にメールアドレスを作る必要はあるかどうかなど、就活とメールアドレスの関係について解説をしていきます。

就活用にメールアドレスを作る必要はある?

就活用メールアドレスの決め方と注意点・アドレス変更の連絡方法

就活用に新たにメールアドレスを作る必要があるかどうかですが、環境によるところが大きいです。大学生の就活の場合は大学指定のメールが適していますので、新たにメールアドレスを取得する必要性は薄いと言えるでしょう。

逆に学生以外で就活をしている人は、新たに就活用のメールアドレスを作ることをおすすめします。就活用のメールアドレスを作るメリットには以下のようなことがあります。

就活に関する情報整理ができる

就活用にメールアドレスを作るメリットの一つは情報整理のしやすさです。就活用にメールアドレスを作っておき、さらにメールフォルダも専用に分けておくと、就活に関する情報が整理しやすくなります。

いつどこの企業に応募したか、どのような返信がきたか、面接に関する情報はどうか、といったことが一目で判別できるようになります。時系列順に整理もできるので、自分の就活の履歴として使うことも可能です。

企業からのメールが見分けやすい

一つのメールアドレスで就活をしていると、プライベートと就活に関するメールが混ざってしまいます。大切な企業からのメールが、プライベートなメールに埋もれてしまう可能性もあるでしょう。

就活用のメールアドレスがあるとプライベート用とメールを見分けることができるので、大事なメールも見逃すことがなくなります。前述のように、メールアドレスや応募企業別などでフォルダ分けなどをしておくと、よりメールが見やすくなるでしょう。

就活で使うベストなメールアドレスは?

次に就活で使うベストなメールアドレスとはどのようなものか見ていきましょう。就活で使うメールアドレスはどのようなものがベストなのか、注意点する点は何があるかなど、メールの種類ごとに紹介していきます。

大学指定のメール

大学生の就活において、ベストなメールアドレスは大学指定のメールアドレスです。大学生の身分がメールアドレスによって保証されていることが大きな理由です。メールアドレスを見ただけで大学生からのメールだと判別できるので、信頼度が高いものとなっています。

欠点としてはスマホなど普段持ち歩いているものと同期できない場合があることが挙げられます。企業とスムーズにメールのやり取りがしたい場合は別にアドレスを用意するのも良いでしょう。また大学を卒業してしまうと大学指定のメールが使えなくなってしまうため、大学卒業後も就活が続きそうな場合は違うメールアドレスを使用することをおすすめします。

フリーメール

フリーメールは一時期企業側から敬遠される傾向がありましたが、現在は主流といっても良いぐらい就活用のメールアドレスとして使用されています。おすすめはスマホ・パソコンと同期できるGmailもしくはYahooメールです。スマホやパソコンとの親和性から、よりおすすめなのはGmailとなっています。

ただし、どちらも迷惑メールとして扱われてしまうケースが多く、企業からメールが受け取れても、こちらからのメールが企業側の迷惑メールフィルタによって弾かれてしまう場合があります。

企業にメールを送っても返信がなかなか来ない時は迷惑メール扱いになってしまっていることがありますので、その際は電話などでメールが届いているか確認しましょう。

キャリア携帯・スマホのメール

多くの人が持っているキャリア携帯・スマホのメールアドレスですが、就活用としてはあまりおすすめできません。理由としては、キャリアメールでは企業から送られた添付ファイルがサイズ的な問題で受け取れない場合があるからです。

普段のメインメールアドレスがキャリアのアドレスの人は、就活用にアドレスを取得することをおすすめします。

パソコンのメール

パソコンのメールアドレス、例えばプロバイダ提供などのアドレスですが、これには良し悪しがあります。パソコンのみでしか受け取れない場合は就活用のメールアドレスとしてはあまりおすすめできません。

フリーメールのように、スマホでも受信・閲覧が可能なメールアドレスであれば就活用として利用しても問題ありません。その際もポイントとしては添付ファイルの扱いがあります。書類などの添付ファイルが受け取れる、開けるといったメールアドレスであればさらに良いです。

またパソコンのメールアドレスも稀に迷惑メールとして扱われる場合があります。企業からの返信がない時はフリーメールと同じように対処しましょう。

iCloudメールは就活には不向き?

iPhoneユーザーなどが利用しているiCloudメールですが、Gmailなどと同じくフリーメール扱いで、就活に使えないということはありません。ただiCloudメールには容量的なデメリットがあります。

iCloudメールのメールボックスはiCloudストレージ上にありますが、バックアップや他のアプリも同じストレージ容量をを使用します。そのため場合によっては無償で使える5ギガバイト以内にメールが収まらない可能性が出てきます。

Gmailであればメールボックス専用で15ギガバイトの容量がありますので、かなり余裕があります。万が一を考えるとiCloudメールは就活にはあまり向いてないと言えるでしょう。

新たに就活向けのメールアドレスを作る時のポイント

就活用メールアドレスの決め方と注意点・アドレス変更の連絡方法

新たに就活向けのメールアドレスを取得する場合、メールアドレスの付け方には注意が必要です。良いメールアドレスのポイントとして、まず自分が覚えやすいメールアドレスという点が挙げられます。覚えやすく、適度な長さのメールアドレスだと履歴書に記入する際に便利です。

またメールアドレスの付け方ですが、就活用のものにはフルネームが入っていることが望ましいです。誰から送られたメールか企業側が判別しやすいことが理由となっています。苗字と名前の間にはドットを入れて、境目を作るとさらに分かりやすくなります。ハイフンやアンダーバーの使用は履歴書で見た時に判別がしにくいため、あまりおすすめできません。

印象が悪いNGメールアドレスの特徴

良いメールアドレスの付け方を紹介しましたが、逆に企業側に悪い印象を与えてしまうメールアドレスもあります。どのようなメールアドレスがNGなのか、その特徴を見ていきましょう。

メールアドレスが長すぎる

メールアドレスが短すぎると迷惑メールが届く原因ともなりますが、就活において長いメールアドレスはあまり印象が良くありません。主な理由としては、履歴書からメールアドレスを打ち込む際に長すぎると面倒であったり、間違いが起こりやすくなったりします。就活用にはなるべく分かりやすく、かつ短めのメールアドレスを用意しましょう。

趣味が強調されているアドレス

趣味が強調されているメールアドレスも印象が良くありません。例えば好きなキャラクター名が連なったメールアドレスなどは就活には不向きです。

恋愛・恋人絡みのアドレス

恋愛ネタや、恋人絡みのメールアドレスもあまり良い印象を持たれません。「love」であったり、恋人の名前であったり、恋愛色が強いメールアドレスはプライベート用として使うか、就活用へ変更することをおすすめします。

下ネタなどが卑猥な言葉が入ったアドレス

卑猥な用語など、話のネタになるようなメールアドレスは仲間内では楽しく感じます。ですが、就活においては品格を疑われてしまうメールアドレスとなってしまいます。メールアドレスだけで採用不採用は判断されないとはいえ、マイナスポイントになってしまうことは否めません。

これまでのNG例の中でも最も避けたいパターンです。メールアドレスを変更するか、別途に就活用のメールアドレスを用意しましょう。

顔文字が入ったアドレス

顔文字が入ったメールアドレスは見た目は可愛らしく、友人間では目を引くでしょう。しかしこちらも就活においては分かりにくいメールアドレスとして認識されてしまいます。顔文字が入ったメールアドレスはプライベートのみにしておき、就活の際は別のメールアドレスを使いましょう。

就活中の企業へのメールドレス変更の連絡の仕方・マナー

やむを得ず就活中にメールアドレスが変わってしまうという場合があります。例として大学を卒業したため、大学指定メールが使えなくなるといったケースが挙げられます。その際、面接の詳細や合否の通知がメールでくる企業に対してはメールアドレスを変更した旨を知らせる必要があります。

変更を知らせる場合、まだ前のメールアドレスが使用できる時はそちらから送るのが望ましいです。事情により変更後のメールアドレスしか使えない時は、必ず変更前と変更後両方のアドレスを本文内に記載するようにしましょう。以下に企業にメールアドレス変更を知らせるメールの例文を掲載します。

メールの例文

株式会社○○
採用担当者様

貴社の採用選考に応募させていただきました、○○と申します。
事情により履歴書に記載させていただいたメールアドレスが使用できなくなってしまいました。
そのため、ご連絡をいただける際は変更後のメールアドレス宛てにお願いできますでしょうか?
変更前と変更後のメールアドレスは下記の通りとなっております。

変更前
○○.××@□□

変更後
××.△△@□□

ご多忙の折お手数をおかけして大変申し訳ありませんが、よろしくお願いいたします。

エントリーシートにメールアドレスを記入する際の書き方と注意点

最後にエントリーシートや履歴書にメールアドレスに記入する際の書き方や注意点について解説します。パソコンで作られたエントリーシートであれば分かりやすく記載できますが、手書きの場合は注意が必要です。それでは具体的な書き方や注意点を見ていきましょう。

メールアドレスの書き方

手書きでメールアドレスを記載する場合は、文字のサイズを大きめにして、分かりやすく記入しましょう。この際の手間を省いたり、企業側が間違って読み取らないようメールアドレスはあまり長くないことが推奨されます。

履歴書にメールアドレスの記載欄がある場合はそちらに、ない場合は現住所欄の下にある連絡先欄に記入するのが良いでしょう。連絡先欄に住所を書き入れる必要のある場合は、その他の項目にメールアドレスを記入します。

記入する際の注意点

記入する際の注意点として、判別しにくい文字や記号があります。より分かりやすくなるよう、気を付けて記入していきましょう。特に間違いやすい記号や文字について解説します。

ハイフン

ハイフンを書くときは、文字列の中心部に、長すぎないように書くのがコツとなります。低い位置に書いてしまうと、アンダーバーなどと混同してしまうので注意しましょう。

アンダーバー

アンダーバーを書くときはハイフンの逆で、文字列の下部に書くのがコツです。ハイフンと間違われないよう、記入する位置に気を付けましょう。またハイフン・アンダーバーは間違われやすい記号のため、就活用のメールアドレスではなるべく使わないことをおすすめします。

数字の0、英語のOなど間違いやすいもの

書き方によって間違いやすい文字や数字、英字があります。代表的なのが数字の0(ゼロ)と、大文字のO(オー)です。他には1(イチ)とI(アイ)などもはっきり区別をつけないと間違われやすいです。メールアドレスを記入する時に間違われやすい文字については違いをしっかりと出して書く、また必要に応じて注釈を付けるなどすると分かりやすくなってよいでしょう。

メールアドレスは自分の住所!良い印象のアドレスを使おう

就活用のメールアドレスについて解説・紹介をしてきましたが、いかがでしたでしょうか?メールアドレスは自分を表す住所の一つです。良い印象のメールアドレスを使って、就活を有利に運びましょう。

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