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2017年10月22日

企業への電話のかけ方|就活/折り返し/説明会予約・マナーや注意点

「企業への電話のかけ方」をテーマにして、企業へ電話をかける際のマナーや基本的な方法についてご紹介しています。また、企業から電話がきた場合や留守番電話に伝言を残す場合のマナーについてもまとめているので、ぜひ参考にしてみて下さい。

社会人なら覚えておきたい!企業への電話のかけ方

企業への電話のかけ方|就活/折り返し/説明会予約・マナーや注意点

電話は、私達が生活していく上で欠かすことができない連絡方法です。最近では、インターネットの普及・発展により、メールやSNSで連絡を取る場合も増えてきていますが、より確実かつ丁寧に連絡を取りたい場合は、やはり電話を使うのが一般的となっています。

そんな電話ですが、ビジネスシーンで使用する場合は、マナーやルールが存在します。マナーやルールを守らない方法で電話をかけたり電話で受け答えしたりすると、相手に失礼な印象を与えてしまう危険性もあります。

そこで今回は、「企業への電話のかけ方」をテーマにして、さまざまな視点や角度から、企業へ電話をかける際のマナーなどをご紹介していきます。

状況別!企業への電話のかけ方

企業への電話のかけ方|就活/折り返し/説明会予約・マナーや注意点

早速、企業へ電話をかける際の基本的なマナーやルールなどをご紹介していきます。

とはいえ、どのような目的や条件、シチュエーションで企業へ電話をかけるのかによっても、ルールやマナーは異なります。そこで今回は、状況や目的別に、企業への電話のかけ方をご紹介していきます。

状況別企業への電話のかけ方【1】:就活

就活では、選考や説明会の日程の調整などで、企業と連絡を取り合う機会が多いと予想できます。就活で企業へ電話をかける際、まずは挨拶をして、自分が誰なのか、名乗ることが大切です。名乗る際は、大学名・学科・氏名などを述べるのが一般的です。

自分の所属や氏名を名乗ったら、なぜ電話をかけたのか、用件を伝えます。例えば、説明会の日程調整で電話をかけた場合は、「本日は、○月○日○時からとのことでご連絡を頂いておりました説明会の日程の件で、ご連絡させて頂きました」などと伝えましょう。

電話の相手が用件の担当者でない場合は、「大変申し訳ございませんが、採用ご担当者様はいらっしゃいますでしょうか」「○○課の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか」などと尋ね、話したい人物に取り次いでもらいます。

状況別企業への電話のかけ方【2】:折り返し

ほとんどの人が、スマートフォンや携帯電話を持ち歩いている現代社会ですが、常にスマートフォンなどを確認しているわけではありません。また、状況によっては、着信がきていることに気付いていても、電話に出ることができないケースもあります。そのほかにも、会社に自分宛ての電話がきても、不在のために出ることができないこともあるでしょう。そのような場合、折り返し連絡をすることになる可能性があります。

電話に対して、折り返しの連絡を入れる際、メールで返信をするだけで、電話をかけないという行為は、マナー違反と言われています。ですから、電話での連絡に対して折り返しの連絡を入れる際は、基本的には電話で連絡するようにしましょう。折り返しの電話を入れる際は、まずは「○○株式会社○○課の〇〇と申します」などと挨拶します。続いて、「先程は、ご連絡を頂きましたのに、電話に出ることができず、大変申し訳ございませんでした」などと、電話に出ることができなかったことを謝罪し、本題に移るようにしましょう。

状況別企業への電話のかけ方【3】:説明会予約

就職活動や転職活動の際、選考の前に会社説明会へ参加することになるケースもあります。会社説明会の予約は、webページなどで受け付けている企業もありますが、電話で予約をする場合もあります。

電話で説明会の予約をする場合は、就活のケースと同じように、まずは大学や氏名などの自分の所属を名乗ります。その後、「本日は〇月○日の説明会の予約の件でご連絡させて頂きました」などと用件を伝えます。その際、日時を正確に覚えておけるように、メモや筆記用具を用意した上で電話をすることをおすすめします。

状況別企業への電話のかけ方【4】:求人・応募

就活や転職活動で企業に応募をする際、書類の送付やwebページの応募フォームからの応募が一般的ですが、電話で応募をしたり応募内容について質問したりするケースもあります。求人や応募の連絡で電話をする場合は、まずは氏名を名乗りましょう。続いて、「今回の採用選考の応募の件でご連絡させて頂きました」などと用件を告げましょう。

電話の相手が受付などの場合は、「ご担当者様はいらっしゃいますでしょうか?」などと尋ね、担当者に取り次いでもらいます。

企業への電話におけるマナー・注意点

企業への電話のかけ方|就活/折り返し/説明会予約・マナーや注意点

続いて、企業へ電話をかける際や、企業への電話の最中に注意するべき点などをご紹介していきます。一言で電話と言っても、さまざまな状況やステップがあります。ですから、各状況やステップ別に、注意点やマナー、ポイントを押さえていくことが大切です。

企業への電話におけるマナー・注意点【1】:時間

企業へ電話をかける際に、特に気にしなければならないのが、時間です。一般的に、早朝や深夜と言われる時間帯に電話をかけるのは、企業も営業時間外や業務時間外の可能性が高い上、失礼だと受け取られる危険性もあります。

また、例え営業時間や業務時間内だったとしても、業務時間などの開始直後に電話をかけることは、マナー違反と言われています。業務時間が開始した直後は、朝礼などをしている可能性もあり、全体的に忙しい時間帯のためです。また、昼休みの時間帯なども、電話をかけても担当者が不在の可能性があるため、避けた方が良いでしょう。

企業への電話におけるマナー・注意点【2】:受け方

今回は、企業に対して電話をかけるケースをテーマにして、マナーなどをご紹介していますが、反対に企業から電話がかかってきた場合、どのように受けるべきか、ご紹介していきます。

日常生活で電話がかかってきた場合、「もしもし」と言いながら電話に出る方も、少なくないでしょう。しかし、企業との電話で「もしもし」と言うことは、マナー違反と言われています。企業からの電話に出る際は、「はい」などと出るようにしましょう。最近は、プライバシーの観点から、氏名を名乗らないケースもありますが、確実に企業からの電話だと判明している場合は、「はい、〇〇でございます」などと、苗字や氏名を名乗った方が丁寧な印象を与えることができると予想できます。

企業への電話におけるマナー・注意点【3】:挨拶

企業へ電話をかけた場合、時間帯や状況によって挨拶を変えることをおすすめします。例えば、夜遅くの電話となってしまった場合は、「夜分に失礼致します」などの挨拶を付け加えると良いでしょう。また、昼休みの時間帯の場合は、「昼食時に失礼致します」などの挨拶ができると、企業や担当者に好印象を与えることができる可能性があります。

そのほか、通常の電話の場合は、「お忙しいところ失礼致します」などの挨拶が無難だと予想できます。

企業への電話におけるマナー・注意点【4】:移動中

携帯電話やスマートフォンを持ち歩く人がたくさんいる現代社会では、時には移動中に電話をかけたり受けたりすることもあるでしょう。そこで、移動中の企業との電話に関するマナーについてご紹介していきます。

電車での移動中に企業から電話がかかってきた場合は、焦る気持ちや電話に出たい気持ちもあると考えられますが、そもそも電車の中での通話はマナー違反となっています。ですから、電車の中で企業から着信があっても、電話に出ることは避けましょう。電話が切れるまで待ち、どこから電話がかかってきたのか確認します。そして、可能であれば最寄駅などで降車して対応しましょう。最寄駅での降車が不可能な場合も、なるべく早く折り返しの電話をかけるか留守番電話などを聞いて対応するかできるようにしましょう。

企業への電話におけるマナー・注意点【5】:留守電

企業に電話をかけたり、企業の担当者の携帯電話などに電話をかけたりした場合、留守番電話になってしまうこともあります。企業への留守番電話に対しては、どのように対応すべきか考察していきます。

基本的に、留守番電話のアナウンスが流れても、何も伝言を残さずに電話を切ってしまうことは、避けた方が良いでしょう。留守番電話に切り変わったら、アナウンスに従って伝言を残すことをおすすめします。伝言を残す際は、所属や氏名をしっかり述べましょう。また、用件を述べる際は、簡潔に分かりやすく述べることが大切です。最後に、時間を置いて再度電話をかける旨を伝え、伝言を終えるのが一般的と言われています。

企業の電話番号の探し方

企業への電話のかけ方|就活/折り返し/説明会予約・マナーや注意点

企業に電話をかける際は、電話番号を知る必要があります。最後に、企業に電話番号を探す方法についてご紹介していきます。

企業の電話番号の探し方【1】:検索

企業の電話番号を探す方法の中でも、特にお手軽なのが、インターネットで検索する方法です。「企業名 電話番号」などのキーワードで検索することで、見つかるケースもあります。

しかし、検索から企業の電話番号を探す場合、その情報がオフィシャルな情報なのかどうか、確認することが大切です。中には、古い情報や誤った情報が掲載されている可能性があるので、情報元が確かなものかどうか確認するようにしましょう。

企業の電話番号の探し方【2】:企業の公式webサイト

検索をする際、企業の公式webサイトなどを探して、公式のwebサイトに掲載されている連絡先から電話番号を探す方法もあります。企業の公式webサイトならば、情報源としても信頼できるものなので、誤った電話番号で間違い電話をかけてしまうリスクはほとんどないでしょう。

しかし、中には公式webサイトなどを持たない企業もあります。ですから、全ての企業の電話番号が、公式webサイトから調べることができるわけではないことは、頭に入れておきましょう。

電話のマナーを覚えて円滑なコミュニケーションを!

企業への電話のかけ方|就活/折り返し/説明会予約・マナーや注意点

いかがでしたでしょうか?今回は、「企業への電話のかけ方」をテーマにして、さまざまな条件や角度から、企業へ電話をかける際のマナーについてご紹介しました。

電話のマナーは、慣れないうちは面倒だったり難しいと感じたりするものでしょう。しかし、基本をしっかり覚えてマスターすれば、習慣化していくことができると予想できます。企業との電話でのやり取りに自信を持てるよう、この機会に電話のマナーをマスターしておきましょう。

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