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2018年01月31日

就活の電話マナーと対応例・電話をかけるOK/NGタイミング

就活中は企業と電話でやりとりをする機会も多く、電話のマナーができているかどうかも評価の対象になってします。就活では細部まで評価されていますので、電話でも振る舞いなど常に注意しなければなりません。就活中の電話を攻略して、就活を成功させましょう。

好印象を与える就活の電話マナーと対応例は?

就活の電話マナーと対応例・電話をかけるOK/NGタイミング

就活ではさまざまなことが評価の基準となっており、電話もその中の一つです。就活中は企業と電話でやりとりをする機会も多いですし、どのように対応するかによって印象は大きく変わります。

電話にはさまざまなマナーがありますので、正しいマナーを知っていなければ相手に失礼になってしまう可能性も高く、それがマイナスの印象に繋がってしまう場合も少なくありません。就活中で培った電話のマナーやスキルは就職後に企業の仕事でも必ず役に立ちますので、就活中にしっかりと身に付けておく必要があります。

電話で好印象を与えるためにはさまざまなコツがありますので、就活を攻略するためにはそれらを知っておかなければなりません。好印象を与える就活の電話マナーと対応例を知っていきましょう。

かけ方

就活の電話で好印象を与えるためには、電話のかけ方から意識しなければなりません。電話のかけ方としては大切なのは、まずは電話番号を間違えないことです。電話番号を間違えてしまうと企業と連絡を取ることはできませんし、就活で必要な情報のやり取りができなくなってしまいます。

また企業には代表番号の他に直通番号があり、直通番号を知っている場合は、そちらに連絡することが大切です。間違って代表番号にかけてしまうと、人事部などに繋いでもらわなければなりませんし、手間がかかってしまいますので、印象が悪くなってしまう場合もあります。かける電話番号を間違えないようにして、直通番号を知っている場合はそこに連絡してスムーズに連絡をしていきましょう。

受け方

就活の電話マナーと対応例・電話をかけるOK/NGタイミング

就活では電話のかけ方だけではなく、受け方も大切であり、企業からの電話を受ける場合は通話の環境を整えなければなりません。周囲ががやがやと騒がしいと電話の内容を聞き逃してしまう場合がありますし、後ろの喧騒が相手に聞こえてしまう場合も多いです。

騒がしい場所で電話をしていると印象が悪くなってしまいますので、素早く静かな場所に移動して電話を受けることが大切です。店の中にいるのであれば店を出たり、道路などで騒がしい場合などは一本路地に入るなどの工夫が必要です。

就活ではいつ企業から電話があるか分かりませんので、電話がかかってくれば今電話に出ても大丈夫か瞬時に判断し、少しでも静かな場所に移動するようにしましょう。

名乗り方

就活中は企業もさまざまな就活生と連絡を取って電話をしていますし、名乗り方も大切です。しっかりと名乗っておかなければ、誰なのかを判断することができませんし、確認に手間がかかればマイナスの印象を与えてしまう可能性も高いので注意しましょう。

就活の電話で名乗る場合は、自身の名前だけではなく、学校名、学部名なども伝えることが大切です。企業では名前だけではなく、学校名で就活生を記憶している場合も多いですし、学校名まで伝えるのがマナーです。

学部名までは必要ない場合も多いですが、学校名は必須ですので必ず伝えるようにしましょう。電話に限らず、名前と学校名、学部名などを伝えるのは就活中の基本的もありますので、就活中に名乗る場合は、それらをセットにして伝えるようにしましょう。

不在時

就活の電話マナーと対応例・電話をかけるOK/NGタイミング

就活中は企業から電話を受けるだけではなく、こちらから電話をかける場合もあります。しかし電話をかけたからといって、必ずしも担当者に繋がるわけではなく、場合によっては担当者が不在であることもあります。

担当者が不在だからといって、そのとき電話に出た人に伝言を頼むのはよくありません。一度用件を伝えた上で、再度かけ直しをすることを伝えておきましょう。伝言を頼んでしまうと、担当者に確実に伝わっているかどうかがわかりませんし、印象が悪くなってしまう場合も多いです。

担当者がいない場合は仕方ありませんので、必ずかけ直すようにしなければなりません。就活中は担当者に直接連絡をすることが基本ですので、繋がらなければ機会を改めて電話をしましょう。

留守番電話の残し方

企業に電話をかければ担当者以外でも誰かが出るはずですが、場合によっては多忙により電話に出られない場合もあります。その場合は留守番電話にメッセージを残すことになりますが、ここで用件すべてを伝えてしまうのはNGです。

あくまで着信があったことをメッセージに吹き込むだけであり、改めて電話をして直接用件を伝えなければなりません。留守番電話にメッセージを残す場合は自身の名前や学校名を伝え、何の用件で電話したのかを伝え、最後に再度かけ直す旨を伝えておきましょう。

就活生から折り返しを求めるのは印象がよくありませんので注意が必要です。留守番電話に繋がった場合でも、再度連絡は就活生からしなければなりませんので、再度かけ直す旨を伝えておきましょう。

かけ直し

就活の電話マナーと対応例・電話をかけるOK/NGタイミング

企業にかけ直しの電話をする場合ももう一度学校名や氏名などを伝え、用件を伝えた上でかけ直していることも伝えておきましょう。留守番電話のメッセージを確認して、就活生からの連絡を待っている企業もありますし、必ずかけ直しの旨を伝えておく必要があります。

かけ直しであることを伝えておけば、企業で連絡がスムーズに進みますし、電話でのやりとりもすぐに済ませることができます。かけ直しであることを伝えておかなければ、情報がこんがらがってしまい、企業を混乱させてしまう場合もあります。

就活中はとにかく丁寧に情報を伝え、やりとりをすることが大切ですので、お互いに連絡ミスや間違いなどがないように、必ずかけ直しの電話であることを伝えておきましょう。

折り返し

就活中は企業から電話がかかってくる機会も多いですが、就活ではやることがたくさんあるため、すぐには出られないことも多いです。企業から不在着信が入っていれば、就活生から折り返しの電話をかけなければなりませんが、折り返しの場合は折り返しの電話であることを伝え、一度で出られなかったことを謝罪しておきましょう。

就活中は忙しいので、企業からの電話に一度で出られなくても仕方ありませんし、企業でもそれだけマイナスの印象を持つことはありません。しかしここでしっかりと謝罪をしておけば丁寧な印象を与えることができますし、高評価にもつながります。折り返しの旨と謝罪の気持ちを伝え、できるだけ早くに企業に電話をするようにしましょう。

切り方

就活の電話マナーと対応例・電話をかけるOK/NGタイミング

就活中の電話は最後の最後まで油断は禁物であり、電話の切り方にも充分に注意しなければなりません。電話の切り方で好印象を与えるポイントとしては、就活生からは電話を切らないということです。

企業とやりとりが終わり、挨拶が済めば電話はそのままにしておき、企業が電話を切るのを待ちます。スマホなどで電話をしている場合は、就活生から切ったとしても大きな音が響くわけではありませんし、それほど印象も悪くはなりませんが、好印象を与えることはできません。

好印象を与えるためには、相手が電話を切るまでしっかりと待つことが大切です。就活生から電話を切るのではなく、企業から電話を切るのを待って、最後の最後まで丁寧な印象を与えていきましょう。

就活の電話をかけるOK・NGタイミングは?

就活の電話マナーと対応例・電話をかけるOK/NGタイミング

就活中は企業からいつ電話がかかってくるかわかりませんので、着信には常に注意をしておかなければなりません。一発で出られないからといってマイナスの印象を与えることはありませんが、それでもすぐに出るに越したことはありませんし、何度も繋がらなければマイナスの印象を与えてしまう可能性も高いです。

好印象を獲得するためには、企業からの電話に常に備えておくことが大切であり、電話はこまめにチェックしておく必要があります。しかし就活中の電話では企業からかかってくるだけではなく、就活生から電話をしなければならないことも多いです。

就活生から電話はいつでもOKなわけではありませんので、OKなタイミングとNGなタイミングをそれぞれ知っておき、上手に電話をかけていきましょう。

土日

就活をしていると平日は忙しくなかなか連絡が取れない場合も多いですが、土日であれば自由な時間が持てることも多いです。そのため土日に企業に電話をかけようと考えている人は多いですが、これはNGとなる可能性が高いです。企業でも土日が休みであることは多く、基本的には電話をかけても誰も出てはくれません。

かける意味がありませんし、仮に休日出勤などで電話に出たとしても手間をかけてしまいますので、マイナスの印象を与えてしまいます。企業によっては平日が休みの場合もありますので、その場合は土日にかけても問題はありませんが、基本的には土日は電話に出ないものと考え、平日に連絡するようにしましょう。

休日

就活の電話マナーと対応例・電話をかけるOK/NGタイミング

土日以外の休日でも、基本的には誰でも出ませんので、電話をかけても意味はありません。企業の人が出なければ電話をしても用件を伝えることはできませんし、仮に留守番電話に繋がったとしても、休日にメッセージを残すのはよくありません。

就活生は自由なスケジュールで動くことができますが、企業の場合はそうもいきませんので、基本的には企業の動きに合わせて連絡をする必要があります。企業の都合を考えずに連絡をしてしまうことで、自分勝手な印象を与えてしまう可能性が高く、マイナス評価になってしまう可能性も高いです。

休日は電話をかけても無駄になることが多いので、就活中の貴重な時間を無駄にしないためにも、休日には電話をかけないようにしましょう。

企業に電話をかけるタイミングとして夜が挙げられますが、これも基本的にはNGです。就活中への企業の電話は基本的には営業時間内にしなければなりません。営業時間外に電話をしても誰もでない可能性が高いですし、仮に出たとしても残業中に余計な手間を増やしてしまうことになりますので、夜間に電話をかけるのはやめましょう。

また夜の時間帯にもよりますが、深夜など非常識な時間に電話をかけていると、これもマイナスの印象を与えてしまいます。企業によっては電話の履歴から番号が確認できる場合もありますし、誰がかけたかわかってしまう場合もありますので、夜に電話をかけるのはやめましょう。

夕方

企業に電話をかける時間帯としては夕方が最もベストです。夕方であれば業務も落ち着いている可能性が高く、就活生からの電話にも対応しやすい状態であることが多いです。もちろん夕方といって時間帯の幅がありますので注意が必要ですが、基本的には終業時間間際でなければ問題はありません。

終業ぎりぎりは業務が立て込んでいることも多いですし、担当者が残業しなければなりませんので、印象が悪くなってしまいます。夕方といっても、営業時間ぎりぎりの夕方ではなく、日中の時間帯を選んで電話をかけることが大切です。昼間の時間帯に電話をかけることを心がけて、好印象を獲得していきましょう。

企業に連絡をする時間帯としては、朝がふさわしいと考える人も多いですが、始業してすぐはさまざまなことで忙しいので、電話での連絡は避けるようにしましょう。始業してすぐはさまざまな企業と電話でやりとりをしなければならないことも多く、就活生からの連絡まで対応している暇はない場合も多いです。

また朝礼で人が出払っているなどの場合もありますし、朝は何かとバタバタしてしまうので、狙って電話をしない方が無難でしょう。もちろん緊急の電話などの場合は、朝一で連絡をしても問題はありません。緊急連絡は少しでも早く伝えることが大切ですので、朝一に電話をし、それ以外の連絡であれば基本的には日中に行いましょう。

ケース別失礼にならない就活電話の対応法と注意点は?

就活の電話マナーと対応例・電話をかけるOK/NGタイミング

就活中では企業と電話でやりとりをする機会も多いですが、それだけではなくやりとりの内容も多岐にわたります。電話の内容によって対応時の注意点などは違いますし、すべてマナーが共通しているわけではありません。

基本的なマナーについては内容問わず共通していますが、それぞれで固有のマナーや注意点がありますし、それらを知っておくことが大切です。さまざまなシーンで上手に電話の対応をすることができれば好印象を与えやすいですし、電話の基本的なマナーが備わっていることもわかり、評価の対象にもなります。

就活の電話にはさまざまなケースがありますので、それぞれの対応方法と注意点を知って、上手に企業と連絡をしていきましょう。

説明会の予約

説明会の予約をする場合は、参加したい日程を伝えるだけではなく、時間帯や場所についても伝えておくことが大切です。企業では説明会を複数日にわけて各所で行っていますし、いつ、どこで行われる説明会に参加するのかを詳細まで伝えることが大切です。

また候補日については複数日伝えておくのも好印象を与えやすいポイントです。説明会には参加人数が決まっていますし、連絡をすれば全員が参加できるわけではありません。先着順もあれば応募者から抽選もありますし、連絡をしても参加できない場合もあります。

候補日を複数日伝えておくことで、企業でも調整がしやすくなりますし、説明会への参加意欲の高さも伝わりますので好印象になる場合が多いです。

就活面接の予約

面接の予約をする場合も、基本的な連絡の方法は説明会と同じです。いつ、どこで行われる面接に参加するか、さらに複数日候補日を伝えておきましょう。また面接の予約をする場合は、面接に向けての意気込みなどを簡単に伝えておくことも大切です。

面接へのやる気の高さをアピールしておくことで好印象を与えることができますし、面接本番を有利に進められる可能性もあります。また参加への意欲が高いことを伝えておけば、日程の調整についても優遇してもらえる場合もありますし、面接へのやる気をしっかりと伝えていきましょう。

面接の日程変更

面接の日程変更を申し出る場合は、早めに電話連絡しておかなければなりません。基本的には一度決まった面接日を動かすことはできませんし、連絡が遅くなってしまえば面接日の変更ができる可能性はさらに低くなります。

企業でもさまざまな調整が必要ですので、日程変更をお願いする場合は、参加ができないとわかった時点で素早くおこなうことが大切です。また日程変更を申し出るときには、必ず謝罪から入ることが大切です。

面接の日程を変えてもらうことは特別な措置であり、当たり前のことではありません。しっかりと謝罪をしておくことで丁寧な印象を与えることができますし、好印象を与えつつ日程の変更を考慮してもらうことができます。

問い合わせ

企業に対して問い合わせの電話をする場合は催促の電話とならないように注意しなければなりません。面接結果の問い合わせなどが催促になってしまうと印象が悪いですし、マイナスの評価になって選考で不利になってしまう可能性もあります。

問い合わせをするときには、へりくだった態度で企業にお願いをして、丁寧に返答をもらうことが大切です。問い合わせの電話自体は問題ありませんが、話し方や聞き方によっては傲慢な印象を与えてしまいますので、充分に注意しましょう。

電話面接

企業によっては電話で面接をする場合もあります。就活では電話面接の機会はそれほど多くはありませんので、緊張してしまう人が多いですが、基本的なマナーさえ守っていればそれほど難しいものではありません。電話面接に関しては通常の面接の対策と基本的な電話のマナーさえ身に付けておけば問題なくクリアできることも多いです。

電話のマナーは総合的に必要になりますので、電話のかけ方や受け方、言葉遣いなどまでしっかりと意識しておかなければなりません。電話面接では相手が聞き取りやすいように明瞭なトーンで話し、早口になり過ぎないように気をつけましょう。

内定の連絡

企業から内定の連絡が電話できた場合は、まずは内定をもらったことに対してのお礼の気持ちを伝えていきましょう。内定を承諾することを決めている場合はその場で承諾することを伝え、考える時間がほしい場合は、いつまでに答えを出せばいいのか、期限を聞いておきましょう。

またすでに辞退を決めている場合でも、その場で断ってしまうのは失礼になります。後日改めて断りの連絡をする必要がありますので、その場で辞退してしまわないように注意しましょう。

断りの連絡

企業に断りの電話をする場合は、丁寧に謝罪の気持ちを伝え、なぜ断るのか、その理由を伝える必要があります。断ること自体も失礼になる場合が多いですが、理由もなしに断るのはさらに失礼になってしまいます。理由をしっかりと伝えて断るのがマナーですし、誠実な対応になりますので、必ず理由を添えて断りましょう。理由がどうしても伝えづらい場合は、一身上の都合などで伝えても構いません。

就活中非通知でかかってくる電話の対処法は?

就活の電話マナーと対応例・電話をかけるOK/NGタイミング

就活中では企業から電話がかかってくる機会も多いですが、企業によっては非通知でかけてくる場合もあります。これは企業の業務上仕方のない設定である場合も多く、実際に非通知で電話をする企業は多いです。

非通知の電話はかけ直すことができませんので、就活中は積極的に出るようにしなければなりません。すべてが企業からの連絡であるとは限りませんが、企業からの電話である可能性は高いので、就活中は非通知や知らない番号でも必ず出るようにしておきましょう。

就活には就活の電話の仕方がある

就活の電話マナーと対応例・電話をかけるOK/NGタイミング

就活中の電話のマナーや対応方法などを紹介しましたが、電話のマナーは細部まで見られていますし、しっかりできていなければマイナスの印象を与えてしまい、選考でも不利になってしまいます。

面接での印象が良くても、電話の対応が悪ければ評価はマイナスになる可能性もあります。就活を攻略するためには、電話のマナーを欠かすことはできませんので、しっかりと身に付けておき、企業からの電話にも上手に対応していきましょう。

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