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2017年11月03日

就活電話の折り返しのマナーと対応例・OK/NGタイミング

就活中の方にとって、電話のマナーは特に大切なものになります。電話をかけても良い時間帯や、避けた方が良い時間帯の他、使ってははいけない言葉など気を付けなければならない事がたくさんあります。それらのマナーを覚えて、就活に活用してみましょう。

好印象を与える就活電話の折り返し方と対応法

近頃では SNSが普及したことで、電話をかける機会が少なくなりました。電話をかけなくても十分に便利な生活をおくることが可能ですが、社会に出ると、そうとも言っていられません。特に今現在就活中の方は、正しい電話のかけ方をきちんと理解されているでしょうか。就活中は、問い合わせのためや折り返し電話など、ビジネス用の電話には正しい電話のマナーがあります。

きちんとマナーに則った電話のかけ方をしないと、採用担当者にこの学生は採用できないと思われかねません。

社会人として重要な電話応対

企業において、電話をかけることの長所とはまず、その場ですぐにやり取りができるため、相談や話し合いがしやすく、臨機応変に動くことができるということでしょう。

現代では携帯電話やスマートフォンが普及しているため、お互いがどこにでも通話が可能であるということ、相手に連絡を取るための最も確実で早い手段であるということです。とはいえ電話には逆に短所もあるため、その短所を把握しておき、就活中、そうなった際の対処方法を覚えておく必要があります。

逆に、電話でやりとりをする際の短所とは、「記録に残らないこと」です。録音でもしない限り電話の声を記録に残すことはできません。このため就活中は、電話を受けるときには必ずメモを取るようにしましょう。

電話を受けてもらうということは、相手の手を塞いでしまうということですので、相手の方の業務の手を遮ることになります。このため電話をかける時間帯や状況に気をつける必要があります。

就活中の電話のかけ方と気をつけたいマナーとは

就活をされている方にとって重要になる電話のかけ方ですが、それでは就活中に、正しく電話をかけるためには、どのようにしたら良いかについてご説明していきましょう。

聞き返さないこと

就活中には、電話や折り返し電話をする上で、連絡事項を伝言してもらうことや、質問をすることが多々あります。その時、何度も聞き返すことのないように、手元にメモと筆記用具を用意して書き留めておくようにしましょう。

また、電話をするマナーとして、静かな場所、電波の良いところで電話をかけるようにしましょう。

電話をかけた際の話し方の順番

1.まず初めに自分の名前を名乗ること
2.次に相手の方を呼び出してもらうこと
3.相手の方が名乗ったら、その名前を繰り返し間違いがないか確認をすること
4.取り次いでもらった場合にはもう一度あいさつをすること
5.用件を伝える
6.今応対ができるかどうか確認をする
7.必要事項を確認したら、もう一度復唱してお礼を述べて電話を切る

以上の順番でお話しをしましょう。

就活電話の注意点

就活電話の折り返しのマナーと対応例・OK/NGタイミング

就活電話をかける際には以下のことに注意をして下さい。

・会社が忙しいであろう時間帯は避けること、特に 午前9:00から 10:00、午後5:00から 7:00の間は避けておきましょう。

・不在の可能性が高い時間帯、出社前の午前9時前、お昼休みの 午後12:00から1:00、退社時間の 午後6:00以降には電話をかけないようにしましょう。

・電話をかける際には、雑音が入らない静かな場所を選び、電波状況の良い場所からかけること

・電話をかける前には、あらかじめ要件や話す内容を書き留めておくこと

・筆記用具やメモ帳またはスケジュール帳など、メモをとれるものを手元に用意しておくこと

名乗り方の例文

「お忙しいところ失礼いたします。私、○○大学の○○と申します。」このように、まず最初にあいさつを、次に大学名と名前の順で名乗ってください。

名乗らなければ、だれからかかってきた電話なのかが分からず、相手の方を困らせてしまいます。電話をかける際には、まず始めに名前を名乗るようにして下さい。

初めのあいさつとしては、「お忙しいところ失礼いたします。」または「お忙しいところ恐れ入ります」と話します。夜間に電話をかけなければならなかった場合には、「夜分遅く失礼いたします。」とお話しします。

折り返し電話をするためにも時間の確認をする

場合によっては相手の方が忙しく、応対できない可能性もあります。その場合には、何時頃、または何日の何時であれば、時間を取っていただけるのか、都合のつく時間帯を確認して、改めて電話をかけ直しましょう。

就活中の会話のマナーには

就活電話で相手の方と会話をするときは、以下のことに注意をしてお話しして下さい。

・日時や場所などの重要なことは復唱すること

・日時や場所、応対してくれる方の名前や部署名、または内線番号などの連絡先をメモすること

・電話中は聞き取りやすい適度に大きな声で、明るくはっきりと話すこと

・正しく敬語で話すこと

最後にお礼を述べること

電話を切る前に、先方と約束したことの聞き間違いを防ぐために、もう一度繰り返し復唱して下さい。内容の確認ができたら、お礼を述べて電話を切ります。

例えば「それでは○月○日○○に伺います。本日はお忙しい中、ありがとうございました。失礼いたします。」と言って電話を切りましょう。電話を切るときは、相手の方が、電話を切るまで待ってから、そのあと電話を切るのがマナーです。必ず相手の方が電話を切ったのを確認してから受話器を置いて下さい。

電話を折り返す時のマナーとは

就活をするにあたって電話は欠かせないものになります。採用担当者から電話で連絡が来ることは頻繁になってくるでしょう。それでは、就活中の場合、金曜に折り返しの電話をするにあたって、どのように話せば失礼がなく、相手の方に良い印象を持ってもらえるかについてお話しをしましょう。

「はい」、「もしもし」という言葉は使わない

これは折り返し方の方法としては少し違いますが、電話応対の基本的なマナーとして覚えときましょう。電話は何も企業からだけかかってくるわけではありませんが、企業からの電話は固定電話からかかってくることがほとんどですので、番号の確認はできるでしょう。

このため、電話を受ける際には「はい、○○です。」といって名前を名乗り、はっきりと答えるようにしましょう。通常の電話とは違い、相手がわかっているのに「もしもし」とだけ答えるのは、企業相手の場合には大変失礼になります。

普段と同じ言葉遣いはやめること

就活中は、常に電話のマナーを念頭に置いて電話を受けることです。電話がかかってきても、焦って電話を取ってしまわずに、一呼吸おいて気持ちを落ち着けてから応対してみてください。

折り返し電話の受け答え

折り返し電話をかけるときは、ご本人が電話に出られることもありますが、担当者が不在である場合もあるので、取り次ぎをしてほしい人の所属やお名前をしっかり伝えましょう。

「○○時ごろお電話をいただき、折り返し、電話をさせていただきました。」

担当者に取り次いでもらった時の受け答え

担当の方がお電話に出たら「○○様、お忙しいところ恐れ入ります。私、先ほどお電話をいただきました○○大学の○○と申します。先ほどはお電話をありがとうございました。」このように担当の方が出たら、もう一度名前を名乗りましょう。

あなたにとっては2度目でも、取り次がれた相手の方にとっては、はじめてあなたと話すのですから、きちんと自分の名前を名乗って挨拶しましょう。その際には電話をして頂いたことへの感謝の気持ちを伝えましょう。

本題に入る前に

本題の話しをする前に電話のマナーとして、今電話で会話をすることができる状況なのかどうかを確認します。「ただいまお時間よろしいでしょうか?」といって相手の方の状況を確認します。

用件を話し終えたらお礼を述べて電話を切る

用件を話し終えたときの電話応対としては「お忙しいところありがとうございました。では失礼いたします。」と話し、電話を切ります。電話を切る前に、相手の方の貴重な時間を戴いたということに感謝を述べて、電話を切ります。

電話を切るときには、相手の方が受話器を置くまで待ちましょう。目上の方に対しての電話の際は、目上の方が電話を切ってからこちらが切るのがマナーです。

留守番電話機能を使おう

就活中は、可能であれば留守番電話の設定をしておいた方がベターです。だれにでも電話に出られないときがありますので、そう云った時のためにも、留守番電話機能をセットしておいた方がよいでしょう。今では携帯電話にも留守番電話サービス機能が付いています。

しかし、以前のものとは違い付属サービスになっていますので、携帯電話を購入する際には希望しないと、留守番電話サービスに適用していないこともあります。留守番電話機能をセットしておくと、だいたいの企業であればメッセージを残しておいてくれます。

留守番電話機能がない場合

留守番電話機能がない方には企業側は何度も電話をかけ直さなければならず、手間と時間をかけることになりご迷惑になってしまいます。就職活動中は、留守番電話機能のある携帯電話やスマートフォンを使用することをお勧めします。

また、その際には、留守番電話のメッセージの内容についても注意をしましょう。これまで親しい間柄でだけで留守番電話機能を使っていたという方は、その内容が企業を相手にもふさわしいものかどうかを、もう一度確認しておきましょう。

就活電話を折り返すOKなタイミングとNGなタイミング

就活電話の折り返しのマナーと対応例・OK/NGタイミング

電話がかかってきた時間にもよりますが、企業からの電話があったときには、少なくともその日のうちに折り返し電話をかけ直しましょう。電話がかかってきた当日は、担当の方が社内にいらっしゃるということですので、だいたい電話がつながります。そのため、電話がかかってきた当日に折り返すと、すれ違う心配がなくなります。

日付が変わると担当の方がお休みの日であったり、不在のこともありますので、なかなか連絡がつきにくくなってしまうこともあります。また社会人のマナーとして、気がついたらその日のうちにすぐ折り返しの電話をするのがマナーです。

相手が不在の時はことづけを

相手の方が不在の時はできればことづけをお願いしておきましょう。連絡があったということが確認できれば企業側も安心します。ただし、ことづけをお願いする際には必ず「またあらためてご連絡いたします。」というように再度連絡を入れる旨を伝えておきましょう。

企業側への電話連絡については、緊急の場合などを除いて、企業の業務時間内に電話をかけましょう。仕事上では時間外に連絡を入れることもありますが、就活中の電話は業務時間内に電話をするようにしましょう。

ただし、急いで連絡しなければならないことが発生した場合には、早めに対応をしましょう。例えば、急遽次の日の面接に伺えなくなった場合などが、それに当ります。

用件は短めに

こちらから何度も電話をかけていると、企業側もそれだけ時間と手間を取られることになります。用件は短く纏めて伝えるようにしましょう。

不在着信電話に折り返す

不在着信の電話を受けた場合には、どこからの電話なのかわからなかった場合、落ち着かない気持になるでしょう。ですがそこで焦って電話をかけ直してはいけません。

今回は就活中の電話マナーの一つ、不在着信への折り返し方についてご紹介します。

翌日に折り返し電話をかけるかどうか

就活電話の折り返しのマナーと対応例・OK/NGタイミング

不在着信を受けた時、その着信が何時にかけられた電話だったかを確認しましょう。もしも電話をかけた時間帯が今後7:00だったなら、その1時間後の午後8時前であれば、折り返し電話をかけてもかまいません。

着信が午前中にあった場合には、だいたいの企業の営業時間である 午後6:00までには折り返電話をかけるようにして下さい。

翌日に電話を折り返す場合

営業時間内に電話を折り返すことができず、また着信があった時間の 1時間後折り返せなかった場合には、翌日に電話を折り返すことになります。

しかし、翌日に電話を折り返す場合には、営業開始時間の直後に電話をかけるのではなく、営業開始時間の1時間後に電話をかけ直すのがよいでしょう。というのは、会社にとって営業開始時間直後は朝礼やミーティングなどがあり、大変忙しい時間帯でもあります。その時間帯に電話を受けても応対できないことがほとんどです。

折り返し時間の基準には

就活電話の折り返しのマナーと対応例・OK/NGタイミング

これはその会社の営業時間内であるか、営業時間外かによります。

営業時間内に着信があった場合は、その会社の営業時間内に折り返し、営業時間外に着信があった場合にはその時間に 1時間を足した時間帯を目安にするということはお話ししましたが、「絶対にそうしなければならない」という決まりがあるわけではありません。なぜなら、その会社によって営業日も時間も異なっています。

また、その会社によって、許容範囲に違いがあります。折り返す時間が遅すぎると、24時間営業でもなければ人事担当者が帰ってしまっている場合がほとんどでしょう。折り返す時間は、相手の方が迷惑と感じるような非常識な時間帯には電話をしないようにしましょう。

土日に電話を折り返す

就活中に面接をした会社から電話がかかってくるということは度々あります。しかしその時に、たまたま忙しく手が離せなかった場合には折り返し電話をかけることになります。

折り返しの電話は可能なかぎり早い時間か、平日に電話をした方がよいのですが、どうしても都合がつかない場合には、誠意を見せるという意味で土日にかけてみても構いません。

もし電話をかけてみても、だれも電話に出なかった場合には、月曜日に改めて電話をかけ直しましょう。また、企業側が電話に出たとしても、担当者の方が休んでいる場合には、電話に出られた方に、月曜日にもう一度かけ直すということを伝えておきましょう。

就活中はスケジュールの調整も早めにしなくてはならないでしょうから、担当者の方とは早めに連絡を取り合った方が良いでしょう。土日が営業日になっている企業であれば、止むを得ず土日に電話をかけても構いません。

土日に電話をかけても大丈夫かどうか

土日も営業している会社であれば、折り返し電話をかけても問題はありません。

ただし採用担当者が、土日に営業をしている会社でもお休みしている可能性があります。その場合には、次の出勤日と、何時であれば連絡が取れるのか確認をして、その日に電話を折り返す旨を伝えておきましょう。土日に営業しているか分からないという場合には求人票を確認してみましょう。

営業時間内にかけ直す

電話を折り返してみて不在だった時、またはその方がもう退社してしまったあとの場合には、次の出勤日を確認し、その日に折り返しを電話するのが良いでしょう。

もしも土日にも営業しているかどうかわからないという場合には、求人票を見て確認するのがよいでしょう。求人票には営業時間や営業日か記載されています。

2日後にかけ直す

会社の営業日が土日お休みになっている場合、金曜日の営業時間外に着信があったことに気がついた時には、二日後の月曜日の営業時間中にかけ直します。

携帯電話の番号で着信があった場合には、営業時間外でもあまり遅くない時間であれば、かけ直しても良いですが、ご迷惑になる場合も考えて、あまり営業時間外にはを電話しないようにしましょう。

土日がお休みの会社の場合は、月曜日の朝は特に忙しい時間になります。かけ直す場合には、忙しい時間帯を避け、折り返しの連絡が遅れてしまったということを謝罪しましょう。また、応募したいという熱意を伝えられれば、なお良いでしょう。

こんな時はどうする?就活電話の折り返し対処法

営業時間内以外は、電話がつながらず留守番電話になっているという企業が多くあります。携帯電話の番号から着信があった場合には、留守番電話になることも多いでしょう。

そのような場合には「○○大学○年の○○と申します。先ほどお電話をいただいたので、折り返させていただきました。また後日電話をさせていただきます。」とメッセージを残しておくのが良いでしょう。

メッセージを残した場合には、後日必ず電話を折り返しましょう。メッセージを残したからと言って、忘れてしまわないように注意しましょう。

担当者の名前と用件を把握してから電話をかける

企業側からすると、要件も電話をかけた担当者の名前もわからないと、電話のつなぎようがありません。

折り返し電話を入れる前には、必ず担当の方の名前と用件を把握してから電話をかけるようにして下さい。企業側はあなたの電話だけに対応しているわけではありませんので、相手の方が電話に出てしまってから間誤付くとご迷惑になってしまいます。

企業によっては電話がつながらなかった場合、後からメールで連絡してくる場合があります。折り返して電話がつながらなかった場合には、メールもチェックしてみましょう。

また、どうしても担当の方のお名前が確認できなかった場合には、電話をかける際に「採用担当の方までお願いたします。」とお話しすれば問題ありません。

応募書類を入れる封筒や送付状には、「株式会社○○採用担当者様」と書いておけば大丈夫でしょう。お名前を間違える方が失礼になりますので、無理に個人名を言ったり書いたりしなくても大丈夫です。

戻る時間が分からない場合

相手の方が不在であった場合、先方が戻る時間をお尋ねすることになります。戻ってくる時間が分からないと、何度も折り返し電話をかけなければならず、ご迷惑になるので、そういった場合には、次のように応対しましょう。

「ありがとうございます。またお電話をさせていただきます。本日はお忙しいところありがとうございます。失礼いたします。」

このように戻られる時間が分からなかった場合でも、時間を分けて何度か折り返し電話をしてみましょう。そのまま放っておいて折り返し電話をしないことが一番よくありません折を見て根気よく折り返し電話をかけ直します。

非通知電話を間違えないために

就活中に電話帳に登録していないということは、その企業に対する思いが弱いと判断され、だらしのない人間であると判断されてしまいます。またお電話を既にいただいているのに、知らずに折り返し電話をかけて失礼をしてしまう可能性も考えられます。

就活中は複数の会社に応募している人が多いはずですから、しっかりと社名を書き留めておき、電話をいただいた採用担当の方のお名前も、一緒に登録をしておいた方が良いでしょう。

相手が知らない番号だった場合には

就活中以外の場合には、知らない電話番号から携帯電話に電話がかかってきた場合、自分の名前を名乗らずに電話に出る人は少なくないでしょう。ですがこの場合、就活中ということを心得ておく必要があります。就活中に電話に出るときは、必ず自分の名前を名乗るということが電話のマナーです。

就活中は、「もしもし」や「はい」といって電話に出ないように、くれぐれも注意をして、「はい、○○です。」といってハキハキとした口調でしっかりと話しましょう。

就活の折り返し電話がつながらなかった場合の対処法

企業側にとって、就活中の相手が電話しても出なかったからと言って、それが合否に直接関係するわけではありません。ですが就活中であるにも拘わらず、あまりに長い時間折り返しの電話がなかった場合には、相手の印象が悪くなってしまいます。

就活中の相手が電話に出なかった場合、企業がどんな行動をするかというと以下のものになります。

・何もしないか折り返し電話が来るのを待っている

・メールをする

・もう一度折り返し電話をかける

では、それぞれのケースにすべき対応をご紹介します。

何もしないか折り返し電話が来るのを待っているケース

何もしないで折り返しの電話を待つ、というケースは、特に一流企業や大企業が多いです。

一流企業や大企業は何度も折り返し電話をしなくても、就活中の志願者が多く集まってくるので、人手不足で困ることがないからです。当然合格する倍率も高いので、折り返し電話をせずにそのまま放っておくと、気が付いた時にはもう閉め切られている、という場合があります。

折り返し電話を返さないでいると、辞退したものとみなされるので、入社したい企業であるならば、可能な限りその日のうちに折り返し電話をするように心がけましょう。

メールしてくるケース

また二つ目のメールをしてくるという場合ですが、これについては、ここまでしてくる企業は、あまりありません。企業からメールを戴いたら、そのままメールで返信しても大丈夫です。この場合もやはり営業時間内にメールを介すことをお勧めします。

もう一度折り返し電話をかけるケース

最後に、もう一度折り返し電話をかけてくる場合ですが、これは中小企業に多いパターンです。中小企業はあまり人手が集まらない場合や、人材不足になっている場合が多いので、優秀な人材を求めている場合が多いです。

そして、もう一度折り返し電話をかけてくるということは、優秀な人材を求めているという証拠でもあるでしょう。とはいえ、 2回も3回も折り返し電話に出ないということが続くと辞退したものとみなされるので注意をして下さい。

就活の折り返しメールの連絡はメールでもOK?

これについては、企業側がメールで連絡をしてきた場合のみ可能なことです。電話をしてきた相手に対して、電話で返すということは最低限のマナーです。

もしも電話で連絡をしてきたのに対してメールで返信した場合、マナーのない非常識な人間だと思われてしまうので、その時点で不合格になってしまう可能性が高いでしょう。

メールで折り返した場合の文面

繰り返しになりますが、ここで注意したいのはメールをするのは、相手の方からメールが来た場合のみです。メールをする際の文面は、

「株式会社○○採用担当○○様、お忙しいなかご丁寧にありがとうございます。○○大学 4年のまるまると申します。先日(または先ほど)御社よりお電話をいただいたのですが、都合がつかず申し訳ございませんでした。」

文頭にはこのように書き、後は相手のメールの内容に対して返事をしていきます。

メールが届いた場合のルール

就活中にメールが届いていた場合、基本的にはメールで折り返しお返事をしておけば問題はありません。もしも気が付くのが遅れてしまった場合には、できる限り早く折り返し電話か折り返し電話のメールをするようにして下さい。

一生懸命で就活をしている最中なのに、気が付かず、折り返し電話やメールをしなかったおかげで、相手の印象を悪くしてしまっては元も子もなりません。特に就活中は、こまめにメールが届いているかどうかのチェックをするようにしておきましょう。

就活中は電話のマナーを習慣づける

電話のマナーにはポイントがあります。就活中はこの電話のマナーについて、ポイントを押さえ、折り返し電話をすると良いでしょう。就活中は、電話のマナーを守り、習慣づけておくことが大切です。また聞き間違いや、忘れてしまうことのないように、企業からの連絡は必ずメモをとることも習慣づけておきましょう。

就活の合否連絡に折り返す際の注意点と受け答え

就活中は、電話をする機会が度々訪れます。書類選考や、一次選考をなどの採用活動の序盤においては、採用試験を受けている人数が多いため、選考の合否をメールで連絡してくるケースもあります。ですが二次面接や最終面接に進むにつれて、合否の連絡は電話でかかってくる場合が多くなります。

履歴書の書き方や面接の仕方については、色々な書籍が販売されています。または大学で、就活を支援している係や、就活サイトのセミナーなどで就活についての情報を得ることも可能です。ですが、就活中の電話のマナーについては意外と学べる場所がありません。

企業側としては、この時の電話のマナーもしっかりとチェックしていますから、就活前に電話のマナーを正しく覚え、失礼のないように応対しなくてはいけません。それでは、誰もがやってしまいがちな、就活中の電話マナーでやってはいけないことについて、お話ししていきましょう。

相手が知らない番号だった場合には

知らない電話番号から、携帯電話に電話がかかってきた場合、自分の名前を名乗らずに電話に出る人は少なくないでしょう。ですがこの場合、就活中ということを心得ておく必要があります。就活中に電話に出るときは、必ず自分の名前を名乗るということが電話のマナーです。

就活中は、「もしもし」や「はい」といって電話に出ないように、くれぐれも注意をして、「はい、○○です。」といってハキハキとした口調でしっかりと話しましょう。

電車の中や歩いている時は電話に出ない

普段から電車やバスの中など、公共機関の中で電話に出てしまう癖のある人は、特に注意が必要です。公共機関の中では、基本的に携帯電話での通話は禁止されています。これが就活中の相手を判断する材料になる場合もあります。

企業側としては公共交通機関で、移動中の人と会話をするということは、雑音が多いため大変話しにくいというだけではなく、ルールを守らない人間だと考えます。これは就活中でなくてもしてはいけないことですが、すぐ駅に着くからと言って、または電車などの中が空いているからと言って、電話に出てしまうという方は多いでしょう。

公共交通機関を利用するときには、着信がきた場合を考えて留守番電話に切り替えておきましょう。移動中は留守番電話にしておき、後で折り返しの電話をかけるようにします。

就活電話でいきなり本題を話すのはNG

就活中は電話がかかってくるということが多いですが、こちら側から電話をかける場合も多くあります。例えば、折り返し電話もそれに当ります。折り返し電話をかける時に思わずやってしまいがちなことは、折り返し電話をかけて相手の方が出た時に、いきなり本題から話し始めてしまうことです。

これは今までに家族や友人間でしか電話をしたことがないという方が、良くやってしまいがちな間違いです。相手が企業あった場合、折り返し電話をかける際には、一言めに「お忙しいところ申し訳ございません」または「お忙しいところ恐れ入ります」と話し、次に「今を時間よろしいでしょうか」といって相手を気遣う言葉を入れるようにしましょう。

朝一番や昼休みに折り返し電話をかけないこと

就活中に折り返し電話をかけるときには、時間帯も非常に重要になってきます。「朝一番や、午前中の早い時間に早めに折り返し電話をかけた方が良いのでは」と勘違いされている方は多いですが、企業側はこれを配慮に欠けると判断します。

会社にとって朝はメールの処理や朝礼、ミーティングなどの業務をこなしていることが多いので、そのような忙しい時間帯に折り返しの電話をかけてくる相手を、気配りのない人間と判断します。それと同じで、就業時間近くの時間帯や昼食時間も電話をかけるのは避けましょう。

重要なことを繰り返し聞かない

就活中の電話では、主に選考の結果や次の面接の日取り、持ってくるもの、会場など場所についての重要事項のやり取りをします。

就活中に、企業側から選考に通ったといわれると、嬉しくなって舞い上がってしまう気持ちもわかります。ですが、この電話は次回の選考についても重要な話しを伝える電話ですので、聞き流さないように注意をしましょう。

選考に通ったといわれても、すぐに気持ちを切り替えて筆記用具を用意し、同じことを何度も聞き返すことがないようにしましょう。何度も相手の方に同じことを話させると、だらしない印象をもたれてしまいます。

どんな時でも電話に出なくてはいけないのか

就活中に企業から電話がかかってきた場合、「電話に出られなかったということがマイナスポイントになる」のではないかと考えている方が少なからずいらっしゃいます。

電話に出ることができず何日も折り返し電話をかけなかったり、何度折り返し電話をかけているのに、電話に出ないということが続くと、これはさすがにマイナスの評価を受けることになりますが、無理をしてまで電話に出る必要はありません。

なぜなら、電話を受けた場所が騒々しく雑音の多い場所であったり、電波状況の悪い場所、またはメモをとることができないような場所で電話をとることを避けるためです。

お互いに会話が難しい場所で電話に出てしまう方が、結局電話をかけ直さなければならなくなったり、お互いの意思疎通が思うようにできなかったりと相手に迷惑をかけてしまう可能性が高いためです。

企業からの電話が無理をして出ず、雑音のない落ち着いた話しのできる場所に行き、筆記用具を用意して準備万端の状態で電話に出るようにして下さい。

折り返し電話がつながらない場合の対処法

何度も折り返し電話をかけても、企業の担当者につながらない場合もあります。そういった時には、必ず担当者が在席している時間を確認して、その時間に折り返し電話をするようにします。

相手が不在の時はことづけを

相手の方が不在の時はできればことづけをお願いしておきましょう。連絡があったということが確認できれば企業側も安心します。

ただし、ことづけをお願いする際には必ず「またあらためてご連絡いたします。」というように再度連絡を入れる旨を伝えておきましょう。

企業側への電話連絡については、緊急の場合などを除いて、企業の業務時間内に電話をかけましょう。仕事上では時間外に連絡を入れることもありますが、就活中の電話は業務時間内に電話をするようにしましょう。

ただし、急いで連絡しなければならないことが発生した場合には、早めに対応をしましょう。例えば、急遽次の日の面接に伺えなくなった場合などが、それに当ります。

フリーダイヤルで着信があった場合には

就活中に電話に出られず、着信履歴にフリーダイヤルの番号が残っていた場合には、一般電話とフリーダイヤルのどちらにかけるべきなのか、というマナーについてお話します。

フリーダイヤルは、着信側が料金を負担しているものなので、その企業に応募している場合、使わないでおいた方が良いでしょう。

ただし、問い合わせ先がフリーダイヤだった場合には、電話をかけても構いません。一般電話をかけるのは、求人票に一般電話とフリーダイヤルの二つの番号が記載されていた場合です。

どうしても一般電話の番号が見つからず、フリーダイヤルにかけるしかない状況では「フリーダイヤルからの連絡で失礼いたします。大変申し出ございませんが、応募用の電話番号を教えていただけますでしょうか」といって番号を確認します。

非通知の電話に出られなかった場合

就活中に非通知の電話に出られないということはよくあります。ほかの企業にも多数応募している場合には、非通知の電話だからと言って、何も特別な対応をする必要はありません。

基本的な対処法としては、会社から電話が来る時間帯である以外は、また電話がかかってくるのを待つのが一番良い方法です。就活中は神経質になりやすく、電話をかけないとイメージが悪くなると勘違いしている方も多くいらっしゃいますが、決してそのようなことはありません。

会社の電話が非通知になっているということには、会社のセキュリティ上、非通知にしている場合が考えられます。特に大きな企業ではそのような場合が多いです。電話番号と言っても、重要な情報ですので、それを人に教えないようにするために非通知になっています。

絶対にしてはいけないことは、非通知の電話番号に対して、どこからの電話だったのかを推測して、人事の方に勝手に電話をしてしまうことです。あてずっぽうで電話をしてしまうと先方のイメージも悪くなってしまうので、ここはどっしりと構えて相手からの電話を待ちましょう。

むやみやたらに電話をかけ、非通知の番号がどこからのものであったのか確認するような真似をしてもいけません。

マナーを守って就活中を成功させましょう

いかがでしたでしょうか。就活中では電話のマナーについても選考の条件に含んでいる企業がたくさんあります。電話の受け答えに関して、それだけを厳しくチェックをしているとまでは言いませんが、少なくとも顔が見えない分、声の感じや受け答えによって印象の良し悪しを感じとられてしまいます。

印象が良い場合には次回の選考での面接や選考試験でも結果に優位に働きますが、そのときの電話の応対が悪い学生は、マナーを守れない相手、礼儀がなっていないため複数人で仕事をするには向かない相手、と判断されかねません。

就活中の電話では、応対について最低限のマナーを身につけておくことで、いざ社会に出た時に必ず役に立ちます。電話応対についての研修がない企業もありますので、就活中から、電話応対のマナーを、しっかりと覚えておくことをお勧めします。就活電話に限らず、話し方や礼儀の基本でもありますので、早いうちから覚えておくことで、周りの同僚たちよりも一歩前に進むことができます。

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