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2017年11月25日

採用担当の宛名の敬称・御中と様の使い分け・宛名が複数の場合

御中は、組織や団体に対して、様は個人名に対して使われる敬称です。採用担当者名がわかっている場合は様を、採用担当者名がわかっていない場合は御中を使います。敬称を正しく使うことは、社会人として知っておくべき常識の一つなので、使い分けられることは大切なことです。

正しいのはどれ?採用担当の宛名の敬称 御中など

採用担当者に履歴書を送る際、宛名の書き方には注意を払わなければなりません。特に、迷いやすいのは、御中など敬称の使い分けです。この使い分けが正しくできていないと、社会常識がない、もしくは細かいところにまで気配りができないとみなされ、採用担当者によって不採用とみなされてしまうこともあります。

そうならないためにも、ここでは御中などの敬称をどのようなときに使うのか、正しい使い分け方を紹介していきます。

御中

「御中」とは、相手がはっきりしない場合に、その組織や団体全体に対して使われる敬称です。具体的な採用担当者名がわからないときに使われます。宛名が「御中」と書かれていると、組織全体に対して送られるものとなるため、その組織に属している人であれば、誰が明けるかわかりません。

そのため、「御中」と書かれた封筒に入れる書類は、誰が見ても問題のないものにしなければなりません。

個人に宛てた書類を封入する場合は、宛名のところに「御中」ではなく、採用担当者の氏名を書くようにしてください。「御中」では、採用担当者ではない人に、封筒を開けられてしまう可能性もあります。

殿

殿は、一般的には役職名の後につけられます。また、役職名でなく、個人名で会っても公用文の場合は、殿を使うことができます。役職名の使い方は「○○株式会社 人事部長殿」のように書きます。個人名の場合も同じように「○○株式会社 人事部 田中一郎殿」と書くことができます。

「行」は、基本的には目上の人が目下の人に対して用います。一般的には、返信用封筒を同封する際に、自分への宛名を「行」として記すことが多いです。

そのため、採用担当の方から送られてきた返信用封筒に、すでに宛名が「行」となっている場合は、「行」に二重線を引いて、宛名に合わせて「御中」「様」「殿」などに書き換えなければいけません。この作業を怠ると、社会常識がかけていると考えられてしまう可能性もあるので、必ず訂正することを忘れないようにしてください。

「宛」は、封筒に書くことはできません。「行」と同じように使われがちですが、「宛」は宛名に使うものではなく、同封する送付状などに使われます。採用担当者に送る封筒に「宛」を使うことのないよう注意が必要です。

様は、目上や目下にかかわらず、また男女関係なく用いることができる一般的な敬称です。個人名のみの場合は「田中一郎様」、会社名や役職などをつける場合は「○○株式会社 寺院時部長 田中一郎様」のように書きます。役職名に直接「様」をつけることはできないので、注意が必要です。

御中と様の使い分け

これまでにも書いたように「御中」は、組織や団体に対して使われる敬称です。それに対して「様」は、個人名にあてて使われる敬称です。採用担当者の氏名がはっきりしている場合は「○○株式会社人事部田中一郎様」と「様」を使います。一方、採用担当者の氏名がはっきりしていない場合は「○○株式会社人事部御中」と「御中」を使います。

また「御中」と「様」を同時に使うことはできません。「○○株式会社人事部御中田中一郎様」と書くことはできないので、採用担当者の氏名がはっきりしている場合は「御中」を使わないで「○○株式会社人事部田中一郎様」と「様」のみを使うようにしましょう。

宛名が複数の場合の書き方

採用担当の宛名の敬称・御中と様の使い分け・宛名が複数の場合

宛名が複数ある場合は、会社名は最初に一回書けば十分ですが、採用担当者の個人名それぞれに対して敬称をつけるようにします。「○○株式会社人事部 田中一郎様 伊藤愛様」のように書きます。

また、役職がはっきりしている場合は役職の高い順で書くようにしてください。「○○株式会社人事部長田中一郎様 課長伊藤愛様」と名前の前に役職をつける場合は氏名の後に「様」を使います。一方、「○○株式会社人事部田中一郎部長 伊藤愛課長」と役職を名前の後につける場合は「様」を使わないで役職のみとします。

採用担当の宛名の正しい書き方と例文

これまでに書いてきた人事部に対しての宛名の書き方を、ここで一度例文とともに紹介していきます。

「御中」は、組織や団体に対して用いる敬称です。個人名には使うことができません。
・○○株式会社人事部御中
・○○株式会社人事部採用担当御中

「様」は、個人名に対して用いる敬称です。個人名がはっきりしていない場合は、使うことができません。
・○○株式会社人事部田中一郎様
・○○株式会社人事部長田中一郎様
・○○株式会社人事部採用担当田中一郎様

「殿」は「様」よりも丁寧な表現です。使い方は「様」と同じです。「行」は、目上の人が目下の人に対して使うことができるものであるため、採用担当者に送る場合は使うことができません。「宛」は、封筒に入れる送付状などに使うものであって、封筒に書く宛名に使うことはできません。

人事課

宛名が人事課の場合を紹介していきます。

採用担当者がはっきりしていない場合は「御中」を使います。
・○○株式会社総務部人事課御中
・○○株式会社総務部人事課採用担当御中

採用担当者がはっきりしている場合は「様」を使います。
・○○株式会社総務部人事課田中一郎様
・○○株式会社総務部人事課採用担当田中一郎様

総務課

宛名が総務課の場合を紹介していきます。

採用担当者がはっきりしていない場合は「御中」を使います。
・○○株式会社総務部総務課御中
・○○株式会社総務部総務課採用担当御中

採用担当者がはっきりしている場合は「様」を使います。
・○○株式会社総務部総務課田中一郎様
・○○株式会社総務部総務課採用担当田中一郎様

総務人事部

宛名が総務人事部の場合を紹介していきます。

採用担当者がはっきりしていない場合は「御中」を使います。
・○○株式会社総務人事部御中
・○○株式会社総務人事部採用担当御中

採用担当者がはっきりしている場合は「様」を使います。
・○○株式会社総務人事部田中一郎様
・○○株式会社総務人事部採用担当田中一郎様

採用担当係

宛名が採用担当係の場合を紹介していきます。

採用担当者がはっきりしていない場合は「御中」を使います。
・○○株式会社人事部採用担当係御中
  
採用担当者がはっきりしている場合は「様」を使います。
・○○株式会社総務人事部採用担当係田中一郎様

形式別の宛名の書き方の見本

採用担当の宛名の敬称・御中と様の使い分け・宛名が複数の場合

履歴書の封筒

履歴書の入っている封筒は、一番最初に採用担当者の方が目にします。封筒の選び方や書き方の基本をしっかりと押さえておきましょう。

まずは、封筒の使い分けです。サイズは、市販の履歴書用紙についている封筒でも構いません。しかし、履歴書以外に同封するものがある場合は、書類の大きさに合った折らずに入れられる封筒を使いようにしてください。色は、白か茶を選びます。

次に、封筒への宛名の書き方です。宛名は、決して間違えることのないように正確に、ていねいに書くようにしてください。敬称は、上に記したように適したものを使用します。また、(株)などと省略せずに、株式会社と正式に書きます。企業によって、株式会社の位置づけが前の場合(前株)と後ろの場合(後株)があるので、間違えないようにしてください。

赤字で「重要書類在中」

履歴書は、個人情報や今度の採用に関する非常に重要な書類です。それらが同封されているということを示すためにも、封筒には赤字で「重要書類在中」もしくは「履歴書在中」と書く必要があります。市販の履歴書用紙に入っている封筒には、すでに「履歴書在中」と書かれていある場合もあります。

添え状

添え状とは、送付状とも言いますが、封筒の中にこのような書類が入っていますと説明を書いた書類です。履歴書の他に、職務経歴書など他の書類を同封する場合には、添え状を入れる必要があります。

添え状のサイズは、履歴書や職務経歴書に合わせたものにします。添え状に書く内容は①宛名、②履歴書を送付する日付、③差出人の氏名や連絡先、④簡単なあいさつ文、⑤内容の説明の5点です。

一番最初に書く宛名には、封筒に書く宛名と同じように会社名、部署名、さらに、わかる場合は採用担当者名を書きます。このときに使う敬称も、封筒と同じなので、間違えないように適切なものを使うようにしてください。

お礼状

お礼状の書き方は添え状と異なるので、注意が必要です。構成は①頭語(拝啓など)、②季節のあいさつや時候のあいさつ、③本文(お礼の言葉)、④結びのあいさつ、⑤結句(敬具など)、⑥日付、⑦署名(差出人)、⑧宛名です。

宛名が一番最後にきます。このときの宛名の書き方は、これまでのものと変わりありません。敬称の使い方に気を付けて、正確に書くようにしてください。

メール

メールの場合は、本文の一番最初に宛名を書きます。この時に、会社名・部署名・個人名を続けて書くのではなく、それぞれを開業しながら書くようにしてください。

(例)
○○株式会社
総務人事部
田中一郎様

宛名の後に本文を書き、一番最後に差出人の署名を付けます。

採用担当宛の返信用封筒の敬称の直し方と注意点 御中など

採用担当の宛名の敬称・御中と様の使い分け・宛名が複数の場合

採用担当者から送られてきた返信用封筒を使う場合は、宛名の書き方に特に注意を払う必要があります。すでに宛名が書かれている場合は、特に注意してください。

「○○株式会社総務人事部」となっている場合は、その後ろに「御中」を付け足します。「○○株式会社総務人事部採用担当田中一郎」となっている場合は、その後ろに「様」を付け足します。このように、すでに書かれている場合は敬称がないので、必ず適切な敬称を付け足すようにしてください。

「行」は二重線で消す

また、「○○株式会社総務人事部採用担当行」のように最後に「行」と書かれている場合があります。これまでにも書いたように「行」は、目上の人が目下の人に対して使う表現です。採用をお願いする側から送る封筒に、この「行」を使うわけにはいきません。

この場合は、この「行」を二重線で消して、その横に適切な敬称「御中」または「様」を書き加えます。二重線は、必ず定規を使用して引くようにしてください。決してフリーハンドで引くようなことがないようにしてください。

適切な敬称を使用する

採用担当の宛名の敬称・御中と様の使い分け・宛名が複数の場合

「御中」や「様」などの敬称は、宛名によってそれぞれ適切に使用することが、とても大切なことです。敬称を正しく使用することは、社会人の常識として必要なスキルの一つです。宛名を書くことは、社会に出ると数え切れないほどあります。敬称を場面に応じて正しく使い分けて、採用への一歩につなげてください。

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