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2017年12月06日

就活の選考辞退の連絡方法・タイミング・理由|メール/電話

就活を続けていくと志望する企業が途中で変わったり、就活を途中で終えたりなど、受けていた企業を途中で選考辞退する機会が増えてきます。選考を辞退する際にはどのようなことに気をつけたら良いのか、どのような理由を伝えたらいいのか、注意事項や例文を紹介します。

就活の選考辞退の連絡方法

就活の選考辞退の連絡方法・タイミング・理由|メール/電話

就活を続けていくと志望する企業が途中で変わったり、志望する企業から内定をもらったことで就活を途中で終えたりなど、受けていた企業を途中で選考辞退する機会が増えてきます。

企業にとったら就活生に途中で選考辞退をされることはあまり気持ちのいいものではありません。しかし誠心誠意に選考辞退とその理由を伝えることで、相手に嫌な気持ちをさせることはありません。

どのような方法で選考辞退を連絡したらよいのか、連絡方法別に例文も合わせて紹介します。

メールでの選考辞退の連絡方法

就活の選考辞退の連絡方法・タイミング・理由|メール/電話

内定の辞退ではなく、就活中の選考辞退にはメールを使用しても問題ありません。このときには、面接の前日までにはメールで選考辞退の旨を伝えましょう。間違っても無断で面接をキャンセルすることは辞めましょう。

メールで選考辞退の連絡をする際には、丁寧な文章を心がけましょう。選考に進ませてくれたお礼と、選考辞退することで好意を無駄にしてしまった点について詫びることで丁寧な印象をあたえることができます。選考辞退の理由については明記する必要は特にありません。

面接辞退のメールを書く際には、以下の例文を参考にしてください。

例文

件名:選考辞退のご連絡

株式会社◯◯◯
◯◯部 ◯◯様

いつもお世話になっております。
◯◯大学◯◯学部の◯◯です。

先日は、次回面接のご通知を頂きまして、誠にありがとうございました。
誠に申し訳ございませんが、
諸般の事情により、選考辞退をさせて頂きたく存じます。

貴重なお時間を割いて選考をして頂いたにも関わらず、このようなお返事となり、大変申し訳ございません。

誠に身勝手ではございますが、何卒ご了承いただきたく、お願い申し上げます。
本来直接お伺いしてお詫びすべきところ、メールでのご連絡となりますことを、重ねてお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社の益々のご発展と、皆様のご健康とご活躍をお祈り申し上げます。

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●●●●
○○大学○○学部○○学科
Mail:******@****.ac.jp
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電話での選考辞退の連絡方法

就活の面接まであまり時間がなく、直前になって選考辞退を連絡する場合にはメールではなく、電話で選考辞退の連絡をしましょう。この場合人事や面接官はすでに面接の準備で不在にしていることもありますが、関係者に伝言を残し、選考辞退の旨を人事担当者に伝えてもらいましょう。

電話での連絡は少し緊張する場合がありますので、あらかじめ手元にメモ用紙を用意しておくようにしましょう

選考辞退の理由を聞かれることもありますが、その際には率直に「他社の選考と被った」「内定をもうもらった」などと伝えましょう。

次の例文を参考にしてください。

例文

「○月○日○時から面接のお時間頂戴している○○大学の○○と申します。
面接担当者の○○様はいらっしゃいますでしょうか?

ーーーこの度は大変勝手ではありますが、一身上の都合により選考辞退させて頂きたく、ご連絡いたしました。

選考の機会を頂いたにも関わらず、お気持ちに添えず大変申し訳ありません。これまでお時間を割いていただいたことを誠に感謝しております。まことに申し訳ございません。」

手紙での連絡方法

次回の面接まで時間がある場合、選考辞退の連絡に手紙を使うのもいいでしょう。手紙で送る場合、誠意を込めた丁寧な文章を心がけてください。手書きで縦書きの手紙を書くようにしましょう。例文は下を参考にしてください。

拝啓

株式会社×××
○○○○様

先日は、お忙しい中選考のお時間をいただきありがとうございました。
大変貴重な機会を頂き、また次回の選考の機会も頂き誠にありがとうございます。

頂いた機会にもかかわらず、大変申し訳ありませんが、選考辞退をさせていただきたくご連絡させていただきます。

貴重なお時間を選考に割いて頂いたにも関わらず、このような結果になりましたことを心よりお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展と社員皆様のご多幸を心よりお祈り申し上げます。

敬具

自分の名前○○
大学名・学部○○
住所○○-○○‐○○
電話番号000-0000-0000

就活の選考辞退はいつしたらいいのか

就活の選考辞退の連絡方法・タイミング・理由|メール/電話

当日辞退する

選考当日には人事担当者を含め、関係者の社員がすでに就活の選考の準備をしていますので、選考を辞退するには少し遅いといえます。当日に辞退の連絡をすると、人事に無礼な就活生と思われかねません。

しかし、それでもやむを得ず当日辞退する場合には、電話で選考辞退の連絡をしましょう。人事担当者が面接の準備などで不在のときは、関係者に伝言を残し、選考辞退の旨を伝えてもらうようにしましょう。このときには丁寧な伝え方を心がけてください。

前日までに辞退する

就活選考の辞退を前日までにする場合には、メールで連絡しても問題ありません。

お詫びな気持ちを込めて手紙で送りたいという就活生もいますが、手紙だと時間のブランクがあり、人事担当者に迷惑をかけることもあります。迅速な連絡をするためにも、辞退の決意が固まった時点でメールで連絡をするようにしましょう。

辞退する時間帯はいつがいいか

就活の選考辞退の連絡方法・タイミング・理由|メール/電話

選考辞退の連絡のタイミングで悩む就活生も多いでしょう。選考辞退の決意が固まったタイミングで早く電話したい就活生もいますが、電話のタイミング次第で、人事担当者を困らせることもありますので注意しましょう。

まず、就業前に電話をしても取り次ぐ人はいませんので避けましょう。また、始業開始である9時前後も、一日の業務のはじめとして会社全体がバタバタしていますので、選考辞退の連絡のタイミングとして避けましょう。

その他にも、昼食時にも担当者が不在にしていることがほとんどですので、避けましょう。終業直前の5時前後も同じく業務で忙しくしていることがありますので、相手の迷惑を考えると避けたほうがいいです。

選考辞退の連絡のタイミングは、人事担当者が比較的余裕のある午前中の10時から12時、または午後の14時から16時がいいと言えます。

就活の選考辞退の理由の伝え方

就活の選考辞退の連絡方法・タイミング・理由|メール/電話

辞退理由は正直に伝えよう

就活の選考辞退をする際に、人事担当者に辞退の理由を聞かれることがあります。この時にどうやって答えるか悩む就活生もいるでしょう。

選考辞退の理由は正直に人事担当者に伝えても問題ありません。ポイントはウソをつかずに正直に伝えることです。選考辞退の連絡をするのは気まずいと思う就活生もいますが、正直に伝えたほうが相手に誠意が伝わります。下手に問い詰められてうそがバレるよりは、正直に辞退の理由を伝えたほうが相手も自分もスッキリします。

ただし、他社の選考に進む場合、他社の会社名を言う必要はありません。言いたくない場合は「先方に内密にするように言われているので」といったようにごまかしても問題ありません。

辞退理由の例

「御社と同時期に選考が進んでいた別業種の会社から内定をいただきまして、最後まで悩みましたが、先方の業種での仕事が自分のやりたかったことにに一番近いと思い、このような決断となりました。」

「就活していくなかで、やはり地元に貢献したいという思いが強くなり、一度自分が生まれ育った地に帰り成長したいと思い、このような決断を致しました。」

「就活していくなかで、家業を継ぐという選択肢が自分の中で大きくなり、家業を継ぐことで社会を学びたいと思いこのような決断を致しました。」

就活の選考辞退の取り消しはできるか

就活の選考辞退の連絡方法・タイミング・理由|メール/電話

就活の選考辞退を一度連絡してしまった後に、やはり考えを改めて受けたいと思う就活生も極稀にいますが、基本的には一度連絡してしまった後には取り消しはできません。

選考辞退の理由を伝えてしまったからには、企業もその理由に納得してくれ選考辞退を認めてくれているので、話の一貫性を保つためにも取り消しは難しいでしょう。

もう一度エントリシートを提出しても大丈夫か

選考辞退の連絡をしてしまうと、エントリシートの再提出も難しくなります。システムやデータベースで就活生のデータを管理している企業もあるので、一度辞退した就活生はデーターベースから削除され、エントリシートの再提出が認められないケースがあります。

就活の選考辞退は慎重にしましょう

就活の選考辞退の方法や注意事項について紹介しましたが、いかがでしたか。

就活を行っていく中で志望する企業が変わったりすることで、選考を辞退することはよくあります。その際に大切なのはいかに誠意をもって企業に正直に伝えるかです。

また、選考を辞退してしまうと後戻はできません。自分の選択に慎重になりながら、公開せずに正しい方法で選考を辞退しましょう。

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