会議での議題例・効果・書き方・提案方法・「議事」との違い
更新日：2024年04月06日
発言しやすい環境になる
具体的な議題、例えば「現場管理体制の実態とこれからの管理体制見直しについて」といった議題や「会員数を1割増やすための各部門の働きかけについて」といった議題はどのようなことが話し合われるのかが議題からすでに見えています。そのため参加者はどのような会議になるのかも予想がしやすく、意見を温めた状態で参加してくれます。
参加者がどのような意見を求められているのかを察して参加してくれることは、会議をより効果的なものとするためには必須ですので、議題の重要性がどれだけ重いのかを再認識させてくれます。
議題設定ミスによって発生するマイナス効果
議題の設定はこのようにプラス効果をいろいろと発生させてくれますが、議題設定をミスしている場合はマイナス効果が前面に出てしまうので最悪の状況になると「やらないほうが良かった」と参加者に思われるようになってしまいます。具体的にどのようなマイナス効果が出てしまうのかを考えてみましょう。
つるし上げを食らう参加者が出る
議題の設定の仕方によっては一部の参加者のみが徹底的にいじめられてしまうことすらあります。例えば、とある製造部門でトラブルが発生し、その原因が基本的な管理事項を守っていないから発生したものだとします。今回はこのトラブルをテーマに会議をする場合の議題で考えてみましょう。
ひどい会議の議題は「○○製造部門の管理実態と改善への取り組みについて」となってしまいます。このような議題になるとこの製造部門を担当していた人が徹底的に攻撃される可能性が出てしまうでしょう。こうなると製造部門担当の人が欠席したくなってしまいます。
そのような議題にするのではなく「現場管理の状態確認と見直しについて」と他の部門でも問題が当たり前のように発生していないのかを確認するためのものとしたほうがいいです。この見直しを考えたきっかけがトラブルだったとしても、1部門だけ集中砲火を浴びないようにしましょう。
会議時間がやたらと延びる
議題が「コストダウンについて」とか「売り上げを改善する方法」といった非常にざっくりとした話題が大きくなってしまいがちのものとなってしまうと、会議の中身もフワフワとしたものになるので会議時間が延びます。
会議時間が延びるとそれだけ業務時間が減りますので、実質的に残業が増えてしまいいろんな部分で支障が出てしまうでしょう。しかも、長い会議になればなるほど中身が薄くなるので話した内容も忘れられてしまい、連鎖的に悪い方向につながる恐れもあります。
議題の書き方
すでに具体的な議題の例を提示しているのでなんとなく想像はついているでしょうが、改めて議題の書き方について解説します。
議題を書くためのポイントはいくつかありますが確実に守ってもらいたいのは、「会議の方向性を示すこと」「改善したいのなら何を改善したいのかをはっきりさせること」「売り上げを増やすといった話題が大きくなるものは避ける事」「ゴールを設定すること」でしょう。
この「ゴールを設定すること」とはどこまで決める会議にするのかをはっきりさせるということです。議題に盛り込むのが難しいときでも、必ず「今回の議題は○○で△△という方向性にしたい」と説明し「そのために◇◇の部分まで決めたい」という言葉も添えてください。
「議題」と「議案」の違い
議題と議案をたまに間違えている方がいますが、明確な違いがあるので注意してください。議題とは「会議で討論するべき具体的な題目であり会議のテーマそのもの」です。議案とは「会議における決定すべき提案」です。具体的には「取締選任の件」が議題となり「○○を取締役に推薦する」が議案となります。
「議題」と「議事」の違い
議題と議事の違いは議事の意味が分かれば見えてきます。この議事とは「会議において審議すべき事柄」のことであり、会議そのもののテーマとなる議題とは異なります。議事はあくまでも会合して審議することやその内容そのものなのでテーマではありません。
議題の提案方法
初回公開日：2018年04月18日
記載されている内容は2018年04月18日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
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