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教授へのメールの返信の書き方・例文・必要なのか|お礼

初回公開日:2018年02月27日

更新日:2020年06月02日

記載されている内容は2018年02月27日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

大学生の皆さん、「大学の授業にどうしても行けない、でも無断欠席したくない。」「教授に質問したいけど会えない。」そんな時にメールを送ろうとしませんか?また教授からメールをいただいたときにはどんな返信をしてますか?抑えるべき礼儀やポイントを紹介!!

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意外とかけない当たり前メールルール?教授に送るメールのあれこれ

大学生・大学院生の皆さん、授業でお世話になっている教授(先生)にメールを送る機会があるでしょうか。その時に、あれ、これってなんて書けばよいのだろうと手が止まることはありませんか。実は、その教授宛てのメールの中で使っている敬語や礼儀のルールが使えているか否か、教授に見られています。

ここでは、大学で学ぶ最低限抑えなければならない、目上(ここでは、教授)に対するメールの書き方と、教授から送られてきたメールに対する返信文の書き方を伝授します。

教授に見られてる!?メール・返信でのあれこれ、分かってますか?

では、さっそく教授に送るメールのあれこれを説明します。このポイントさえおさえておけば、メールマナーがマスターできることでしょう。教授にも丁寧なメッセージを送ることができます。

教授へのメール掟①書き出し・件名

まず、メールの件名に、所属・先生の名前(何人もいる名字の先生ならフルネームが理想)・要件を一言で表したもの、例えば「明日の経済論の授業について」などです。

そして、一番大切なのが、相手をつまり教授を思いやる文が必要です。「お忙しいなか失礼します。」などと、教授の状況がわからずとも必ず入れる項目です。それによって、読む教授からの印象も良いです。

そして、2行ほど空けて、〇〇学部(複数の大学に赴く教授には大学名も)・〇〇学科・学年・組・学籍番号・自分の氏名を見やすいように気をくばりながら書くことが重要です。どれほど親しい教授であっても必ず記載しましょう。

教授へのメール掟②遅れてしまった場合などは、必ず謝る

あなたがもし、教授に対して謝罪すべき要件を伝えようとしている場合、例えば「明日の授業を欠席させてください。」という内容であれば、必ず①の内容の直後1行空けて謝罪の旨を書きましょう。どれほどあなたが悪いと感じているかを伝えましょう。

直接謝罪できないのであれば猶更言葉を丁寧にしましょう。もちろん、翌週行けないことが分かっているのであれば、前の週の授業時に伝えるのが賢明ですが。

教授へのメール掟③だらだら話すな

自分がメールを受ける側であることを想定してみましょう。だらだらと長いメールを読むと、ただでさえ忙しい教授からすると要点を理解する前に読み疲れてしまうでしょう。簡潔に伝えたいことを書きましょう。いつ、どこで、どのような理由でそれをお願い・謝罪しているのかを書きましょう。

教授へのメール掟④名前は絶対に書こう

さきほども、少しお話しましたが教授へのメールは『必ず毎回』自分の名前と学部・学科を明記するようにしましょう。もちろん、件名にも明記しますが、本文にもしっかりと毎回明記するようにするのがマナーです。

この名前を名乗るのはビジネスメールでも同じことで、目上の人に送るメールもビジネスメールとほぼ同じように送るのが一般的なマナーとされています。面倒だと感じる人もいらっしゃることでしょう。しかし、どこの誰なのか分からなくなってしまいますので、必ず明記しましょう。

教授へのメール掟⑤締めはこれが無難

伝えるべきことを簡潔に書いたら終わり、ではありません。締めには、必ずあなたの所属を改めて書きましょう。その下に教授の名前を改めて書きたい、そう思うでしょう。

しかし、それは大変失礼なこととなります。自分の名前の下に書くことは教授に対して大変失礼なことです。教授の名前を書くとするのならば、最初の所属の上に「●●先生」と書くのが良いでしょう。

これこそ掟!メールルール

使ってはダメなNGワード

いくら文章が良くても、教授に対してのメールは友達に対するメール感覚ではいけません。例えば、「~だ、~でしょ」など教授は友達ではありませんのでやめましょう。時折、授業内で「~でしょ」と教授に対して話しているのを聞きますが、決して良くありません。

また、「だと思いまーす」など伸ばすのも決して好まれません。非常識ですので使わないようにしましょう。さらに、一番NGなのが絵文字です。感情を表すのにとても便利な絵文字ですが、教授に対して送るメールでは不釣り合いな手段です。

たとえ親しい間柄だったとしても、決して使わないようにするのがマナーとされています。これは、教授に対しての尊敬が無く思われたり、軽はずみであると思われてしまいます。

教授へのメールに使うアドレスは?

「いつもの」は絶対NG!

メールはちゃんとしたプロバイダのアドレスで出すようにしましょう。大学からOOO@OO.OOO.ac.jpというアドレスをもらっているはずですので、そこから出しましょう。その大学の教授であれば、教えてくれている場合がありますので、その大学のアドレス経由の教授専用アドレスへ送信しましょう。

それが不可能な場合でも、せめてGメールやyahooメールで送るようにしましょう。そして必ず忘れてはいけないのが、PCから返信されてくるメールをきちんと受信が可能であるように設定しておくか、必ず確認しておきましょう。もし送って教授が返信してくださったのに見れなかった、受信できずはじいてしまったなどがあれば、それは教授に大変失礼とされています。

迷惑メールの設定をしている人は設定を注意しておこう

迷惑メールが来ないように受信設定をしている人は多いですが、その設定を変えないままにしていて、教授からの返信を拒否したら非常に失礼に当たりますし、重要な連絡が取れないなんてことにもなってしまいます。

どうしても大学のアドレスから無理な時は?

どうしても大学のアドレスが無い、または使用できず教授にメールしたいのに困る、という場合にはgmailやyahooでアドレスを作成しましょう。その際には、通常のアドレスでたとえアイドルの名前やかわいい言葉を使っていたとしても、教授に送る際のアドレスなのですから常識の範囲内で作成するように心がけましょう。

ヒントとしては、名前を使うなどです。個人情報がと感じるでしょうが、教授やのちの就職活動でしか使わない、という風に決めてしまえば漏洩にはつながらないでしょう。

教授へのメールの返信の例文

教授へのメールの基本をおさえてきたところで、ここで教授へのメールの返信の例文をいくつかご紹介いたしましょう。

●●の部分を変えればそのまま利用できますので、テンプレートとしてもご利用ください。

教授へのメール返信例文

●●教授

いつもゼミでお世話になっております。●●学部・●●学科(もしくはコース名)の●●です。教授に●●の●●について相談したいことがあり、ご連絡しました。現在、●●が●●の状況になっており、解決策が見つからない状態となっています。

一度教授に●●についてご覧頂き、アドバイスをご教授いただけたらと存じます。来週、もしくは再来週あたりなど、教授のご都合がつく時で構いませんので、●時間ほど、相談できる時間をいただけないでしょうか。

お忙しい中、恐縮ですが●●中(今週や来週など)にお返事をいただけると幸いです。ご確認のほど、よろしくお願いいたします。

●●大学・●●学科・●●科
●●花子(名前)
電話:080-●●●-●●●
メール:●●●@●●●.jp

シーン別の教授からのメールの返信の仕方は?

お礼や返信が必要な場合はこんなとき!

言うまでもありませんが、教授から一通目が来た場合、つまりはあなたから送っておらず教授からの突然のメールの場合には、必ず返信しましょう。「お知らせいただきありがとうございます。」などを文頭に添えましょう。当たり前ですが、教授からのメールであるため、あなたが誰なのかは当然分かっているでしょう。しかし、そうであっても必ず所属を記載しましょう。

また、教授からのメールが2通目であっても内容がお伺いを含むものである場合には、返信が必要です。例えば、「いつが都合いいですか」「いつ来れますか」などです。その場合には、忙しい教授がわざわざ聞いてきてくれているのですから、必ず返信をしましょう。

しないと、お互いのなかに齟齬が生まれてしまいます。気を付けましょう。また、「~でいいですか」などの場合には、賛否・有無をきちんと返信して伝えてください。

返信が必要ないやアポを取りたい場合は?

返信が必要な時は分かりやすいですが、教授が几帳面で送ると必ず返信してくださる場合には大変困惑します。その場合の対応をお教えします。例えば、「●●に会うの楽しみにしているよ。」など、あなたのことを気遣って書いてくれている場合には、「わたくしも~。あいがとうございます。取り急ぎ失礼します。」などと締めを付けて、返信をするようにしましょう。

ですが、「では〇〇日に」などと書かれている場合には、返信は不要です。なぜなら、その「~に」に終わりの意味があるからです。またあなたが返信してしまうと、教授がまた返信しなくてはならなくなってしまったり、返信すべきか迷ってしまうので必要ないです。逆に、蛇足になってしまうので注意しましょう。

それでも迷う場合にはコレ

でもやっぱり「返信したほうがいいのかな。」「返信しないほうがいいのかな。」と迷ってしまった時の万能のメールでの一言があります。「ご返信いただきありがとうございます。失礼します」この一言です。これは、受け取った教授に不快感も義務感も与えないので便利です。そのうえ、お礼を述べているのでより丁寧なあいさつができると喜ばれることでしょう。

レポートの提出など遅れてしまった場合

レポートの提出期限など、どうしても期限が過ぎてしまう場合もあるでしょう。その場合は、教授へのお詫びのメールを送るようにしましょう。何も送らずに遅れてしまったことを事後報告されるとあまり印象はよくありません。

件名はわかりやすく「レポート提出に関するお詫び」「●月✖日のゼミの欠席のお詫び」など件名から内容が察せるような簡潔なタイトルにしましょう。そして、メールの本文は、冒頭に教授の名前と「いつもお世話になっております」との一言を添えます。

学部名や学科名などの記入は忘れずに!締めはお詫びの言葉を

その後は自分の学部名や学科名、所属を明記しましょう。何も明記せずに『●●です』といわれても教授はどこの誰なのか分からなくなってしまいますので、必ず明記しましょう。自分の学科などを明記できたら、遅れてしまった用件を簡潔に伝えるようにしましょう。

ダラダラと謝罪文を書かれても、教授としては迷惑な話ですので、『伝えたい用件』と『遅れてしまう理由』と『いつまでにできるのか』そして最後に『お詫びの言葉』を添えましょう。

教授へのメール専用?!

教授に分かりやすいメールを送ることができるように注意すべきポイントの1つが、メールソフトです。大学で共通のものがあればそれを使いましょう。メールソフトで自分の名前は必ず設定しておくといいでしょう。アドレスだけでは誰からのメールか分かりません。

携帯メールの場合は自動的にアドレスから電話帳の名前に変えてくれますが、パソコンの場合はそうではないので、パソコンでやりとりする場合はちゃんと設定しておいて下さい。教員は学生からメールをもらっても、アドレスを見ても誰なのか分かりません。またアドレスにも気をつけて下さい。

英語圏の教授には?!

敬称は必ず「Prefessor」とつけましょう。称号として使う場合文の途中であっても先頭のPは大文字にします。「Professor Richardson」のようにです。また称号として使う場合は「Prof.」と略すことはしません。

英語のメールでは書き出しの一行を頭語と言いますが、そこに相手の名前を入れます。「Dear Professor Woodruff」とか「Hello Professor Woodruff」「Hi Professor Woodruff」というようにします。「Dear」を使うのがフォーマルな書き方で、「Hello」や「Hi」などはややくだけた言い方になります。

締めくくりの文は結語と言います。学生が教授に宛てたメールで使う場合は、「Sincerely」「Regards」「Best wishes」「Yours」などを使えば良いです。

教授へのメールの返信は必要なの?

メールだけでは伝えにくい事柄について聞いたり、資料を示しながら話を聞きたいときに先生を訪問したいと伝えたいときはありませんか。また、どんな返信をしたらいいのかわからないという時もあるでしょう。

そんなときには、教授にまずフォーマットにのっとってメールをして聞きたいことを伝えます。それについて教授から分かったなどの返信が来た場合には、その返信にお伺いしたい旨を書いて返信をします。

その返信に対して返信が来たら、教授の都合が良いときはいつかという伺いを書いて返信しますが、ここで必ず自分が絶対行ける日を3~5個書いて返信します。そうすることで教授がその日程の大丈夫な日を教えやすいだけでなく、メールの送信・返信を減らせるという効率性もあります。

教授へのメールの返信をする時間帯は?

深夜の返信はNG!なるべく日中に送るようにしましょう

目上の人に送るメールにしても、ビジネスメールにしても、一般的に深夜にはメールを変身しないのがマナーです。もし、夜遅くにメールを返信しなければならない事情があるのであれば「夜遅くのメールとなり、申し訳ありません」と一言添えるようにしましょう。一言添えたからといって、一般的には非常識なことですので、なるべく使わないようにしましょう。

曜日にも注意しておこう

教授も毎日大学へこもっているわけではありませんから、当然休日はあります。休日はどの人も休んでもいい日なので、休日のメールの返信は控えるようにしましょう。もし、どうしても送りたい場合は「休日のメールとなり、申し訳ありません」と一言添えましょう。この休日の緊急的な返信方法も、緊急時に使用しますので、普段から使わないように注意しておくことが大切です。

マナー良く返信して教授とのコミュニケーションを取りましょう

教授に対してのメールは、どんな内容のものであっても礼儀やルールがとても重要です。敬語もやはり大切です。常に日常から教授に対する言葉遣いがしっかりしている人は、メールのフォーマットを学べばよいでしょう。

また追記ですが、短すぎるメールも良くありません。さっさと終わらせたい感じを教授は受けます。ですので、きちんと詳細に伝達事項を書いていればある程度の文量になります。また、読み易さを考慮して句読点の数にも注意しましょう。少なすぎると齟齬につながりますが、多すぎても読みづらくなってしまいます。

言葉の選択も大変重要です。相手は知識ある教授ですが、難しい言葉を使わず分かりやすい伝わりやすい文章をもってメールを送りましょう。なによりも、正直慣れが大切です。就職前に学んでも遅いので今から覚えておきましょう。

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