請求書の封筒の書き方と手渡しをする場合｜退職金/横書き

請求書の封筒の書き方

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ビジネスでは、郵送で請求書を渡すことが多くあります。担当者にしっかりと請求書が届くように、封筒の書き方にも注意が必要です。請求書に限らず、封筒に宛名などを記載するときには、基本的なビジネスマナーを守ることも大切です。今回は、請求書を送付する際の封筒の書き方を紹介します。

住所や宛名は横書きか縦書きか？

封筒の書き方として、住所や宛名を縦書きに記載するか、横書きに記載するか、迷う方もいらっしゃるのではないでしょうか。日本語で記載するときの正式な書き方は縦書きです。ビジネスで一般的に使われている封筒も、長形や角形などの和封筒ですので、縦書きが向いています。

最近では、和封筒であっても横書きに記載することが増えてきました。親しい間柄では問題ありませんが、請求書の送付はビジネスですので、縦書きで記載しましょう。

請求書を郵送するときには、宛名部分が窓あきになっている封筒を使うこともあります。この場合の住所と宛名は横書きになります。

縦書きで住所と宛名を書くときには、漢数字を使います。住所の場合は「十」を省略するのが基本で、「11」の場合は「一一」、「21」の場合は「二一」になります。もちろん縦書きとなりますので、「ニ」の下に「一」を書きます。

封筒の選び方

請求書を送るときに使う封筒も紹介します。先程お伝えしたように、ビジネスでは和封筒を用いるのが一般的です。長形3号というA4用紙を三つ折りにして、ちょうど収まるサイズの封筒を使うことが多いです。また、A4サイズの請求書を折り曲げずに郵送したい場合には、角形2号を使います。

請求書を送る件数が多いのであれば、窓つきの封筒がおすすめです。宛名を印刷した紙を封筒の中にいれて、窓からみえるようにして郵送します。宛名の印刷が手軽に早くできますので便利です。

請求書の場合は、金額や個人情報の記載がありますので、裏地に模様がついているなど、中身が透けて見えないようになっている封筒であれば、なお良いでしょう。

宛名の注意点

宛名の書き方にも注意しましょう。請求書が入っている封筒の宛名には、担当者名を記載します。会社名だけ記載すれば、正しい担当者へ届かない恐れもありますし、経理へ直接届くこともあります。

経理へ届いた場合には、経理の方が何の請求なのか把握しておらず、電話で確認する必要が生じたり、トラブルに発展する可能性もあります。

社員が数人の小さな会社や個人宛ての請求であれば、担当者名がなくても問題ありませんが、基本的には、請求の内容をしっかりと理解している担当者の名前を封筒に記載しましょう。

請求書在中と記載するのか？

一般的な封筒の書き方と、請求書をいれた封筒の書き方の一番の違いは、「請求書在中」と記載しているかどうかです。

請求書を入れる封筒には、「請求書在中」と青色で記載しましょう。会社には毎日たくさんの郵便物が届きます。ダイレクトメールと間違えて処分されてしまうなどのトラブルに発展することもありますので、ひと目でわかるように記載するのがマナーです。

「請求書在中」というスタンプもありますが、手書きでも問題ありません。縦向きの封筒であれば左下に、宛名と同じく縦書きで記載しましょう。窓つき封筒など、横向きの封筒の場合は、右下に横書きで記載します。

手書きの場合は、「請求書在中」という文字の周りを四角で囲っておきましょう。一般的には、角を少し丸くした四角で囲みます。できれば線は定規を使って丁寧に記載しましょう。相手が気持ちよく請求書を受け取るための封筒の書き方のマナーです。

御中は使わないことが多い？

宛名の書き方ですが、個人宛ての手紙では宛名のしたに「様」を記載し、会社宛ての手紙では会社名の最後に「御中」と記載します。例えば、「株式会社〇〇　御中」という書き方になります。

しかし、先程お伝えしたように、請求書を郵送する場合には、宛名に担当者名を記載します。担当者名を記載した場合には「御中」ではなく、「様」を使います。

担当者名を記載するときの書き方は、縦書きの場合には会社名を書いた左側に名前を書き、名前の下に「様」をつけます。横書きの場合は、会社名の下に担当者名です。会社名に「御中」をつけて、名前にも「様」をつけるのは、間違った書き方ですので注意しましょう。

担当者名を書くのがマナーですので、社員が数名の小さな会社の場合は別として、請求書の封筒に「御中」と記載することは、ほとんどありません。

個人宛ての請求書

個人宛てに請求書を送るときも、封筒の書き方は同じです。宛名に会社名ではなく、個人名を記載します。例えば「山田　太郎　様」という書き方になります。送り先が個人事業主の人で屋号がある場合には、最初に屋号を記載し、次の行に名前を記載しましょう。

個人であっても、受け取る側がすぐにわかるように「請求書在中」と記載しておくと親切です。

A4サイズの請求書を郵送

請求書のサイズに決まりはありませんが、A4サイズの紙に印刷することが増えてきました。封筒の選び方でもお伝えしましたが、A4サイズの請求書を封筒にいれる時には、3つ折りにして長形3号の封筒にいれるか、折り曲げずに角形2号の封筒にいれることが一般的です。

折り曲げずに角形2号の封筒に入れるときには、請求書をクリアファイルに入れると丁寧です。雨の日に郵便物を運ぶと、封筒が濡れることもありますが、クリアファイルにいれておけば請求書が濡れないため、安心できます。

裏面の書き方

請求書の封筒の裏面は、一般的な郵便物と同じ方法で記載します。記載する内容は、自分の住所、郵便番号、会社名、部署名、名前です。表面と同じく縦書きが正式な書き方です。

和封筒は、裏面の真ん中に紙の重なった部分があります。真ん中の線をはさんで右側に住所、会社名、部署名を記載し、左側に名前を書きましょう。郵便番号は、両方の上に横書きで書きます。

封筒によっては、郵便番号の欄が事前に印刷されていることもありますので、その場合は印刷に合わせて記載しましょう。

封筒の表面が横書きのときは、裏面も横書きで記載します。郵便番号、会社名、部署名、名前の順に書きます。

退職金の請求書の封筒の書き方