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反省文の書き方・例文・長文がいいのか・書き始め|高校生/ビジネス

初回公開日:2018年10月23日

更新日:2020年10月02日

記載されている内容は2018年10月23日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

学校でもビジネスシーンでも、思いがけずミスをしてしまい反省文を書くことになったら、一体どのように書けばよいのでしょう。シーン別の反省文の書き方から、使う便箋や封筒、縦書きか横書きかなど、反省文に必要なものまでご紹介します。

反省文とは

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誰でも失敗を犯します。ところが、その程度が超えると書面での謝罪を求められる場合があります。その一つである反省文について紹介します。

反省文とは、主に業務上の比較的軽微なトラブル、ミスについて反省の意を表した書面です。併せて、問題を起こした経緯、理由や今後の改善策を報告します。また、事例として記録に残し、同じようなトラブル、ミスの対処方法を共有する目的もあります。

その他の反省文書(始末書、顛末書)との違い

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反省の意を表す文書は、他に始末書、顛末書などがあります。反省文との違いは、トラブル、ミスの程度の差です。

トラブル、ミスを犯した本人と周りの関係者では問題の捉え方が違ったり、謝罪先によって、反省文程度の問題なのに、始末書、顛末書に引き上げられることもあります。上司などに相談確認の上、適切な文書を選択しましょう。

文書名目的提出先
反省文始末書まで至らないトラブル、ミスについて謝罪、状況説明社内(主に上司まで)
始末書社内処分(懲戒、訓告、戒告)、相手会社への弁償などに当たるトラブル、ミスについて謝罪、状況説明社内、社外
顛末書謝罪よりトラブル報告書として作成する。本人だけでなく関連部署、上司の連名で作成されることがある社内

どんな場合に反省文が求められるのか?

反省文の提出は、当人の反省で問題が解決する場合に求められます。

当人の反省の範囲とは、トラブル、ミスの影響が個人、あるいは個人の周辺に限定され、金銭の損害が発生しないことです。

例えば、就業規則違反に違反した遅刻や無断欠勤、備品の紛失などです。

反省文の書き方

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反省文は、相手の理解したい順序に合わて、話をまとめて進めるのが重要です。

なぜなら、提出先の相手は気分を害しているのが前提となります。ですから、混乱を招く文章でさらなるストレスを感じさせてはなりません。これから相手の理解の順序に合わせた反省文の書き方を紹介します。

反省文の書式とは?

反省文の書式フォーマットは提出する先の文書フォーマットに合わせます。問い合わせて確認することで、提出フォーマットを間違えて作成してしまうなど、さらなる印象を悪くする事態を避けるようにしましょう。

以下、反省文の一般的な必要項目です。

項目内容
宛名提出先の宛名(部署名、役職、氏名+様)
日付提出日(西暦年あるいは和暦年、月、日)
タイトル(表題)「反省文」と記入。あるいは、「事案名+反省文」と記入
反省文(本文)反省文の本文を記入。後述「反省文本文の構成とは?」参照
作成者(反省者本人)作成者(部署名、反省者氏名)。パソコン文書の場合、プリント後の用紙に氏名部分のみ自筆で記入する場合があります
作成者捺印(反省者本人印)当人の捺印

反省文の書式フォーマットは2種類

書式フォーマットには2種類あります。

ひとつは手書きの場合です。この場合、用紙に便せんを使用し、罫線に沿って縦書きに記入していきます。他方はパソコン文書として用意されたテンプレートに必要事項を記入する形式の場合です。ワープロソフトを使用する場合がほとんどですので、横書きが一般的です。

反省文の枚数はどうすればいいのか?

枚数に関しては、原則一枚に収めることが望ましいとされています。しかし、説明すべき事情の複雑さにともなって複数枚に渡ってもかまいません。できるだけわかりやすく整理し、必要事項だけを簡潔にまとめることが重要です。

わかりにくく長い文章はいいわけがましい印象になりますので注意が必要です。

反省文の文体

日本語の文体には「だ」「である」などで終わる常体と、「です」「ます」などで終わる敬体があります。反省文の場合、「です」「ます」などで終わる敬体を使用し文章を書きます。

反省文の目的は反省の意を伝えることです。なのに、敬体で「~である」などと書いてしまってはぞんざいな印象を相手に与えてしまいます。反省文では「です」「ます」などで終わる敬体を使用し、丁寧さ、誠意を文体から表現しましょう。

反省文本文の構成とは?

反省文は比較的軽微なトラブルやミスについての反省の意を伝える文書です。しかし、ただ反省していることを伝えるだけでは内容が十分ではありません。

読み手の立場に立って、反省文には読み手の知りたいこと、心配していることが網羅されている必要があります。また、記録の側面もありますので、後から読んで経緯や事情がわかるように書くことが重要です。

以下、反省文本文の構成例です。

構成内容
反省謝罪対象の事案について反省していることを記述
問題点の明確化事案の何について反省しているのかを記述
トラブル、ミス発生時の状況5W1Hに当てはめ、状況を説明
トラブル、ミスの原因状況に対して、トラブル、ミスを招いた原因を記述
今後の再発防止策今後、同様の状況になったときの判断や行動の変え方を説明
改めて、反省謝罪改めて対象の事案について反省していることを記述

上司の重要視する反省文のポイント

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