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内容別出張報告書の書き方・例文|所感/感想

初回公開日:2018年04月18日

更新日:2020年03月06日

記載されている内容は2018年04月18日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

皆さんこんにちは、今回は「内容別出張報告書の書き方・例文|所感/感想」と題して、「出張報告書」の正しい書き方や注意点、またさまざまな分野で扱われる「出張報告書」の用例についてご紹介します。出張報告書の作成はとても簡単です。どうぞそのハウツーをご参照ください。

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出張報告書とは

出張報告書というものを皆さんはご存知でしょうか。主に会社から派遣の形でどこかの施設や会社へ出張させられ、そこで「何を得てきたか、どんなことを勉強してきたか、実際にどんな仕事をしたか」などを記録する書類が出張報告書となります。

会社勤めの方は多くの場合、この出張報告書を作成した経験があることでしょうが、実はこの出張報告書の書き方を多くの人が間違えて覚えてしまっている傾向もあります。それは「出張報告書がどんな役割を担う書類か」ということを忘れている人によく見られ、そのために出張報告書で書くべき重要点を見逃している場合が多い点です。

出張報告書の大事な働き

内容別出張報告書の書き方・例文|所感/感想
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出張報告書で大きな役割は、「実際にその社員が派遣先の就労場所へ行き、そこであらかじめ決められた仕事をしてきたかどうか、という事実確認を証明すること」となります。つまり「その社員が確実にそこへ行ったかどうか」がまず問われ、次に「その出張でしなければならない仕事をどれくらい達成できたか」という事実確認が問われる形となります。

この2点をまず重要点として踏まえ、それぞれの内容を簡潔に伝えることが、出張報告書を作成する際の2大項目となります。逆に言えば、この2項目をきちんと明記できていない出張報告書は出張報告書として認められない可能性もあり、再提出が課される場合もあるため、よくよく注意しておきましょう。

セミナーの感覚

セミナーというのはそもそも「大学における教育法の1つ」として認識されており、「あらかじめ割り当てられたゼミナールなどの特定のクラスに学生が集まり、そこで担当教授とともに1つないし複数の課題を研究する」という名目で設けられました。

しかし現代ではこのセミナーが会社で行なわれる出張項目の1つとして設けられ、この大学でなされているような「研究会」につながる勉強会と同じく、出張先・派遣先にて「事業課題への取り組みやアイデアの提出」などが課される場合が増えてきています。

大学では論文という形でそのセミナーでの成果が示されますが、会社では出張報告書によってその出張の成果が示されます。つまり出張報告書というのは、この「大学でなされる論文の成果」と同じほどの重要度を持つ公式書類であり、その内容もきちんと内容が充実したものにしておく必要があることになります。

内容別出張報告書の書き方

内容別出張報告書の書き方・例文|所感/感想
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さて、この出張報告書には実に多くの種類があげられ、それは「どこへ出張したのか」ということによって内容が変わってきます。先方会社への出張の場合もあれば、学会などのむずかしい小会への出張もあり、また展示会や工場見学といった社会見学を連想させる出張の場合もあります。

それぞれの出張目的によって出張報告書の書き方が変わり、それによって当然その内容にも「出張先で学んだこと・実際にした仕事内容」の変化が認められます。

学会

学会というのは、特定の学術分野同士が連携し、1つないし複数の課題・議題を念頭に置きながら検討し合う「研究者同士の会合」を意味し、特に学術部門の会であるため「専門技術の会得」や「学術的発展への貢献」などが期待されることになります。

この学会への出張というのは主に、大学研究員や理学研究所などに所属する研究員が課されることが多く、その際でも一般的には出張報告書の提出が義務付けられる場合がよく見られます。

・学会出張報告書(タイトル)
・参加した学会の学会名/開催日時(日程)/開催場所
・発表したセッションやタイトル
・発表に要した時間/質疑応答時間
・発表したレポートや論文のタイトル
・レポートの著者
・発表の概要
・質疑応答内容
・出張全体をとおしての所感や評価

一般的にはこれらの項目が学会に出席した場合の出張報告書内容となります。

研修

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研修というのは一般的に「まだ習得できていない学術やスキルなどを会得するため、執務能力・対応能力を高めるための特別な学習」を指し、先述しましたセミナーや学会への参加目的と非常に似ている性質を持ち合わせます。

・研修会が開催された日時
・開催場所
・出席者や参加者氏名
・レポートや論文の概要と、その著者(発表者)氏名
・実際に取り組んだ内容(実技などがあればその概要を含む)
・研修会全体への所感や評価(評価は自分についての評価)

これらの項目が研修会へ出張した際の主な出張報告書内容になります。特に「その研修で実際にどんなことをし、その研修によって何を獲得できたか」ということを重点に書くとよいでしょう。

展示会

展示会での出張報告書というのはあまり聞いたことがないでしょうが、会社や所属研究機関によっては、「今度のプレゼンテーションのために、○○の展示会へ参加してください」や「特定の展示会へ行って、どんな状況かを確認してきてほしい」などと言われる場合が実際にあります。

・展示会のタイトル
・展示会へ参加した日時
・展示会場名/所在情報とアクセス方法など
・アクセスに要した費用(駐車場料金を含む)
・特に目立った展示品の名前と情報
・展示会場内のレイアウトや装飾の雰囲気
・展示会全体をとおしての所感と評価

これらが一般的な項目となり、展示会の場合は特にアクセスに伴う経費や、駐車場料金の提示も求められるため、それらの情報もきちんと明記できるようにしておきましょう。

展示会へ出張する場合の注意点

先述しました展示会への出張の場合は主に、「展示されている掲示品をはじめ、展示会場のレイアウト方法や雰囲気などを見て、臨時的にどのように感じたか」という所感を目的にされる場合が多いため、あらかじめその展示会の内容を把握しておき、参加する前にあるていどの予測的な所感をメモしておくとよいでしょう。

工場見学

工場見学というのは、小学校でも「社会見学」という名目で多くの工場への見学が行なわれています。この工場見学というのは主に「一般的な工場においてどのように仕事が行なわれているのか」という文字どおりの社会見学をはじめ、その工場特有の作業ジャンルによって、出張報告書の内容も変わります。

特に工場に所属する従業員が別の工場へ見学に行く場合には、自分が所属する工場では行なわれていない「目立った作業過程や成果」に注目することが重要となり、自分の工場にぜひ導入したい項目を重点的に記録し、報告することが特典となります。

そのためには、出張先の工場で行なわれている作業過程をしっかり注目し、またわからないことがあればその場でメモをしておき、質疑の時間があればそのときに、なければ改めて担当者に尋ねてみるなどの行動が大切となります。

出張報告書のテンプレートダウンロードページ

内容別出張報告書の書き方・例文|所感/感想
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出張報告書の書き方はだいたい書式・テンプレートが決まっているため、インターネット上でも多くの「報告書用フォーマット」が用意されています。「ワードで作成する出張報告書」や「エクセルで作成する出張報告書」をはじめ、「見学用報告書フォーマット」、「事故報告書用フォーマット」、「営業報告書用フォーマット」など、実に充実した形で満載しています。

「出張報告書を作成しなければいけない」となったときに、まだ出張報告書を書いたことがない人や、その書式がどんなものかわからない人にとっては、特に利用価値のあるフォーマット掲載となるため、ぜひインターネット上から「報告書用フォーマット」をダウンロードして、その作成に役立ててみるとよいでしょう。もちろんほとんどが無料でダウンロードできます。

出張報告書の例文構成

先述で「出張報告書の書き方や注意点・フォーマットの利用法」などについてご紹介しましたが、ここからはその出張報告書の実際の書き方・例文についてご紹介します。

・出張報告書(フォーマットのタイトルとなっている場合が多い)
・○○部署 ○○○○さま(報告書の宛先部署と担当者氏名)
・○年○月○日~○年○月○日(参加日時や日程)
・出張先の場所名(会社の場合はその会社名)
・出張目的
・出張先で実際になされた行程
・出張者が実際に行なったことの内容
・出張全体をとおしての所感や感想
・資料が必要な場合は添付する

一般的に出張報告書の書き方はこのようになり、特に「その出張で学べたこと・会得できた能力や技術」について明記し、またその出張全体を眺めた上での評価・感想も重点的に書きましょう。

出張報告書の例文

先述しました「出張報告書の例文構成」を踏まえた上で、出張報告書の例文をご紹介します。

出張報告書
報告先:営業部 ○○○○さま
出張者名:営業部 △△△△(同行者がいる場合は丸カッコでくくって明記する)
日程:平成30年3月10日~3月15日
出張先:○○食品会社
出張目的:販売促進の効果を図る上で、新規プロジェクトの印象効果の獲得
内容:
○○食品会社において行われている販売促進では、主に顧客に対する宣伝広告の作成に重点を置いていた。自社の現プロジェクトにおいては、この宣伝効果への促進性が低いことを認識。今後の検討課題にあげることとする。
別の食品会社による質疑応答があり、そこで販売チケットの提案が検討された。
成果:
宣伝促進を図る必要があることを理解し、プロジェクトを立ち上げる際にはその都度、さまざまな顧客への特典物の作成が必要と認識できた。
添付資料:別紙参照のこと

所感

内容別出張報告書の書き方・例文|所感/感想
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「所感」という言葉の意味合いは「心に感じたことやそれによって考えたこと・感想」などと一般的に認められますが、この出張報告書に書く所感というのは主に「感想」ではなく、「評価の視点をもって、その出張でなされた事柄への考え」を述べる項目となります。

評価というのは必ず客観的に書かれなければならないため、主に感情面から書かれる感想とはまた別物の内容となります。先述しました「出張報告書の例文」をテーマにして、その内容から延長する形で「所感の例文」をご紹介します。

所感:
商品の販売促進に際しては、やはり宣伝効果や印象操作による利潤が多く認められる傾向が認められる。しかし、印象操作によって顧客の失望を招いた場合は、以前よりも遥かに経済的リスクを背負う可能性もあり、宣伝効果を担う場合はよくよく慎重に検討されなければならない。

感想

内容別出張報告書の書き方・例文|所感/感想
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「感想」というのは先でも少し触れましたが、「心で感じたことや考えたことをそのまま提起すること」を言い、所感の場合とは違って「主観や感情によって述べる内容」がメインとなります。先述の「所感の例文」に引き続き、「出張報告書の例文」をテーマにして「感想の例文」をご紹介します。

感想:
会全体の雰囲気は非常に展開が早く、「販売促進の方法」や「宣伝効果とそのリスク」についてはもう少し時間をかけても良いと感じた。また質疑応答に関しては、質問者の選定に偏りが見られたことと、質問者の数が少なかったことから、革新的なアイデアが挙がらなかった。

このように、出張したその会場の全体的な雰囲気や会の進み具合などへの感想を述べ、できるだけ所感で書いた内容とは別の角度から述べることが大切です。

出張報告書作成時の注意点

出張報告書を作成する際には、先述のように「その出張先で何を学び取ったか」、「どんな内容の成果が認められ、また質疑応答ではどんな事柄が話題になっていたか」などの、その出張先の状況をつぶさに明記することが大切になります。

そして所感と感想のところでもお伝えしましたが、所感を書く際には「感想」となってしまわないことが大切で、必ず客観的な評価を踏まえた書き方がポイントになります。そのためにはまず、出張前に「どんなテーマの内容がメインになるか」という、その出張を踏まえた上での全体的な概要の把握が大事で、出張前後の自分の評価を書くとよいでしょう。

「出張報告書」の英語表記と意味

「出張報告書」にまつわる言葉を英語に直すと、「business trip report(出張報告書)」、「trip report(出張報告書、派遣報告書)」、「report(レポート、報告書、出張報告書)」、「information(情報、報告書、報道、出張報告書)」、「dispatch report(派遣報告書、出張報告書)」、「dispatch account(派遣報告書、出張報告書)」などの言葉に置き換えられます。

「出張報告書」の英語表現と意味(1)

先でご紹介しました「出張報告書」の英語表記を参考にして、「出張報告書」の意味合いを含めた英語の例文をいくつかご紹介します。

・When preparing a business trip report, it is important to grasp the format.
「出張報告書を作成する際には、その書式を把握することが重要です。」
・Temporary employees, please be sure to understand how to write a business trip report.
「派遣社員は、必ず出張報告書の書き方を理解してください。」

「出張報告書」の英語表現と意味(2)

先述しました「出張報告書」英語表現に引き続き、さらに具体的な「出張報告書」の例文をご紹介します。

・"Experience" and "impression" in the business trip report must be recorded from different perspectives.
「出張報告書における「所感」と「感想」は、必ず違う視点によって記録しなければなりません。」
・The most important thing in the business trip report is "What do you learn from that business trip and how you will use it in the future".
「出張報告書において重要な点は、「その出張でなにを学び、今後にどのように利用するか」ということです。」

「出張報告書」の正確な書き方を理解しましょう

いかがでしたか。今回は「内容別出張報告書の書き方・例文|所感/感想」と題して、「出張報告書」の正しい書き方や注意点、またさまざまな分野で扱われる「出張報告書」の用例についてご紹介しました。

出張報告書というのは、どんな会社でも必ず社員に課す重要書類の1つとしてあり、出張を依頼された社員はもちろんのこと、非常勤社員でも派遣社員でも、何らかの研修やセミナーへの参加を課された場合は、必ず「報告書」という形で提出しなければなりません。

それだけ用途が多い出張報告書であるため、会社に入って働く社員となる場合は、この出張報告書の書き方・書式・いろいろな用例をあらかじめ把握しておくことが大切になります。

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