内容別出張報告書の書き方・例文｜所感/感想

出張報告書とは

黒塗りされた報告書の写真素材 - ぱくたそ

出張報告書というものを皆さんはご存知でしょうか。主に会社から派遣の形でどこかの施設や会社へ出張させられ、そこで「何を得てきたか、どんなことを勉強してきたか、実際にどんな仕事をしたか」などを記録する書類が出張報告書となります。

会社勤めの方は多くの場合、この出張報告書を作成した経験があることでしょうが、実はこの出張報告書の書き方を多くの人が間違えて覚えてしまっている傾向もあります。それは「出張報告書がどんな役割を担う書類か」ということを忘れている人によく見られ、そのために出張報告書で書くべき重要点を見逃している場合が多い点です。

出張報告書の大事な働き

出張報告書で大きな役割は、「実際にその社員が派遣先の就労場所へ行き、そこであらかじめ決められた仕事をしてきたかどうか、という事実確認を証明すること」となります。つまり「その社員が確実にそこへ行ったかどうか」がまず問われ、次に「その出張でしなければならない仕事をどれくらい達成できたか」という事実確認が問われる形となります。

この2点をまず重要点として踏まえ、それぞれの内容を簡潔に伝えることが、出張報告書を作成する際の2大項目となります。逆に言えば、この2項目をきちんと明記できていない出張報告書は出張報告書として認められない可能性もあり、再提出が課される場合もあるため、よくよく注意しておきましょう。

セミナーの感覚

セミナーというのはそもそも「大学における教育法の1つ」として認識されており、「あらかじめ割り当てられたゼミナールなどの特定のクラスに学生が集まり、そこで担当教授とともに1つないし複数の課題を研究する」という名目で設けられました。

しかし現代ではこのセミナーが会社で行なわれる出張項目の1つとして設けられ、この大学でなされているような「研究会」につながる勉強会と同じく、出張先・派遣先にて「事業課題への取り組みやアイデアの提出」などが課される場合が増えてきています。

大学では論文という形でそのセミナーでの成果が示されますが、会社では出張報告書によってその出張の成果が示されます。つまり出張報告書というのは、この「大学でなされる論文の成果」と同じほどの重要度を持つ公式書類であり、その内容もきちんと内容が充実したものにしておく必要があることになります。

内容別出張報告書の書き方

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さて、この出張報告書には実に多くの種類があげられ、それは「どこへ出張したのか」ということによって内容が変わってきます。先方会社への出張の場合もあれば、学会などのむずかしい小会への出張もあり、また展示会や工場見学といった社会見学を連想させる出張の場合もあります。

それぞれの出張目的によって出張報告書の書き方が変わり、それによって当然その内容にも「出張先で学んだこと・実際にした仕事内容」の変化が認められます。

学会

学会というのは、特定の学術分野同士が連携し、1つないし複数の課題・議題を念頭に置きながら検討し合う「研究者同士の会合」を意味し、特に学術部門の会であるため「専門技術の会得」や「学術的発展への貢献」などが期待されることになります。

この学会への出張というのは主に、大学研究員や理学研究所などに所属する研究員が課されることが多く、その際でも一般的には出張報告書の提出が義務付けられる場合がよく見られます。

・学会出張報告書（タイトル）
・参加した学会の学会名／開催日時（日程）／開催場所
・発表したセッションやタイトル
・発表に要した時間／質疑応答時間
・発表したレポートや論文のタイトル
・レポートの著者
・発表の概要
・質疑応答内容
・出張全体をとおしての所感や評価

一般的にはこれらの項目が学会に出席した場合の出張報告書内容となります。

研修

研修というのは一般的に「まだ習得できていない学術やスキルなどを会得するため、執務能力・対応能力を高めるための特別な学習」を指し、先述しましたセミナーや学会への参加目的と非常に似ている性質を持ち合わせます。

・研修会が開催された日時
・開催場所
・出席者や参加者氏名
・レポートや論文の概要と、その著者（発表者）氏名
・実際に取り組んだ内容（実技などがあればその概要を含む）
・研修会全体への所感や評価（評価は自分についての評価）

これらの項目が研修会へ出張した際の主な出張報告書内容になります。特に「その研修で実際にどんなことをし、その研修によって何を獲得できたか」ということを重点に書くとよいでしょう。

展示会

展示会での出張報告書というのはあまり聞いたことがないでしょうが、会社や所属研究機関によっては、「今度のプレゼンテーションのために、○○の展示会へ参加してください」や「特定の展示会へ行って、どんな状況かを確認してきてほしい」などと言われる場合が実際にあります。

・展示会のタイトル
・展示会へ参加した日時
・展示会場名／所在情報とアクセス方法など
・アクセスに要した費用（駐車場料金を含む）
・特に目立った展示品の名前と情報
・展示会場内のレイアウトや装飾の雰囲気
・展示会全体をとおしての所感と評価

これらが一般的な項目となり、展示会の場合は特にアクセスに伴う経費や、駐車場料金の提示も求められるため、それらの情報もきちんと明記できるようにしておきましょう。

展示会へ出張する場合の注意点

先述しました展示会への出張の場合は主に、「展示されている掲示品をはじめ、展示会場のレイアウト方法や雰囲気などを見て、臨時的にどのように感じたか」という所感を目的にされる場合が多いため、あらかじめその展示会の内容を把握しておき、参加する前にあるていどの予測的な所感をメモしておくとよいでしょう。

工場見学

工場見学というのは、小学校でも「社会見学」という名目で多くの工場への見学が行なわれています。この工場見学というのは主に「一般的な工場においてどのように仕事が行なわれているのか」という文字どおりの社会見学をはじめ、その工場特有の作業ジャンルによって、出張報告書の内容も変わります。

特に工場に所属する従業員が別の工場へ見学に行く場合には、自分が所属する工場では行なわれていない「目立った作業過程や成果」に注目することが重要となり、自分の工場にぜひ導入したい項目を重点的に記録し、報告することが特典となります。

そのためには、出張先の工場で行なわれている作業過程をしっかり注目し、またわからないことがあればその場でメモをしておき、質疑の時間があればそのときに、なければ改めて担当者に尋ねてみるなどの行動が大切となります。