内容別出張報告書の書き方・例文｜所感/感想
更新日：2024年01月31日
出張報告書のテンプレートダウンロードページ
出張報告書の書き方はだいたい書式・テンプレートが決まっているため、インターネット上でも多くの「報告書用フォーマット」が用意されています。「ワードで作成する出張報告書」や「エクセルで作成する出張報告書」をはじめ、「見学用報告書フォーマット」、「事故報告書用フォーマット」、「営業報告書用フォーマット」など、実に充実した形で満載しています。
「出張報告書を作成しなければいけない」となったときに、まだ出張報告書を書いたことがない人や、その書式がどんなものかわからない人にとっては、特に利用価値のあるフォーマット掲載となるため、ぜひインターネット上から「報告書用フォーマット」をダウンロードして、その作成に役立ててみるとよいでしょう。もちろんほとんどが無料でダウンロードできます。
出張報告書の例文構成
先述で「出張報告書の書き方や注意点・フォーマットの利用法」などについてご紹介しましたが、ここからはその出張報告書の実際の書き方・例文についてご紹介します。
・出張報告書（フォーマットのタイトルとなっている場合が多い）
・○○部署 ○○○○さま（報告書の宛先部署と担当者氏名）
・○年○月○日～○年○月○日（参加日時や日程）
・出張先の場所名（会社の場合はその会社名）
・出張目的
・出張先で実際になされた行程
・出張者が実際に行なったことの内容
・出張全体をとおしての所感や感想
・資料が必要な場合は添付する
一般的に出張報告書の書き方はこのようになり、特に「その出張で学べたこと・会得できた能力や技術」について明記し、またその出張全体を眺めた上での評価・感想も重点的に書きましょう。
出張報告書の例文
先述しました「出張報告書の例文構成」を踏まえた上で、出張報告書の例文をご紹介します。
出張報告書
報告先：営業部 ○○○○さま
出張者名：営業部 △△△△（同行者がいる場合は丸カッコでくくって明記する）
日程：平成30年3月10日～3月15日
出張先：○○食品会社
出張目的：販売促進の効果を図る上で、新規プロジェクトの印象効果の獲得
内容：
○○食品会社において行われている販売促進では、主に顧客に対する宣伝広告の作成に重点を置いていた。自社の現プロジェクトにおいては、この宣伝効果への促進性が低いことを認識。今後の検討課題にあげることとする。
別の食品会社による質疑応答があり、そこで販売チケットの提案が検討された。
成果：
宣伝促進を図る必要があることを理解し、プロジェクトを立ち上げる際にはその都度、さまざまな顧客への特典物の作成が必要と認識できた。
添付資料：別紙参照のこと
所感
「所感」という言葉の意味合いは「心に感じたことやそれによって考えたこと・感想」などと一般的に認められますが、この出張報告書に書く所感というのは主に「感想」ではなく、「評価の視点をもって、その出張でなされた事柄への考え」を述べる項目となります。
評価というのは必ず客観的に書かれなければならないため、主に感情面から書かれる感想とはまた別物の内容となります。先述しました「出張報告書の例文」をテーマにして、その内容から延長する形で「所感の例文」をご紹介します。
所感：
商品の販売促進に際しては、やはり宣伝効果や印象操作による利潤が多く認められる傾向が認められる。しかし、印象操作によって顧客の失望を招いた場合は、以前よりも遥かに経済的リスクを背負う可能性もあり、宣伝効果を担う場合はよくよく慎重に検討されなければならない。
感想
「感想」というのは先でも少し触れましたが、「心で感じたことや考えたことをそのまま提起すること」を言い、所感の場合とは違って「主観や感情によって述べる内容」がメインとなります。先述の「所感の例文」に引き続き、「出張報告書の例文」をテーマにして「感想の例文」をご紹介します。
感想：
会全体の雰囲気は非常に展開が早く、「販売促進の方法」や「宣伝効果とそのリスク」についてはもう少し時間をかけても良いと感じた。また質疑応答に関しては、質問者の選定に偏りが見られたことと、質問者の数が少なかったことから、革新的なアイデアが挙がらなかった。
このように、出張したその会場の全体的な雰囲気や会の進み具合などへの感想を述べ、できるだけ所感で書いた内容とは別の角度から述べることが大切です。
出張報告書作成時の注意点
出張報告書を作成する際には、先述のように「その出張先で何を学び取ったか」、「どんな内容の成果が認められ、また質疑応答ではどんな事柄が話題になっていたか」などの、その出張先の状況をつぶさに明記することが大切になります。
そして所感と感想のところでもお伝えしましたが、所感を書く際には「感想」となってしまわないことが大切で、必ず客観的な評価を踏まえた書き方がポイントになります。そのためにはまず、出張前に「どんなテーマの内容がメインになるか」という、その出張を踏まえた上での全体的な概要の把握が大事で、出張前後の自分の評価を書くとよいでしょう。
「出張報告書」の英語表記と意味
「出張報告書」にまつわる言葉を英語に直すと、「business trip report（出張報告書）」、「trip report（出張報告書、派遣報告書）」、「report（レポート、報告書、出張報告書）」、「information（情報、報告書、報道、出張報告書）」、「dispatch report（派遣報告書、出張報告書）」、「dispatch account（派遣報告書、出張報告書）」などの言葉に置き換えられます。
「出張報告書」の英語表現と意味（1）
先でご紹介しました「出張報告書」の英語表記を参考にして、「出張報告書」の意味合いを含めた英語の例文をいくつかご紹介します。
・When preparing a business trip report, it is important to grasp the format.
「出張報告書を作成する際には、その書式を把握することが重要です。」
・Temporary employees, please be sure to understand how to write a business trip report.
「派遣社員は、必ず出張報告書の書き方を理解してください。」
初回公開日：2018年04月18日
記載されている内容は2018年04月18日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
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