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反省文の書き方・例文・長文がいいのか・書き始め|高校生/ビジネス

更新日:2020年10月02日

学校でもビジネスシーンでも、思いがけずミスをしてしまい反省文を書くことになったら、一体どのように書けばよいのでしょう。シーン別の反省文の書き方から、使う便箋や封筒、縦書きか横書きかなど、反省文に必要なものまでご紹介します。

反省文は主に社内の上司に提出し評価されます。ですから、反省文はただ書いて提出すればいいということではありません。上司の立場に立つと反省文の内容で重要視されるのは2点です。

まず第一には何について反省しているのかということと、そして第二には、再発防止策です。

上司は何に反省しているかが知りたい

第一である何について反省しているのかは、とても重要な点です。なぜなら、上司とあなたでは視点や影響範囲に対して考え方が違うことが往々にしてあるからです。

例えば、朝寝坊をして出社が遅れ、会議に出席することができなかったとします。その時あなたは朝寝坊のことを反省した反省文を提出したとしましょう。

その時、上司は朝寝坊のことより会議出席者の時間を無駄にしたことを反省して欲しい、一人で仕事をしているわけではなくチームで仕事していることを鑑みて反省して欲しいと考えている場合もあるでしょう。

もし会議がなければ、朝寝坊のことを反省した反省文が妥当だったとしても、上司の目から見える状況によって下される評価は「こいつはわかっていない」になってしまいます。

おそらく、反省文を提出しなければならないような場合、事前に上司から注意があるはずです。よく注意内容を思い返し、上司の反省して欲しいことに応答することが重要です。

上司は再発防止策が知りたい

第二に上司が知りたいことは、再発防止策です。それは実行可能な再発防止策が考えられていれば、上司は二つの面をチェックすることができるからです。

まず第一点目は、トラブル、ミスの原因を分析できていることがわかります。例えば、朝寝坊して、「今度から朝寝坊しないようにします」とだけ報告されているとすれば、いずれ同じことを起こすのは明白です。

生活習慣や仕事の進め方を見直し、早く寝ることができる環境作りなど抜本的な対策がなされれば、大幅に改善されると上司にわかります。

第二点目は、人間の成長の面から、物事の判断の仕方、行動の仕方の変化がわかることです。同じようなトラブルやミスを起こさないようにするには、考え方を変えるしかありません。それが現れるのが再発防止策です。

上司は再発防止策から変わろうとしているのか、ただの提出のための反省文なのかを見ています。悔いるだけではなくこれからどうするのかを書きましょう。

ビジネスでの反省文書き方ポイント

ビジネスの場合、反省文レベルのトラブル、ミスであったとしても提出を求められるケースは誰にでもあるわけではありません。会社全体の中では特殊ケースに当たります。であるのに、さらに反省文の書き方で注意を受ける事態は避けなければなりません。

一回の反省文で上司に受理され、差し戻しのないように、わかりやすさ、言葉づかい、正確な名称などに十分に留意して書くことが必要です。わかりやすい内容の構成は前述「反省文本文の構成とは?」を参考に作成してください。

高校生の反省文書き方ポイント

高校生の場合、特にビジネスパーソンと反省文の書き方に大きな違いはありませんが、反省文を書くときの精神状態に留意しましょう。

なぜなら、例えば、酒を飲んでしまったとします。その時、「酒ぐらい飲んで何が悪い」と思いながら反省文を書いたとしたら、やはりその気持ちが文面に表れてしまいます。

また、高校生の場合、提出先は教師となる場合が多くなります。ビジネスの場合、用紙一枚にまとめることがいいとされますが、教師に対しては複数枚、詳細に記述した方が反省していると認められる傾向にあります。

大学生の反省文書き方ポイント

大学生の場合も、特にビジネスパーソンと反省文の書き方に大きな違いはありません。ですが特に注意する点としては、論理的な記述を心がけるようにしましょう。

提出先として想定されるのは担任教授や大学事務などでしょう。その場合、ただ反省していると言うのではなく、何がどのような理由で悪かったのか、どのような理由で本来どうするべきだったのかなど理由の部分に力を入れ、論理的反省をしているところを強調しましょう。

反省文の例文

反省文の例として遅刻をしてしまった場合の例文を紹介します。反省の意を伝えるとともに、原因分析ができていること、今度の対応について考慮されていることが重要です。

遅刻

反省文の例文として、遅刻の場合を紹介します。遅刻は時間に遅れたことを反省するのはもちろんですが、なぜ遅刻したのか、どうすれば間に合ったのか、根本的な時間の使い方を反省する必要があります。

目に見える表面的なことと、一歩踏み込んだ根本について反省しましょう。

項目例文
宛名(右上)システム開発部 開発一課 課長 鈴木一郎様
日付(左上)平成30年10月1日
タイトル(表題)平成30年9月26日進捗会議遅刻反省文
(本文)反省謝罪平成30年9月26日進捗会議に遅刻してしまい、誠に申し訳ございませんでした。
(本文)問題点の明確化今回のみならず、遅刻が常態化してしまっていることを反省しています。
(本文)トラブル、ミス発生時の状況毎水曜日に関係者の進捗状況の報告が確定されず、直前まで進捗資料作成しているため会議への遅刻が常態化するようになりました。
(本文)トラブル、ミスの原因原因は、コミュニケーション不足のため、改めて問いただすと進捗状況が違っていることが多発していました。
(本文)今後の再発防止策今後は1週間ごとの進捗確認を3日ごとに変更し、進捗管理を徹底します。そうすることで、進捗報告書の修正が少なくなるため会議への遅刻がなくなると考えています。
(本文)改めて、反省謝罪このたびは、私の管理体制の不備、コミュニケーション不足から関係者各位に遅刻による多大なご迷惑をおかけいたしました。大変申し訳ありませんでした。今後は進捗管理に細心の注意を払い、システム開発上の問題点も早く対応する所存です。
作成者(反省者本人)システム開発部 開発一課 Bチーム 山田太郎
作成者捺印(反省者本人印)(反省者本人印)

反省文は長文がいいのか

反省文はあまり短く書くと、反省していないように思われそうですし、逆に長く書くとごまかそうと企んでいるようで、反省文の文章の長さは意外に悩みます。

反省文は1枚にまとめるのが一般的です。その紙面の八割以上程度にわかりやすく書きましょう。

反省文は手書きがいいのか

初回公開日:2018年10月23日

記載されている内容は2018年10月23日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

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