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解約通知書の書き方・書式・封筒の書き方と郵送方法・印鑑

更新日:2020年05月26日

解約通知書のかき方ってどうしたら良いの?解約通知書っていったいどんなときに使うの?あなたのそんな分からないを一挙に解決します。解約通知書の内面の書き方はもちろん、初めての解約通知書の封筒の書き方から、送り方まで全て説明つきです!

解約通知書の書き方

現在済んでいる住居から引っ越しをしたり、退居をするときに必要となってくるのが、「解約通知書」です。「解約通知書」とはいったいどんなものなのか、企業やメーカーによって書き方は違うのか、提出期限はどうなっているのかなど、「解約通知書」について気になることを一挙にご紹介していきます。

基本的には、契約書に書いてある期限にのっとって、必要事項を記入して大家さんか、管理会社にわたします。それだけです。期限を過ぎてから渡してしまうとさらに契約は更新されてしまい、次の家賃も払うことになるので注意が必要です。「解約通知書」は入居時に受け取った書類の中に入っている可能性がありますが、無かった場合は大家さんや管理会社に確認を取って、新たに一枚貰うようにしてください。

マンション

「解約通知書」はマンションの管理会社側が一括して保管していることもありますが、自己管理で書面を提出しなくてはいけない管理会社もあります。「解約通知書」を実際に自分で作成するとき、なにを書いたらいいか分からないこともおおいはずです。

そんなときは次の項目を記載していってください。

自分で書く解約通知書

1:解約日(退居日)。おおよそ、一ヶ月前に申請すればいいというところがおおいです。

2:解約する物件名、部屋番号、契約者の情報を記載しなくてはいけません。解約する物件名(マンションやアパートの名称)と部屋番号、現在の住所(マンションの所在地)・氏名・電話番号を記入します。

3:解約理由(日当り不良や騒音、家族が増える、職場への交通などなんでもかまいません。)

4:退去立会日時

5:転居先(連絡先)。住所や電話番号、結婚で苗字が変わる人はその名前も記載しましょう。

6:その他。敷金や日割り家賃の返金先の銀行口座情報などを始めとし、まずは管理会社や大家さんに確認して必要な情報があれば記入してください。

エイブル

「解約通知書」は書面で受け取ることができます、ハガキの形式をエイブルでは活用しています。

まず、退居日が決まったら「解約通知書」に記入をします、このとき、退居びはけっして間違えないようにしてください、この「解約通知書」に書かれた退居びはあとから変更することができません。

また、一ヶ月前に送ったとしても、契約書に、例えばですが「退居申告は三ヶ月前にすること」というふうに記載されていたら、そちらの期間を優先させるとのことなので、しっかりと契約書をチェックしてから、お引っ越しのスケジュールをしてください。まんがいち、契約書より短い期間で申請してしまった場合は、エイブルから「このスケジュールでは、退居できません」と断られてしまう場合もあります。

賃貸

賃貸の「解約通知書」の提出の仕方ですが、まずは「賃貸借契約書」という書類を確認してみてください。そこに、いつまでに、どのような方法で「解約通知書」を取り扱わなくてはいけないかが書かれています。もし、紛失してしまったり、どこにあるか分からない無い場合は、管理会社か大家さんに言えばコピーを送ってくれます。

そして「解約通知書」をどのくらいの日程で、どのような方式で書かなくてはいけないかをチェックします。よくあるのは、「少なくとも、「30日前」に「書面」をもって解約の申入れを行うことにより、本契約を解約することができる。」というように、あえてかぎ括弧で強調しましたが、何日前に、どのような方法で提出してください、とかいてあります、それを守っていればトラブルになることはないでしょう。

契約

業務提携や、契約社員のように、一定の期間決まった契約の上に関係が成り立っているにもかかわらず、その契約期間の途中で契約を破棄したい、と言った場合があるときもあります。それを「契約の解除」といいます。

「契約解約通知書」があれば、「契約の解除」を実現させることができます。まずは書面に、日付、宛先、自分の社名をいれます、タイトルには「解約通知書」とでもしておけば、分かりやすくていいでしょう。

そして次に、

1:なんの契約についての「解約通知書」なのか

2:その契約をどうしたいのか(この場合は解除したいというむねを、はっきり明確に分かりやすく書く)

さらに、ここまできて悩むのが、「解除したい理由を書くかどうか」です。正直に言えば、「解約通知書」であるならば、内容はこれだけでもじゅうぶんです。しかし、渡された相手からしたら、「どうして?」「なぜ?」という疑問がでてきます。

契約2

そのため、やり取りを円滑にするために、最初から解除したい理由を明確に記載しておくことをオススメします。

例えば、

「平成30年12月13日付けで貴社と委託契約を締結した次の業務について,貴社の契約違反、(内容は具体的に追記すること)が判明いたしましたので、当該規定により当該委託契約を解除します。」としておけば、相手側にも理由が伝わり、何のことを言われているか伝わるので親切な「解約通知書」を作ることができます。

主な契約解約の理由を挙げるとすると、

1:相手が契約違反をした

2:相手がミスをした(商品の手違いなど)

3:その他の都合によって、もう契約は辞めたい

ただ、これらをただそのまま「解約通知書」に記載するには、表現が幼稚な気がします。続いては、それを「解約通知書」らしく記載する方法をお教えします。

解約通知書のおとなな書き方

はじめは先ほど上げた1の「相手が契約違反をした」ときの場合です。これを法的な表現に治すと「債務不履行」という言葉になります。なので「貴社の債務不履行によってこの契約を解除するものとする」とすればいかがでしょうか。

続いては2の「相手がミスをした場合」です。商品を良く見たら不良品だった場合や、送られて来た商品が違うものだった場合、「瑕疵担保責任」(かしたんぽせきにん)という表現に変えることができます。

3版ですが、自己都合ということですが、請負契約の場合は641条という有名な法律が使える可能性があります。(注文者による契約の解除)

第641条

請負人が仕事を完成しない間は、注文者は、いつでも損害を賠償して契約の解除をすることができる。

どれがじぶんの使用しやすい解除理由か、よく考えて最適なものを利用してください。

解約通知書の書式

書式にルールはありません。必要なことがキチンと書かれていれば、ワープロやパソコンで作ってもかまいませんし、全て手書きでもかまいません。

ほとんどが横書きですが、縦書きがダメだという大家さんや管理会社はほとんどないので、念のため縦書きでも良いか確認を取って、必要事項が記載されていれば良いとのことであれば縦書きでも良いでしょう。

解約通知書の封筒の書き方

封筒は一般的な宛名の書き方でかまいません。

左上に切手、右上に郵便番号、その末尾の人増す下から住所。中央に企業名と送りたい部署、御中にすることを忘れなければ大丈夫でしょう。

もし担当者の名前が分かっている場合は、担当者宛てに「◯◯◯様」で送りましょう。

裏面に自分の現在の(お引っ越しする前の)住所と氏名を書いて完了です。

解約通知書には印鑑は必要か

初回公開日:2018年02月07日

記載されている内容は2018年02月07日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

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