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ビジネスでの打ち合わせメールの書き方|返信/後/依頼など

初回公開日:2017年10月23日

更新日:2020年05月29日

記載されている内容は2017年10月23日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

ビジネスシーンでは、社内外問わず打ち合わせを行うことは多いことでしょう。打ち合わせ日程の調整や依頼、日時確定の連絡や打ち合わせ後の御礼など、時と場合によって送るべきメールは多々あります。それぞれの場合における打ち合わせメールをご紹介します。

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ビジネスでの打ち合わせメールの書き方例文

ビジネスシーンでは、社内外問わず打ち合わせを行うことが多くあります。ビジネスでの打ち合わせメールでは、受け取った相手を不快にしたり、怒らせてしまうような文面はご法度です。意外と難しいビジネスでの打ち合わせメールの書き方や例文をご紹介します。

打ち合わせを依頼するメール例文

打ち合わせの日時や内容が決まったら、まずは参加メンバーに打ち合わせ実施の依頼を行います。その場合のメール例文をご紹介します。

例文

商品の改良につきまして、下記にて打ち合わせをお願いします。
ご確認・ご参加のほど、よろしくお願いします。

【打ち合わせ詳細】

○日時

○場所

○内容※箇条書きなどで議題がわかるように記載します。

○出席者

打ち合わせのアポイントのメール例文

打ち合わせを行うにあたり、アポイントを取る必要がある場合のメールをご紹介します。特に社外の方とは日程調整が必要な場合がほとんどですので、打ち合わせの候補日をご連絡して調整します。打ち合わせ場所についても、相手を訪問するのか、相手に来社してもらうのかを明記しましょう。

例文

先日ご相談していた○○について、打ち合わせをお願いします。
つきましては、下記の日程でご都合の良いお時間はございますでしょうか。
ご都合の良い日程でお伺いします。ご検討のほど、よろしくお願いします。

○月○日10:00~11:00

○月○日16:00~17:00

○月△日13:00~16:00

※できる限り多くの日程を記載しましょう。

打ち合わせをお願いする

社内でも部署が違う方や外出が多い方などは打ち合わせの時間が合わないことも多々あります。その場合、打ち合わせの日程調整を行う必要があります。また、何度もやり取りを行わなくて済むように候補日を多目に連絡しましょう。

例文

お疲れ様です。

○○の件につきまして、打ち合わせをお願いします。つきましては、下記日程でご都合の良い日程はございますでしょうか。ご検討のほど、よろしくお願いします。

○月○日10:00~11:00

○月○日16:00~17:00

○月△日13:00~16:00

※できる限り多くの日程を記載しましょう。

打ち合わせの予定を連絡するメール例文

社内で打ち合わせの日時が確定したら、参加メンバーへ打ち合わせの予定を連絡します。その場合の例文をご紹介します。

例文

お疲れ様です。

先日のミーティングで後日の連絡としておりました、次回ミーティングの日程が確定しましたので、ご連絡します。ご準備のほど、よろしくお願いします。

【日時】〇月〇日13:00~14:00

【場所】第1会議室

社内の打ち合わせの場合

社内で打ち合わせを行う場合は、日程や場所、打ち合わせ内容をメールに記載します。もし、打ち合わせ前までに準備してほしい資料などがあれば合わせて依頼しておきましょう。

返信を依頼するメール例文

大切な打ち合わせについてのメールを送る場合、相手がメールを確認して、打ち合わせについて了解したという確証をもらう必要があります。その場合は、打ち合わせの内容を明記した後に、返信がほしい旨を記載します。

例文1

お手数ではございますが、打ち合わせ内容をご確認頂きましたら、返信のほど、よろしくお願いします。

例文2

お忙しい中、大変恐縮でございますが、メールをご確認頂いた旨の返信をよろしくお願いします。

打ち合わせ後にメールは必要?

打ち合わせを行った後は、打ち合わせ内容に相違がないように、参加メンバーに議事録を送付しましょう。そうすることで、後々トラブルを防止することができます。

打ち合わせ後のお礼メール例文

打ち合わせを行った後に、社外の方の場合はお礼メールを送る場合があります。忙しい中、時間を割いて打ち合わせに参加して頂いたことへの感謝と有意義な打ち合わせであったことなどへのお礼の言葉をメールに記載します。

例文

本日はお忙しい中、打ち合わせにご参加頂きまして、誠にありがとうございました。
○○様の貴重なご意見をお聞きし、身の引き締まる思いと共に、今後の新商品改良について有意義な打ち合わせになったと感じております。重ねて御礼申し上げます。

今後も定期的に打ち合わせを行っていく予定でございますので、またご参加頂けますと幸いです。引き続きよろしくお願いします。

打ち合わせメールの件名は?

ビジネスメールの場合は、打ち合わせメールに限らず、受け取った相手が見た時にメールの内容がすぐにわかる件名にします。打ち合わせメールの場合は、下記のような打ち合わせとわかる件名にします。

件名の例

【打ち合わせ依頼】

【要確認】打ち合わせ日時のご連絡

打ち合わせが決定したら?

打ち合わせの日時が確定したら、参加メンバーへ決定の連絡をします。その際は、確定した日時・場所、内容を明記します。また、件名には、「【確定】○○打ち合わせ」などと記載して、打ち合わせが決定したことが件名を見てわかるようにしましょう。

打ち合わせを案内するメール例文

多数の方へ向けて、打ち合わせの日程や場所、内容を案内する場合のメールをご紹介します。

例文

新商品開発に向けて、下記日程にて打ち合わせを実施致します。関係者の皆様はご調整のうえ、ご参加をお願いします。

【日時】〇月〇日14:00~15:00

【場所】〇〇会議室

※場所が社外の場合は、行き方を詳しく記載しましょう。

【内容】

1.△△について

2.□□について

打ち合わせメールに回答をもらう場合のメール例文

打ち合わせに参加できるかを返信にて連絡いただく場合は、打ち合わせの内容を記載し、必ず返信頂きたい期限を記載するようにしましょう。

例文

下記にて○○の打ち合わせを行います。つきましては、出欠の可否についてご返信をお願いします。

【打ち合わせ日時】〇月〇日16:00~17:00

【ご返信期限】〇月△日17:00

打ち合わせメールを受けた場合の返信は?

あなたが打ち合わせメールを受けた場合は、了解した旨の返信をしましょう。打ち合わせメールを送った相手は、あなたがメールを確認しているのか、打ち合わせ日を忘れていないか心配していることもあります。

文面は簡単なもので構わないので、返信することで印象も良くなります。

例文

打ち合わせのご連絡ありがとうございます。内容について承知しました。当日はよろしくお願いします。

打ち合わせをお知らせするメール例文

打ち合わせがあることを多数のメンバーに連絡する場合の例文をご紹介します。
また、参加の可否の返信をいただく場合は、件名に【要返信】など分かりやすく記載するとよいでしょう。

例文

下記にて、○○についての打ち合わせを実施します。関係者の皆様はご調整のうえ、ご参加頂きますよう、よろしくお願いします。
なお、ご参加の可否につきまして、△月△日 12:00までにご返信のほど、よろしくお願いします。

【日時】〇月〇日13:00~15:00

【場所】△会議室

【内容】※箇条書きなどで議題を記載します。

※出欠のご返信期限:△月△日 12:00

相手に来社してもらい打ち合わせを行う場合

社外の方へ来社していただき打ち合わせを行う場合の打ち合わせメールをご紹介します。ご来社が始めての方には、行き方を詳しく記載するか、地図のURLなどを送りましょう。

例文

いつもお世話になっております。

○の件につきまして、弊社にて打ち合わせをお願いします。詳細を下記に記載しますので、ご確認のほど、よろしくお願いします。当日はご足労をお掛けしますが、何卒よろしくお願いします。

※打ち合わせ日時・場所・内容を記載します。

打ち合わせが延期になった場合

予定していた打ち合わせが何かしらの理由で延期せざるを得ない場合もあります。そのような場合は、参加メンバーへ丁重に延期になった旨を連絡します。

例文

○月○日△:00~:△00に予定しておりました打ち合わせですが、下記の日時に変更となりましたので、ご連絡します。ご準備頂いていた方々には大変恐縮でございますが、再度ご調整・ご参加のほど、よろしくお願いします。

【変更前】○月○日△:00~:△00

【変更後】■月■日△:00~:△00

打ち合わせがキャンセルとなった場合のお詫びメール例文

打ち合わせが諸事情により、キャンセルとなった場合は、参加メンバーにキャンセルの旨を丁重にお詫びしなければいけません。その場合の例文をご紹介します。

例文

○月○日△:00~:△00に予定しておりました打ち合わせですが、急遽実施をしないことになりました。変更後の予定につきましては、現在調整中のため、確定しましたら改めてご案内させて頂きます。

ご参加メンバーの方々には大変恐縮でございますが、ご確認のほど、よろしくお願いします。

打ち合わせの確認メール例文

打ち合わせメールを送ったのが、打ち合わせの一週間近く前の場合は、打ち合わせ日程が近くなったら確認のため、再度メールをしましょう。

その場合は、打ち合わせの前日くらいが丁度よいでしょう。

例文

打ち合わせ日程が近くなりましたので、再度詳細をご連絡します。ご調整のうえ、ご参加をよろしくお願いします。

【日時】〇月〇日13:00~14:00

【場所】△△株式会社

【内容】※箇条書きなどで議題を記載します。

打ち合わせメールで気を付けて使用する言葉

ご足労

ご足労とは、本来はこちらから訪問するべきところ、相手にわざわざ来て頂いた・足を運んで頂いたことに対する労いの言葉です。通常は、来て頂いた後に、御礼やお詫びの言葉として使用しますが、打ち合わせ前のメールに使用しても問題はございません。

〇打ち合わせ前

・ご足労をお掛けしますが、当日はよろしくお願いします。

〇打ち合わせ後

・ご足労をお掛けし、申し訳ございませんでした。

・ご足労頂きまして、ありがとうございました。

伺います・伺う・伺い

相手の会社に訪問して打ち合わせをする場合によく使用する言葉に「伺います」があります。「お伺いします」や「伺います」、「お伺い致します」など様々使われていますが、正解は「伺います」です。

「お伺いします」は、「訪問する」の謙譲語に接頭語「お」と、「する」の丁寧語「します」をつけた二重敬語となります。ただし、最近では「お伺いします」は一般的に使用されているので、使っても問題ないでしょう。

「お伺い致します」は、「する」の謙譲語「いたす」をつけているので、二重敬語となり「お伺いします」に比べると過剰な敬語となってしまうので、使用は避けた方が無難です。

訪問する場合は、「伺います」または「お伺いします」を使いましょう。

お待ちしております

相手の来訪を心待ちにしているという気持ちを表現する言葉に「お待ちしております」があります。こちらは、目上の方に使用しても問題ない敬語です。

さらに丁寧に敬意を示したい場合は、「お待ち申し上げております」を使うとよいでしょう。

適切な打ち合わせメールで有意義な打ち合わせにしましょう

参加メンバーが気持ちよく打ち合わせに参加でき、有意義な打ち合わせとなるかは、事前の調整にかかっていると言っても過言ではありません。打ち合わせの影の立役者となり、適切な打ち合わせメールを送って打ち合わせを成功させましょう。

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