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ビジネスメールの質問の例文・回答の仕方|複数/社内/締め

更新日:2023年10月30日

ビジネスメールで質問したいとき、質問の仕方や文章で戸惑う人は多いでしょう。失礼な文章になっていないか、質問の仕方はこれでいいのか、そもそもビジネスメールで質問していいのかなど、悩みは尽きません。そんな人のために、ビジネスメールの質問の例文などをまとめました。

ビジネスメールでの質問はOK?

「そもそもビジネスメールで質問はしていいのか」と感じる人もいるでしょう。ビジネスメールに慣れていない人であれば、なおさらです。

結論からいうと、ビジネスメールで質問することは、決して失礼なことではありません。むしろ、ビジネスメールで質問することには、回答する側に気持ちや時間の余裕を持ってもらうことができたり、質問・回答の証拠が残ったりと、さまざまなメリットがあります。ビジネスメールでの質問は、場合によっては、電話で質問をするよりも有効な手段といえるでしょう。

ビジネスメールで質問するときの注意点

要点がまとまっているか

ビジネスメールで質問をするときに、一番注意しなければいけないのは、要点がまとまったわかりやすい文面で質問できているかどうかです。

たとえ、挨拶も敬語も正しく使えているビジネスメールだったとしても、肝心の質問内容がわかりにくければ、受信者を戸惑わせる「失礼なメール」になってしまいます。最初にきちんと質問の要点をまとめましょう。

至急回答が欲しい場合

至急回答が欲しい場合は、特に注意が必要です。メールは電話とは違い、送ったからといってすぐに反応がもらえるとは限りません。相手の状況がわからない以上、送ったメールがいつ開かれるか、そしていつ回答してもらえるかというのは、予測が困難です。

そのため、すぐに回答が欲しい質問をビジネスメールで送る場合は、メールを送った後に、必ず相手に電話を入れてください。また、「至急」や「ご確認お願いいたします」といった緊急性の伝わる文言を、メールの件名に入れるなどの工夫も必要です。

ビジネスメールの質問の例文

ビジネスメールで質問をする際にもっとも重要なのは、質問したい内容を、簡潔にわかりやすくまとめることです。場合によっては、ビジネスメールの基本的な形式を守ることより大切といっても過言ではありません。

もちろん、ビジネスメールのマナーをないがしろにしてはいけませんが、質問事項をわかりやすくまとめることも立派なマナーです。質問の仕方は質問の内容によって変わってくるため、これから挙げる例文を確認して感覚を掴みましょう。

都合のいい日程を教えてほしい

吉田工業 吉田様

いつもお世話になっております。㈱例文の佐藤です。

XXの打合せの件ですが、以下の日程のうち、吉田様のご都合の良い日時をお知らせいただけないでしょうか。

1案:3月12日㈪10:00
2案:3月14日㈬10:00
3案:3月15日㈭13:00

以上の日程以外でも調整可能ですので、ご希望の日時がございましたらお知らせ下さい。ご検討のほど、よろしくお願いいたします。

参加の可否が知りたい

吉田工業 吉田様

いつもお世話になっております。㈱例文の佐藤です。
早速ですが、第40回XX部会定例会を以下の日程で開催いたします。

日時:2018年3月30日㈮14:00
場所:XX会館 http://~

お忙しいところ大変恐縮ですが、2/28㈬までに出欠のご連絡をいただきますよう、よろしくお願いいたします。

商品の在庫があるか知りたい

山田商会 山田様

いつもお世話になっております。㈱例文の佐藤です。
以下のとおり商品を注文したいのですが、在庫はございますでしょうか。

商品:XX
型番:XX
数量:100個
希望納期:2/20㈭午前中

お忙しいところ恐れ入りますが、在庫の有無および納品予定日をご回答頂きたく存じます。ご確認のほど、よろしくお願いいたします。

注文書が発行されているか確認したい

吉田工業 吉田様

いつもお世話になっております。㈱例文の佐藤です。

昨日ご発注いただきました添付の見積書につきまして、現時点で、御社の注文書が確認できておりません。弊社では注文書を確認できないと作業に着手できないため、注文書を頂けない場合はご指定の納期に間に合わない可能性がございます。恐れ入りますが、お見積もり内容をご確認の上、注文書を発行頂けますでしょうか。

なお、本メールと行き違いで発行いただいております折は、なにとぞご容赦ください。ご確認の程、よろしくお願いいたします。

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初回公開日:2018年02月07日

記載されている内容は2018年02月07日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

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