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2017年09月11日

見積もり後の断り方と理由の伝え方|メールの書き方と例文

ビジネスであれば発注の前に一般家庭であればリフォームや修繕といったまとまった工事費用がかかるものなどに対して見積もりをお願いすることがあります。費用がわからないことについては先にかかる費用を把握していないと相手に仕事を頼むことはできません。

見積もり後のマナー

見積もり後の断り方と理由の伝え方|メールの書き方と例文

ビジネスであれば発注の前に一般家庭であればリフォームや修繕といったまとまった工事費用がかかるものなどに対して見積もりをお願いすることがあります。費用がわからないことについては先にかかる費用を把握していないと相手に仕事を頼むことはできません。

しかし、見積もりを出してもらってもその費用が納得できないときもあります。そんなときにはお断りしないといけません。見積もりはたいてい無料ですが相手は見積もりを出すために仕事をしてくれたのでお断りの連絡をすることに気が引けてしまいます。見積もりを出すことは発注の可能性が得られるので見返りとして十分であるという見方をする人もいます。

これらの理由があろうともそもそもお断りする際には最低限のマナーが必要です。相手への気遣いは社会においては常識の範囲ですが今一度、念のために確認しておきましょう。

見積もりを出してもらう

見積もり後の断り方と理由の伝え方|メールの書き方と例文

相手に仕事を頼む以上、見積もりをお願いすることは当然のことです。見積もりを出してもらうわないと何も判断材料が無い状態になってしまいます。

見積もりとは

そもそも見積もりとは商品やサービスを受ける際にかかる費用を事前に算出しておくことです。見積もりを出してもらうことは判断材料になります。また事前にお金を準備することができます。

見積もりはあくまでも事前に算出した費用なので、実際にかかる費用と誤差が出ることがあります。工事などではよくあることです。破損した部分を修繕しようと思っても外見だけでは判断できない部分もあります。思っていた以上に損傷がひどかったり、別の部分まで破損していたりすると追加工事が必要になったりします。

その際は業者からは報告があるはずなので再度、話し合いをすれば済むことなのです。しかし、まれに報告なしに追加作業をして見積もりよりもはるかに高額な請求をされる場合もあるようです。

稀なケースですがこのような業者もいて、よく見積もりの金額と実際の費用の差でトラブルになりこともあるため注意しましょう。

相見積もり

どこかに仕事を頼もうとしたときに1社だけの見積もりではその金額が相場なのかどうか判断することは難しいです。また、業者の対応の良さは実際に会って話してみないとわからないこともあります。そんなときにはいくつかの業者に見積もりをお願いすることもあります。これを相見積もりと言います。

仕事を頼む側は多くの情報が得られるので有効な手段です。見積もりを出す側は他社との競争になるので好条件を出す必要があります。

見積もり後の断り方

見積もり後の断り方と理由の伝え方|メールの書き方と例文

見積もりを出してもらって納得ができる内容であれば問題はありません。しかし、問題は見積もりの金額が納得できないときです。見積もりを出すには相手に仕事をしてもらわないといけません。いくら見積もりは無料でもお断りの連絡をする際は相手への配慮を忘れないようにしましょう。

電話での断り方

電話で見積もり後の断りを伝える人は多いでしょう。電話だと直接会うためにお互い時間をわざわざ作らなくてよく言葉で伝えることができるので無難な方法です。

丁寧に伝えることはできますが失礼のないように言葉は選ばなければなりません。メールであれば送信する前に確認できますが電話だと直接伝えるので常に配慮が必要になります。

また、お断りの電話したときに相手から断られないように食い下がってこられる場合もあります。相手の方が上手な場合は断り切れない状況になる場合もあります。事前に断る理由や話す内容をしっかり確認してまとめておきましょう。

メールで断る際の書き方・例文

見積もり後の断り方と理由の伝え方|メールの書き方と例文

ビジネスでやり取りしている場合は電話でなくメールで断りの連絡を入れることもよくあります。ビジネス上では今後もお付き合いが続く可能性があったり、またすでにお付き合いがある場合は失礼の内容に言葉を選ばなければなりません。

メールの書き方は基本的にビジネスマナーに沿っていれば大丈夫です。まずは挨拶と見積もりを出してもらったことの感謝を伝えることから始めましょう。そして、見積もりを出してもらった結果、なぜ断ることになったのか差し支えがなければ理由を書きましょう。細かい理由までは書く必要はありません。最後は相手には見積もりを出すという仕事をしてもらったので謝罪の気持ちも伝えましょう。

件名はシンプルに「今回のお見積もりの件について」などで大丈夫です。

以上のことに気をつけてメールを書くと

「いつもお世話になっております。
お忙しい中、お見積書をいただきましてありがとうございます。
貴社のご提案を社内で検討しましたところ、誠に恐縮ながら、費用の面で、今回は見送らせて頂くことになりました。誠に申し訳ございませんでした。

また今後もご提案をお願いする際には宜しくお願い申し上げます。取り急ぎメールにご報告申し上げます。失礼いたします。」

のようになります。

メールの場合は伝えるべき内容をシンプルに伝える方が良いので断りの内容の部分以外は誰が書いてもこのような形に似通ってきます。また見積もり後にメールで断るはビジネスではよくある事として認識しておきましょう。

見積もりの断り方におけるビジネスマナー

見積もり後の断り方と理由の伝え方|メールの書き方と例文

先に述べた通り、ビジネスでは見積もり後にお断りしないといけないことはよくあることです。ここまでは正しい断り方を中心に話してきました。逆に悪い断り方をしていないかも注意しないといけません。

悪い断り方(態度)

まずは認識として発注する側の方が立場が上であると勘違いしている人がいます。そのような人は見積もりを出してくれる人に対して横柄な態度を取ったり、無理な要求をしたりします。その要求が通らなかったり、感情で断ったりする人すらいます。

重要なことなので何度も書きますが見積もりは無料でも見積もりを出すために相手は仕事をしてくれています。しっかりと感謝の気持ちを伝えましょう。

悪い断り方(伝える方)

見積もりの内容を見て金額や商品、サービス、補償などのいろいろな理由からお断りするという結果に至るわけですが相手にその理由を細かく伝えることは失礼になることがあります。相手もプロとしてお金をもらって仕事をしているのでプライドを持っています。その相手にダメだしするようなことは止めましょう。

断る理由を細かく伝える必要はありませんがある程度の理由は伝えましょう。「相場よりも少し金額が高い。」と伝えなくても良いですが「費用面で見送ることになりました。」くらいは伝えましょう。相手もなぜ断られたのか理由を知ることで今後の参考にもなります。もしかすると値下げ交渉が始まったり、納期が遅いようであれば早めてくれることもあるでしょう。理由を伝えることは相手のためでもあり、自分のためにもなり得ます。

断りの連絡を入れた際に食い下がられることを面倒に思って嘘の理由を伝える人がいますがこれは止めましょう。ビジネスでは今後もお付き合いがあるかもしれないのでこの嘘がバレたときには印象が悪くなってしまいます。

また最もやってはいけない断り方は断りの連絡をしないことです。連絡を怠ることはもはや社会人として失格の範囲です。

金額を理由にした断り方

見積もり後にお断りする理由として一番多いのは金額面だと思います。断り方としてはどんな理由であっても今まで述べた方法と変わりません。「検討した結果、費用の面で折り合いがつかず...」、「予算とお見積もりの金額が合わずに...」と包み隠す必要はないのでそのまま伝えて大丈夫です。

ただ、見積もりを出した後に金額が理由でお断りされることはよくあり、相手側もよくわかっています。ですから、お断りの連絡を入れた際に値下げの交渉が始まることもよくあります。その状況をあらかじめ想定した金額が最初の見積もりの金額ということがあります。

見積もりはまだ作業前の段階なので材料やサービスの見直しなどで金額を下げることもできます。お断りする前に一度、相談してみるのもお互いのためになります。

見積もり後の断り方と理由の伝え方|メールの書き方と例文

日本人の性格

少し話しがズレてしまいますが日本人は頼まれたことをお断りすることが苦手です。見積もりを出してもらって相手からお願いします。と言われてしまうとお断りの連絡をすることにためらってしまいます。こちらが断る側であっても嫌な思いをします。その目の前にあるストレスが嫌で連絡を後回しにしてしまいがちです。

また、お断りすることで印象が悪くなってしまうのではないか?と気にする人もいるようです。たしかに信頼を築くには時間がかかり、信頼を壊すのは一瞬です。しかし、勘違いしてはいけないのは信頼は壊れるときは一瞬ですがしっかりした信頼関係ができていればそうそうに壊れるものではありません。重要なことはお互いが信頼関係が壊れないような仕事をすることです。

しかし、日常生活であれば本人だけが我慢すればすることであってもビジネスとなるとそうはいきません。相手がいてのことですし、自分の会社のことにもなります。お互いのために上手なお断りの仕方を身に付けましょう。

見積もりを出す、断るも仕事である

見積もり後の断り方と理由の伝え方|メールの書き方と例文

ビジネスであったり、日常生活の中でも大きな支払いをするときには誰だって慎重になります。大きな金額を支払ったにも関わらず思ったようにならなかったということになればショックは大きいです。そんな不安を解消するために見積もりは必要になります。

仕事を受ける側も作業に入る前には内容について説明しなければなりません。見積もりを出すことはそのための準備でもあります。また、仕事が発注される可能性があるからこそ見積もりを出すわけです。

特にビジネスでは見積もりを出す、断るということは頻繁に行われます。その見積もりは無料である場合がほとんどです。その見積もりによって仕事がもらえるかどうかはその人の交渉の仕方になります。お断りする側も余計な経費を出すわけにはいきません。つまり、お金のやりとりはありませんがお互い仕事で行っていることなのです。

マナーさえ守ればお断りの連絡自体は何も悪いことではありません。お互い感謝の気持ちを忘れずに今後とも良い関係でいれることを意識しましょう。

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