見積もり後の断り方と理由の伝え方｜メールの書き方と例文
更新日：2024年03月08日
見積もり後のマナー
ビジネスであれば発注の前に一般家庭であればリフォームや修繕といったまとまった工事費用がかかるものなどに対して見積もりをお願いすることがあります。費用がわからないことについては先にかかる費用を把握していないと相手に仕事を頼むことはできません。
しかし、見積もりを出してもらってもその費用が納得できないときもあります。そんなときにはお断りしないといけません。見積もりはたいてい無料ですが相手は見積もりを出すために仕事をしてくれたのでお断りの連絡をすることに気が引けてしまいます。見積もりを出すことは発注の可能性が得られるので見返りとして十分であるという見方をする人もいます。
これらの理由があろうともそもそもお断りする際には最低限のマナーが必要です。相手への気遣いは社会においては常識の範囲ですが今一度、念のために確認しておきましょう。
見積もりを出してもらう
相手に仕事を頼む以上、見積もりをお願いすることは当然のことです。見積もりを出してもらうわないと何も判断材料が無い状態になってしまいます。
見積もりとは
そもそも見積もりとは商品やサービスを受ける際にかかる費用を事前に算出しておくことです。見積もりを出してもらうことは判断材料になります。また事前にお金を準備することができます。
見積もりはあくまでも事前に算出した費用なので、実際にかかる費用と誤差が出ることがあります。工事などではよくあることです。破損した部分を修繕しようと思っても外見だけでは判断できない部分もあります。思っていた以上に損傷がひどかったり、別の部分まで破損していたりすると追加工事が必要になったりします。
その際は業者からは報告があるはずなので再度、話し合いをすれば済むことなのです。しかし、まれに報告なしに追加作業をして見積もりよりもはるかに高額な請求をされる場合もあるようです。
稀なケースですがこのような業者もいて、よく見積もりの金額と実際の費用の差でトラブルになりこともあるため注意しましょう。
相見積もり
どこかに仕事を頼もうとしたときに1社だけの見積もりではその金額が相場なのかどうか判断することは難しいです。また、業者の対応の良さは実際に会って話してみないとわからないこともあります。そんなときにはいくつかの業者に見積もりをお願いすることもあります。これを相見積もりと言います。
仕事を頼む側は多くの情報が得られるので有効な手段です。見積もりを出す側は他社との競争になるので好条件を出す必要があります。
見積もり後の断り方
見積もりを出してもらって納得ができる内容であれば問題はありません。しかし、問題は見積もりの金額が納得できないときです。見積もりを出すには相手に仕事をしてもらわないといけません。いくら見積もりは無料でもお断りの連絡をする際は相手への配慮を忘れないようにしましょう。
電話での断り方
電話で見積もり後の断りを伝える人は多いでしょう。電話だと直接会うためにお互い時間をわざわざ作らなくてよく言葉で伝えることができるので無難な方法です。
丁寧に伝えることはできますが失礼のないように言葉は選ばなければなりません。メールであれば送信する前に確認できますが電話だと直接伝えるので常に配慮が必要になります。
また、お断りの電話したときに相手から断られないように食い下がってこられる場合もあります。相手の方が上手な場合は断り切れない状況になる場合もあります。事前に断る理由や話す内容をしっかり確認してまとめておきましょう。
メールで断る際の書き方・例文
ビジネスでやり取りしている場合は電話でなくメールで断りの連絡を入れることもよくあります。ビジネス上では今後もお付き合いが続く可能性があったり、またすでにお付き合いがある場合は失礼の内容に言葉を選ばなければなりません。
メールの書き方は基本的にビジネスマナーに沿っていれば大丈夫です。まずは挨拶と見積もりを出してもらったことの感謝を伝えることから始めましょう。そして、見積もりを出してもらった結果、なぜ断ることになったのか差し支えがなければ理由を書きましょう。細かい理由までは書く必要はありません。最後は相手には見積もりを出すという仕事をしてもらったので謝罪の気持ちも伝えましょう。
件名はシンプルに「今回のお見積もりの件について」などで大丈夫です。
以上のことに気をつけてメールを書くと
「いつもお世話になっております。
お忙しい中、お見積書をいただきましてありがとうございます。
貴社のご提案を社内で検討しましたところ、誠に恐縮ながら、費用の面で、今回は見送らせて頂くことになりました。誠に申し訳ございませんでした。
また今後もご提案をお願いする際には宜しくお願い申し上げます。取り急ぎメールにご報告申し上げます。失礼いたします。」
のようになります。
メールの場合は伝えるべき内容をシンプルに伝える方が良いので断りの内容の部分以外は誰が書いてもこのような形に似通ってきます。また見積もり後にメールで断るはビジネスではよくある事として認識しておきましょう。
見積もりの断り方におけるビジネスマナー
初回公開日：2017年07月21日
記載されている内容は2017年07月21日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。