面接後の断り方における企業側のポイント・心得｜注意点・例文も紹介
更新日：2023年12月09日
「面接後の断り方ってどうしたらいいの？」
「面接後の断り方で、企業側が気をつけるポイントは？」
このように、企業側の面接後の断り方について疑問や不安がある人もいるのではないでしょうか。
本記事では、面接後の断り方における企業側のポイントや、心得、注意点を紹介しています。また、選考結果を伝えるときに使えるシチュエーションごとの例文も、併せて紹介しています。
この記事を読むことで、企業側が面接後に断るときに気をつけなければいけないポイントを把握できます。ポイントを把握することで、面接を受けてくれた応募者との不要なトラブルを避けられるでしょう。
面接後の断り方で、企業側が気をつけるポイントを知りたい人は、ぜひチェックしてみてください。
面接後の断り方で企業側のイメージダウンにつながる？
面接後の断り方次第では、企業のイメージが下がる可能性が高いです。応募者が悪いイメージを持った場合、SNSや就活サイトで悪い評判を発信してしまうことがあります。その結果、就活生だけでなく世間からのイメージも悪くなってしまうでしょう。
採用活動では、多くの応募者に対応しなければいけません。しかし、どんなに大変でも、応募者全員に丁寧な対応をすることが大切です。
面接後の断り方における企業側のポイント
ここでは、面接後の断り方における企業側のポイントを紹介します。企業側の面接後の断り方は、採用活動の中でも慎重に行わなければならない業務です。
雑な断り方をした場合、応募者からのイメージが悪くなり、企業全体の評判が悪くなる可能性もあります。トラブルを避けるためにも、ポイントを把握しておきましょう。
応募者のメンタルに気遣う
面接後に応募者を断るときは、応募者のメンタルに気遣うようにしましょう。応募者の中には、企業から断られることで、否定されたと感じる人もいます。断り方が雑になってしてしまうと、応募者をさらに傷つけることになりかねません。
面接後に断るときは、選考を受けてくれたことに対して感謝を伝えるようにしてください。また、実力不足で不合格になったのではなく、条件が一致しなかったという言い回しをしましょう。
無機質にならないよう穏便に断る
面接後に断るときは、無機質にならないように穏便に断るようにしてください。応募者にとっては、企業から断られるだけでもメンタルが傷つきます。それに加えて断り方が無機質だと、応募者の怒りが企業に向き、トラブルに発展するリスクが高くなるでしょう。
応募者が感情的にならないように配慮することが大切です。機械的に断るのではなく、応募者に寄り添った穏便な断り方をする必要があるでしょう。
伝えるべき内容は真摯に伝える
面接後に断るときは、伝えるべき内容を真摯に伝えるようにしましょう。企業側は多くの応募者に対応していますが、応募者にとっては大切な選考の一つです。その選考結果が、応募者の人生を左右することもあります。
企業側はその点を理解して、真摯な姿勢を見せることが大切です。応募者に寄り添った断り方をすることで、落とされた応募者とトラブルになるリスクを下げられます。
丁寧な姿勢・言葉遣いを徹底する
面接後に断るときは、丁寧な姿勢と言葉遣いをするように徹底しましょう。不採用の通知を出すときは、簡潔に合否の結果を伝えることが大切です。ただ、要件だけを述べると、応募者から冷たいと思われるでしょう。
丁寧な姿勢と言葉遣いを徹底して対応することで、企業側が応募してくれたことに感謝していることを示せます。応募者により温かみのあるイメージを残すため、手書きのメッセージを添えるのもおすすめです。
礼儀正しく・速やかにが基本
面接後に断るときは、礼儀正しく、速やかに断りましょう。応募者は、選考の結果が出るまでは心が休まりません。待ちに待って無礼な断り方をされたときは、企業側にマイナスなイメージを持ってしまいます。
また、応募者が複数の選考を受けている場合、選考結果の通知が遅いと他の選考に影響が出てしまうこともあるでしょう。そのため断るときは、応募者に配慮した礼儀正しい対応と、速やかに報告することが求められます。
応募者の人柄を評価する
面接後に断るときは、実績や能力だけでなく、人柄も評価したことを伝えましょう。企業側は、応募者に不採用になったことを納得してもらう必要があります。そのために、応募者についてじっくり検討し、その上で不採用になったことを伝えなければいけません。
検討したということを伝えるには、応募者をあらゆる側面から評価したと理解してもらう必要があります。実績や能力、人柄など、総合的に判断して不合格になったのであれば、応募者も納得しやすくなるでしょう。
初回公開日：2022年09月01日
記載されている内容は2022年09月01日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
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